Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng trực tiếp chi tiết nhất

Cách viết chứng từ bán hàng thế nào để hạn chế sai sót là điều mà các kế toán doanh nghiệp quan tâm. Hóa đơn bán hàng cần đảm bảo các thông tin chính xác về thông tin ngày tháng, thông tin người bán hàng, người mua hàng, thuế suất…  Luật LVN Group xin gửi đến quý bạn đọc nội dung trình bày Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng trực tiếp chi tiết nhất.

1. Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng (hay còn gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp) là chứng từ ghi nhận giao dịch bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho tổ chức, doanh nghiệp.

Hóa đơn bán hàng là giấy tờ tài chính mà đơn vị thuế sẽ chấp nhận và quản lý. Do đó, doanh nghiệp cần báo cáo cho đơn vị thuế biết định kỳ theo từng quý.

2. Đối tượng sử dụng chứng từ bán hàng

Căn cứ theo khoản 2, điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định đối tượng lập hóa đơn bán hàng bao gồm:

a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.

3. Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng trực tiếp

Khi viết hóa đơn bán hàng, doanh nghiệp cần lưu ý các thông tin liên quan đến ngày, tháng, năm viết hóa đơn, thông tin người bán hàng, người mua hàng và các thông tin trên bảng kê khai hàng hóa.

3.1. Thông tin ngày, tháng, năm trên hóa đơn bán hàng

Thực hiện ghi ngày tháng năm cùng hoặc sau ngày hợp đồng ký kết, cụ thể:

• Ngày lập hóa đơn với hoạt động bán hàng: là thời gian chuyển giao quyền sở hữu (sử dụng) hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
• Ngày lập hóa đơn với hoạt động cung ứng dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
• Ngày lập hóa đơn với hoạt động xây dựng: Là ngày nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.

3.2. Thông tin người bán hàng

Thông thường thông tin người bán sẽ được in sẵn trên hóa đơn, trường hợp nếu chưa in sẵn thì cần ghi rõ:

• Chỉ tiêu đơn vị bán hàng: Ghi tên công ty bán hàng
• Chỉ tiêu mã số thuế: Ghi mã số thuế đơn vị bán
• Địa chỉ: Ghi địa chỉ bên bán trên đăng ký kinh doanh
• Điện thoại/Fax: Ghi điện thoại, fax của đơn vị bán (nếu có)
• Số tài khoản: Ghi số tài khoản giao dịch được đăng ký theo mẫu 08 đã nộp đơn vị thuế vào mục này

3.3. Thông tin người mua hàng

+ Họ tên người mua hàng: Ghi đầy đủ họ tên người đi mua hàng vào mục này nếu không có thì có thể bỏ trống mục này

+ Tên đơn vị: Ghi thông tin công ty mua hàng cung cấp căn cứ hợp đồng mua hàng để viết vào dòng này. Cần lưu ý không được viết nhầm tên người mua hàng vào mục này.

+ Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty mua hàng theo đúng giấy phép Đăng ký kinh doanh

Trường hợp viết tắt: Khi tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo trọn vẹn số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

+ Mã số thuế: Theo đúng mã số thuế đã được cấp theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt ghi TM, thanh toán bằng chuyển khoản ghi CK. Nếu chưa rõ ghi: TM/CK

Những hóa đơn có tổng trị giá thanh toán từ 20.000.000 vnđ trở lên, bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản thì người mua mới được khấu trừ thuế GTGT, hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

3.4. Cách ghi thông tin hàng hoá dịch vụ trên bảng kê chi tiết hàng hóa

• Số thứ tự: Ghi trình tự 1, 2 ,3…theo trình tự căn cứ hợp đồng
• Tên hàng hoá, dịch vụ: Ghi rõ tên từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp bán ra
• Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính là bộ, chiếc, cái, kg…
• Số lượng, đơn giá: Căn cứ hợp đồng hoặc giá bán để ghi vào
• Thành tiền: Giá trị thành tiền sẽ bằng số lượng * đơn giá
• Dòng thuế suất: ghi 5% hoặc 10% theo từng mặt hàng. Nếu trong một hợp đồng mua bán có các loại mặt hàng 5% và 10% thì kế toán cần tách ra làm 2 hoá đơn.
• Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền. Kế toán doanh nghiệp cộng toàn bộ dòng thành tiền các mặt hàng theo thứ tự ghi giá chưa có thuế GTGT vào dòng này

+ Tiền thuế GTGT: Ghi theo mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đó với các mức 0%, 5%, 10%

+ Tổng cộng tiền thanh toán: Lấy dòng cộng tiền hàng + tiền thuế

+ Số tiền bằng chữ: Ghi chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”. Ký tự đầu tiên cần viết hoa, cuối cùng của dòng bằng chữ dùng phím ./.

Ghi chú: Với hợp đồng có tổng giá trị là giá đã có thuế thì kế toán cần tách hàng hoá riêng, thuế riêng

• Với thuế GTGT 10% = Tổng giá trị hàng hoá đã bao gồm thuế /1.1
• Với thuế GTGT 5% = Tổng giá trị hàng hoá đã  bao gồm thuế /1.05

Trên đây là toàn bộ nội dung Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng trực tiếp chi tiết nhất do Luật LVN Group gửi tới. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.