Hướng dẫn cách xuất hóa đơn ra file pdf đơn giản nhất

 Hiện nay, không ít người dùng câu hỏi cách chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF thế nào đơn giản, nhanh chóng? Do đó, nội dung trình bày dưới đây Hướng dẫn cách xuất hóa đơn ra file pdf đơn giản nhất sẽ giúp bạn và doanh nghiệp trả lời chi tiết vấn đề này.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của Luật kế toán.

Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.

2. Cách xuất hóa đơn điện tử định dạng PDF

Thực tế, không cần phải tiến hành chuyển đổi, người dùng vẫn hoàn toàn có thể lấy được hóa đơn định dạng PDF ngay sau khi xuất hóa đơn điện tử. Việc này được thực hiện rất đơn giản và nhanh chóng.

Căn cứ cách xuất hóa đơn điện tử định dạng PDF được tiến hành như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng

Để có thể xuất hóa đơn điện tử định dạng PDF, bước đầu tiên bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.

Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều yêu cầu người dùng nhập 3 thông tin cơ bản: Mã số thuế doanh nghiệp, tên đăng nhập và mật khẩu. Trong đó, tên đăng nhập và mật khẩu sẽ do nhà gửi tới phần mềm gửi tới.

Bước 2: Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử (nếu cần)

Bước này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp lần đầu tiên phát hành hóa đơn điện tử.

Trường hợp doanh nghiệp bạn đã thực hiện phù hợp với doanh nghiệp lần đầu tiên phát hành hóa đơn điện tử, đối với các doanh nghiệp đã phát hành có thể bỏ qua, thực hiện luôn bước 3. 

Bước 3: Xuất hóa đơn

Sau khi đã đăng nhập thành công vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng, bạn chọn chức năng lập hóa đơn mà mình muốn.

Chẳng hạn như với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, tại giao diện trang chủ, bạn chọn chức năng “Hóa đơn”, chọn tiếp loại hóa đơn mà mình cần lập: Lập hóa đơn giá trị gia tăng, lập hóa đơn bán hàng,…

Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện thông tin trên hóa đơn. Tại đây, bạn cần điền trọn vẹn các thông tin cần thiết để tạo lập hóa đơn như: Mã hàng, tên hàng hóa & dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, %VAT, Thuế VAT,…

Sau khi hoàn tất các thông tin hóa đơn, bạn nhấn chọn ô “Ghi”.

Tiếp đó người dùng nhấn “Xuất hóa đơn”, tiến hành triển khai ký số để hoàn tất các bước xuất hóa đơn.

Tại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, người dùng có thể dễ dàng tải hóa đơn điện tử đã xuất ở định dạng PDF hoặc XML về máy tính, bằng cách:

+ Chọn chức năng “Quản lý” trên giao diện chính

+ Chọn “Danh sách hóa đơn xem nhanh”

+ Chọn hóa đơn cần lấy file PDF

+ Nhấn ô “Tải hóa đơn” rồi chọn tải ở định dạng PDF

Bên cạnh đó, người dùng còn có thể nhấn “In chuyển đổi”, kết nối với máy in để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nếu cần.

3. Cách không cần chuyển đổi vẫn có thể lấy hóa đơn điện tử file PDF

Nhiều người dùng câu hỏi về cách chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF thế nào đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, đây là một sự nhầm lẫn không hề nhỏ, gây ra khó khăn cho người dùng khi sử dụng hóa đơn điện tử. Bởi, hoàn toàn không cần tiến hành chuyển đổi, người dùng vẫn có thể dễ dàng lấy được hóa đơn đơn điện tử định dạng PDF ngay trên hệ thống phần mềm HĐĐT mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.

Chẳng hạn như nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn có thể lấy hóa đơn điện tử định dạng PDF theo hướng dẫn cực đơn giản dưới đây:

– Bước 1: Truy cập website einvoice.vn

Đầu tiên, để có thể tải được hóa đơn điện tử định dạng PDF, người dùng cần truy cập vào website của E-invoice.

Tại giao diện trang chủ, bạn nhấn chọn chức năng “TRA CỨU” để có thể tìm đúng hóa đơn mình muốn.

– Bước 2: Điền thông tin tra cứu

Tại giao diện “Nhập thông tin tra cứu”, bạn cần điền trọn vẹn các thông tin được yêu cầu để hệ thống tìm kiếm và trả lại kết quả là hóa đơn bạn mong muốn. 

Căn cứ, bạn cần nhập các thông tin gồm:

+ Mã nhận hóa đơn: Được gửi tới từ trước bởi hệ thống phần mềm, ngay khi hóa đơn được xuất thành công

+ Mã kiểm tra rồi

+ Nhấn ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN”

Chỉ cần dữ liệu nhập vào là đúng thì ngay lập tức hệ thống sẽ hiển thị kết quả là hóa đơn bạn đang tìm kiếm.

– Bước 3: Tải hóa đơn định dạng PDF

Tại kết quả là hóa đơn được hệ thống trả về, ở phần “Tải hóa đơn”, bạn nhấn chuột vào ô “Dạng PDF” để có thể hoàn thành tải hóa đơn điện tử file PDF về thiết bị mà mình đang sử dụng.

Vì vậy, hoàn toàn không cần tiến hành chuyển đổi thì người dùng vẫn có thể dễ dàng lấy được hóa đơn điện tử file PDF trên các hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng. 

Bởi hầu hết các hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice đều được thiết kế tạo ra hóa đơn ở định dạng XML và PDF ngay sau khi nhấn xuất. Điều này góp phần tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dùng khi sử dụng hóa đơn điện tử. Không những thế, hệ thống phần mềm HĐĐT còn hỗ trợ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy dễ dàng và hợp pháp.