Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử VNPT viết sai

Trong những trường hợp khác nhau sẽ có cách thức điều chỉnh hóa đơn điện tử khác nhau. Do đó, người sử dụng chứng từ điện tử cần nắm kỹ các thông tin có liên quan để có thể thực hiện điều chỉnh theo đúng quy định. Do đó, để có thêm thông tin chi tiết và cụ thể, Quý bạn đọc có thể cân nhắc nội dung trình bày Hướng dẫn cách xử lý chứng từ điện tử VNPT viết sai dưới đây của LVN Group. LVN Group hi vọng Quý bạn đọc sẽ có nhiều thông tin bổ ích.

 Hướng dẫn cách xử lý chứng từ điện tử VNPT viết sai

1. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử VNPT viết sai

Tìm kiếm hóa đơn cần thay thế

• Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống chọn menu [Xử lý hóa đơn]–>[Lập hóa đơn thay thế].

Màn hình tìm kiếm hóa đơn cần thay thế sẽ được hiển thị.

• Bước 2: Nhập và chọn các thông tin. Bắt buộc phải chọn Ký hiệu mẫu hóa đơn, Ký hiệu loại hóa đơn và nhập Số hóa đơn.
• Bước 3: Kích chọn Thay thế hóa đơn để chuyển sang màn hình Tạo hóa đơn thay thế

• Nếu tồn tại hóa đơn có ký hiệu, ký hiệu loại và số hóa đơn như đã nhập thì hệ thống sẽ chuyển sang màn hình Tạo hóa đơn thay thế.
• Nếu không tồn tại hóa đơn như thế hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Nhập đúng số hóa đơn cần thay thế”.

Tạo hóa đơn thay thế

• Bước 1: Nhập dữ liệu

• Khi màn hình Tạo hóa đơn thay thế hiển thị hệ thống sẽ tự động lấy các thông tin Tên hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Tên đơn vị, Mã số thuế của đơn vị, Tên khách hàng, Mã số thuế khách hàng, Địa chỉ khách hàng, Điện thoại khách hàng, Mã số khách hàng, Hình thức thanh toán từ hóa đơn cũ. Trong đó Ký hiệu, Mẫu số khách hàng không được phép sửa. Các thông tin khác nhập như ở phần Thêm mới hóa đơn.

• Bước 2: Kích chọn Chỉnh sửa để thực hiện phát hành (gán số, ký số) hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã chọn với các thông tin như đã nhập. Kích chọn Quay lại để thoát khỏi màn hình Tạo lập hóa đơn thay thế và trở về trang Danh mục thay thế, sửa hóa đơn.

Lập hóa đơn điều chỉnh (tạo hóa đơn mới)

ập hóa đơn điều chỉnh khi phát hiện sai sót đối với hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.

Các nút chức năng chính

Tìm kiếm hóa đơn cần điều chỉnh

• Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Xử lý hóa đơn 🡪 Lập hóa đơn sửa đổi. Màn hình tìm kiếm hóa đơn cần điều chỉnh sẽ được hiển thị.

• Bước 2: Nhập và chọn các thông tin. Bắt buộc phải chọn: Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn  và Kiểu điều chỉnh (Điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm, điều chỉnh thông tin).

• Bước 3: Kích chọn Điều chỉnh hóa đơn để chuyển sang màn hình Tạo hóa đơn điều chỉnh

• Nếu tồn tại hóa đơn có ký hiệu mẫu, ký hiệu loại và số hóa đơn như đã nhập thì hệ thống sẽ chuyển sang màn hình Tạo hóa đơn điều chỉnh.
• Nếu không tồn tại hóa đơn như thế hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Nhập đúng số hóa đơn cần điều chỉnh”.

Tạo hóa đơn điều chỉnh

• Bước 1: Nhập dữ liệu

• Khi màn hình Tạo hóa đơn điều chỉnh hiển thị hệ thống sẽ tự động lấy các thông tin Tên hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Tên đơn vị, Mã số thuế của đơn vị, Tên khách hàng, Mã số thuế khách hàng, Địa chỉ khách hàng, Điện thoại khách hàng, Mã số khách hàng, Hình thức thanh toán từ hóa đơn cũ. Trong đó Ký hiệu, Mẫu số khách hàng không được phép sửa. Các thông tin khác nhập như ở phần Thêm mới hóa đơn.

• Bước 2: Kích chọn Tạo mới đểthực hiện phát hành (gán số, ký số) hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã chọn với các thông tin như đã nhập. Kích chọn Quay lại để thoát khỏi màn hình Tạo lập hóa đơn điều chỉnh và trở về trang Danh mục thay thể sửa hóa đơn.

• Lập hóa đơn điều chỉnh (không tạo hóa đơn mới)

Tìm kiếm hóa đơn cần điều chỉnh

• Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Xử lý hóa đơn 🡪 Lập hóa đơn sửa đổi. Màn hình tìm kiếm hóa đơn cần điều chỉnh sẽ được hiển thị.

