Hướng dẫn cách xử lý sai tên hàng hoá trên hóa đơn điện tử

Hãy cùng Luật LVN Group nghiên cứu chi tiết cách xử lý sai tên hàng hoá trên hóa đơn điện tử sao cho đúng Pháp luật !!

1. Hoá đơn điện tử là gì?

2. Hướng dẫn cách xử lý sai tên hàng hoá trên hóa đơn điện tử

2.1. Xử lý hóa đơn sai sót khi chưa gửi khách hàng

Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã cấp mã của đơn vị thuế (CQT) chưa gửi cho người mua hàng nếu phát hiện sai sót thì:

+ Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123 về việc hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót

+ Lập hóa đơn mới, ký số gửi đơn vị thuế để cấp mã. Sau đó gửi người mua.

+ Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của đơn vị thuế.

Ví dụ: Công ty Cổ phần Hồng Anh đang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78. Ngày 02/04/2023, Công ty bán 2 máy chụp ảnh canon cho Công ty TNHH SA và đã xuất hóa đơn được đơn vị thuế cấp mã. Đồng thời, sau khi xuất xong Công ty Cổ phần Hồng Anh phát hiện đã xuất sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử.

Vậy trường hợp trên, Công ty Cổ phần Hồng Anh cần thực hiện gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đồng thời hủy hóa đơn sai sót đã xuất và lập lại hóa đơn với nội dung đúng

2.2. Xử lý hóa đơn sai sót khi đã gửi khách hàng

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối với hóa đơn điện tử đã xuất, đã gửi Cơ quan Thuế và người mua, không căn cứ vào việc đã kê khai thuế hay chưa, khi phát hiện sai sót, người bán có thể điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế

Đồng thời, theo Điểm b, Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử thì xử lý như sau:

+ Người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

+ Biên bản giữa bên mua và bên bán: trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

Sau đó, trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn có mã của CQT thì người bán cần gửi thông báo và hóa đơn mới cho CQT để CQT cấp mã mới cho hóa đơn điện tử. Khi CQT cấp mã xong, người bán gửi hóa đơn cho người mua. Còn trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của CQT thì gửi thẳng cho người mua.

3. Hướng dẫn cách xử lý sai tên hàng hoá trên hóa đơn điện tử trên phần mềm EFY-iHOADON

Căn cứ phần 1 của nội dung trình bày này, hóa đơn điện tử có mã/ không mã sau khi ký số phát hiện sai sót thì hủy trong trường hợp chưa gửi người mua và có thể lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh và sau đó thông báo với CQT. Sau đây, EFY sẽ hướng dẫn bạn các thao tác lập hóa đơn thay thế trường hợp sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON

Xử lý trường hợp sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, đơn vị vào mục “Xử lý hóa đơn” trên iHOADON

Bước 2: Chọn hóa đơn cần thay thế sau đó chọn mục Thay thế

Bước 3: Lập biên bản và hóa đơn thay thế hóa đơn sai sót

Biên bản giữa bên bán và bên mua là sự thỏa thuận giữa hai bên. Để lập biên bản đơn vị chọn mục lập biên bản

Sau đó điền các thông tin sao đỏ và kiểm tra lại các thông tin bên mua, bên bán trong biên bản. Đặc biệt, người lập cần ghi rõ lý do hủy bỏ hóa đơn cũ. Sau đó nhấn Ghi tạm nếu chưa gửi biên bản hoặc ấn Ký và gửi để gửi biên bản cho khách hàng. Biên bản sẽ được gửi đến mail của bên mua

Bước 4: Lập hóa đơn thay thế

Sau khi lập biên bản, đơn vị chọn đóng và chọn mục lập hóa đơn thay thế. Điền các thông tin cho hóa đơn thay thế. Lưu ý không được để trống mục Lý do thay thế. Sau đó kiểm tra các thông tin và ấn xuất hóa đơn. Hóa đơn thay thế sẽ có nội dung: Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, mẫu số…, ký hiệu…ngày…

Bước 5: Gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót trên iHOADON

Đơn vị quay lại trang chủ vào mục xử lý hóa đơn, chọn hóa đơn gốc (hóa đơn sai sót ban đầu) và chọn mục báo CQT hóa đơn sai

Các thông tin liên quan tới hóa đơn đơn gốc sẽ được tự động cập nhật, đơn vị chỉ cần điền tính chất thông báo và lý do:

– Tính chất thông báo: Chọn mũi tên, chọn mục Thay thế

– Lý do: Điền lý do Thay thế.Vì báo cáo lên CQT nên đơn vị nên ghi lý do chi tiết

Chọn Gửi thông báo cho CQT để hoàn tất.