Hướng dẫn cách xuất lùi ngày hóa đơn điện tử Cyberbill

Thời gian trước, doanh nghiệp có thể dễ dàng xuất chứng từ điện tử lùi ngày. Hiện nay, hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không? Quy định mới không cho phép các doanh nghiệp có thể xuất chứng từ điện tử lùi ngày. Căn cứ quy định mới thế nào? Hãy cùng theo dõi nội dung trình bày Hướng dẫn cách xuất lùi ngày hóa đơn điện tử Cyberbill dưới đây để nghiên cứu về các giải pháp. 

1. Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

Theo quy định của pháp luật hiện nay, việc xuất chứng từ lùi ngày được cho là hành vi không hợp pháp. 

Quy định cũ có thể kể tới như Nghị định 51/2010/NĐ-CP hay Thông tư 32/2011/TT-BTC không yêu cầu rõ ràng về vấn đề xuất chứng từ lùi ngày. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp vẫn có thể xuất chứng từ điện tử lùi ngày. 

Tuy nhiên, hiện nay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 787/2021/TT-BTC đã quy định chi tiết về việc chuyển đổi, xuất chứng từ. Theo đó, doanh nghiệp không được phép xuất chứng từ lùi ngày. 

Căn cứ vào Thông tư 787/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể hiểu rõ quy định xuất lùi ngày với hai cách thức hóa đơn như sau:

*Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị Thuế:

Sau khi nhập dữ liệu, xuất chứng từ, doanh nghiệp thực hiện ký số và gửi trực tiếp hoặc gửi thông qua tổ chức gửi tới dịch vụ chứng từ điện tử lên đơn vị Thuế. Cơ quan Thuế sẽ thực hiện cấp mã sau đó sẽ gửi hóa đơn cho bên mua. 

Quy định này yêu cầu doanh nghiệp phải lập tức gửi chứng từ cho đơn vị Thuế để được đảm bảo tính pháp lý ngay tại thời gian xuất chứng từ.

*Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị Thuế:

Trường hợp này có 2 phương thức để doanh nghiệp có thể chuyển đổi chứng từ cho đơn vị Thuế: 

• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử với Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời hạn nộp cùng với thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT (phát sinh theo tháng hoặc theo quý), áp dụng với một số doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đặc thù như gửi tới dịch vụ bưu chính viễn thông, bảo hiểm, … và bán các loại hành hoá đặc biệt như nước, điện,..
• Phương thức chuyển trọn vẹn nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ (Trừ các hàng hoá và gửi tới dịch vụ nêu trên). 

Sau khi chứng từ được lập trọn vẹn theo hướng dẫn của luật pháp, người bán gửi đồng thời chứng từ cho cả người mua và đơn vị Thuế. Thời gian là phải trong cùng ngày gửi cho bên mua. 

Do đó, theo hướng dẫn được đề cập tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xuất hóa đơn lùi ngày sẽ khó khăn vì thời gian chuyển dữ liệu tới đơn vị thuế được quy định cùng thời gian gửi bên mua và đơn vị thuế hoặc cùng ngày lập hóa đơn.

2. Quy định về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử mới nhất 2023

Để hiểu kỹ hơn, bạn cần phải hiểu rõ các quy định về ngày ký và ngày lập chứng từ điện tử để có thể chuyển chứng từ kịp thời và có giá trị pháp lý. 

2.1. Quy định về thời gian lập hóa đơn điện tử

Theo điều 9 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời gian lập chứng từ tuỳ thuộc vào hàng hoá, mục đích khác nhau.

• Đối với hàng hóa: Thời điểm lập chứng từ là thời gian chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thanh toán. 
• Đối với dịch vụ: Thời điểm lập chứng từ cho gửi tới dịch vụ là thời gian hoàn thành việc gửi tới dịch vụ (không phân biệt việc thanh toán hay chưa).
• Đối với một số ngành đặc thù: thời gian lập hóa đơn là thời gian hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng phải trước ngày 7 của tháng sau tháng phát sinh việc gửi tới dịch vụ hoặc trong vòng 7 ngày kể từ ngày kết thúc gửi tới dịch vụ.