• Bước 2: NSD chọn kiểu điều chỉnh “Điều chỉnh thông tin không tạo hóa đơn mới”

• Bước 3: Nhập và chọn các thông tin.
• Bắt buộc phải chọn: Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn; 

• Tích chọn ký mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót 04/SS-HĐ ĐT

• Nhập nội dung xử lý

2. Lập biên bản điều chỉnh chứng từ điện tử

Trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh chứng từ điện tử căn cứ theo Khoản 3 điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cần lập biên bản điều chỉnh chứng từ khi phát hiện sai sót về nội dung hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

Phát hiện sai sót trong chứng từ điện tử nhưng chưa gửi cho người mua

Đối với trường hợp này, bên bán cần thực hiện huỷ chứng từ sai và lập lại chứng từ mới để gửi cho bên mua. Khi thực hiện điều chỉnh thông tin sai trên hóa đơn điện tử cần lưu ý:

– Lưu trữ chứng từ sai đã huỷ để phục vụ công tác tra cứu của đơn vị chức năng.

– Kế toán không phải lập biên bản huỷ chứng từ.

– Với bất kỳ lỗi sai nào trên chứng từ cũng có thể áp dụng cách xử lý này nếu chưa gửi chứng từ đến người mua.

Hoá đơn điện tử đã gửi cho bên mua mà phát hiện sai sót
Nếu chứng từ bị sai sót đã gửi đến người mua thì kế toán cần căn cứ vào những tiêu chí nhất định để xử lý chứng từ. Căn cứ:

– Xác định rõ hàng hoá, dịch vụ đã bàn giao cho bên mua chưa.

– Bên bán và bên mua đã thực hiện kê khai chứng từ sai chưa.

– Thông tin sai sót trên chứng từ có ảnh hưởng đến số tiền thanh toán không.

– Hoá đơn sai cần điều chỉnh lại nội dung hay điều chỉnh tăng, giảm.

3. Hướng dẫn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Mỗi lỗi sai sót trong mỗi trường hợp nêu trên có cách xử lý, lập biên bản điều chỉnh khác nhau. Kế toán cần căn cứ vào từng lỗi để lập biên bản cho phù hợp.

Trường hợp 1: Hoá đơn điện tử có lỗi sai đã gửi cho người mua, chưa giao hàng, hai bên đều chưa kê khai thuế

Trường hợp này, bên mua và bên bán xác nhận sai sót, thực hiện huỷ chứng từ bị sai. Bên bán lập chứng từ mới gửi bên mua. Trên chứng từ điện tử mới cần có nội dung “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số xxx, ký hiệu xxx, gửi ngày xx tháng xx năm xxxx”.

Trường hợp 2: Đã gửi chứng từ điện tử sai sót đến người mua, đã giao hàng hoá và hai bên đã kê khai thuế

Trường hợp này, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận, ký điện tử xác nhận lỗi sai sót. Bên bán lập hóa đơn điện tử mới điều chỉnh, ghi rõ nội dung đã điều chỉnh như điều chỉnh tăng/ giảm, điều chỉnh thuế suất, điều chỉnh số lượng hàng hoá,…

Trường hợp 3: Phát hiện lỗi sai mã số thuế, tên hàng hoá, ngày tháng năm, đơn vị tính trên chứng từ điện tử đã kê khai thuế

Trường hợp này cần điều chỉnh nội dung hóa đơn, không điều chỉnh tăng/ giảm vì không liên quan đến số tiền. Hai bên cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và ký điện tử để xác nhận sai sót. Bên bán lập chứng từ điều chỉnh thành nội dung đúng.

Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh chứng từ điện tử

Khi lập biên bản điều chỉnh chứng từ, người lập cần lưu ý những chi tiết cần thiết như:

– Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải cùng với ngày trên hóa đơn mới điều chỉnh.

– Trên biên bản điều chỉnh chứng từ phải thể hiện rõ nội dung “Điều chỉnh hóa đơn số xxx, ngày tháng lập, ký hiệu xxx, xuất hóa đơn điều chỉnh số xxx, ngày tháng lập,  ký hiệu xxx. Nội dung điều chỉnh… “

– Phải lập chứng từ điều chỉnh đi kèm biên bản điều chỉnh chứng từ khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế.

– Bên bán không cần lập chứng từ điều chỉnh nếu ghi đúng mã số thuế, sai tên, địa chỉ người mua.

Trên đây là nội dung trình bày mà chúng tôi gửi tới đến Quý bạn đọc về Hướng dẫn cách xử lý chứng từ điện tử VNPT viết sai dựa trên các quy định hiện hành và quy định, chính sách của VNPT. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi hay quan tâm đến Hướng dẫn cách xử lý chứng từ điện tử VNPT viết sai, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi theo các thông tin bên dưới:

• • Hotline: 1900.0191
  • Gmail: info@lvngroup.vn

  • Website: lvngroup.vn