2.2. Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử

Tại khoản 9 điều 10 tại Nghị định 123 có ghi rõ:

“Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời gian người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời gian ký số trên hóa đơn khác thời gian lập hóa đơn thì thời gian khai thuế là thời gian lập hóa đơn.”

Theo quy định này thì việc ngày ký và ngày lập chứng từ khác nhau là hoàn toàn hợp lệ. 

2.3. Ngày chuyển dữ liệu lên đơn vị thuế

Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật có quy định về thời gian chuyển dữ liệu lên đơn vị thuế như sau:

• Doanh nghiệp có mã của đơn vị thuế: ngày chuyển dữ liệu lên đơn vị thuế chính là ngày mà doanh nghiệp mà doanh nghiệp gửi cho bên mua sau khi lập chứng từ trọn vẹn. 
• Doanh nghiệp không có mã của đơn vị thuế: Sau khi doanh nghiệp lập chứng từ, xuất chứng từ thì ngay lập tức doanh nghiệp phải gửi lên đơn vị thuế để xác nhận và cấp mã. Sau đó, đơn vị thuế sẽ gửi cho bên mua. Vì vậy, doanh nghiệp phải gửi hóa đơn lên đơn vị thuế chậm nhất là trong cùng ngày xuất chứng từ để chứng từ có tính pháp lý. 

3. Xử phạt hóa đơn xuất lùi ngày là bao nhiêu?

Theo Điểm a Khoản 3 Điều 11 của Thông tư 10/2014/TT-BTC ban hành ngày 17/01/2014.

Việc lập hóa đơn không đúng thời gian mà không làm ảnh hưởng tới việc thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp này, doanh nghiệp sẽ chỉ bị phạt  cảnh cáo.

Việc lập hóa đơn điện tử trước thời hạn hoặc xuất hóa đơn lùi ngày được xếp vào trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ. Với trường hợp này, doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt từ 4 – 8 triệu.

Điều 3 của Thông tư 10/2014/TT-BTC còn quy định về các mức phạt khác:

• Từ 200.000 đồng tới 1.000.000 đồng đối với hành vi không lập trọn vẹn nội dung theo hướng dẫn. 
• Từ 2 – 4 triệu đồng với hành vi không hủy hoặc hủy không đúng quy định các hóa đơn không có giá trị pháp lý. 
• Từ 4 – 8 triệu đồng cho các trường hợp lập hóa đơn sai ngày, xuất hóa đơn lùi ngày và thời gian lập hóa đơn khác với thời gian gửi lên đơn vị Thuế.
• Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng với hành vi làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập, chưa đến thời gian lưu trữ nhưng khách hàng chưa nhận được.
• Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng đối với những hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. 

4. Mẹo xuất hóa đơn điện tử lùi ngày hợp phá

Đứng trên phương diện của doanh nghiệp, người nộp thuế thì việc xuất hóa đơn lùi ngày là không hẳn là cố tình vi phạm quy định, mà có thể do những nguyên nhân chủ quan và khách quan không tránh khỏi trong quá trình xuất hóa đơn:

– Số lượng hóa đơn nhiều, xuất liên tục trong ngày kể cả nửa đêm, ngoài giờ nên có thể phát sinh hóa đơn xuất không đúng ngày, bị chuyển sang ngày hôm sau.

– Kế toán, người phụ trách xuất hóa đơn bị ốm đau, sự cố bất khả kháng không thực hiện xuất hóa đơn được.

– Chữ ký số thực hiện ký hóa đơn bị mất, hỏng, lỗi phải mất thời gian làm thủ tục cấp lại.

Vậy làm thế nào để xuất hóa đơn điện tử lùi ngày hợp pháp? Một vài mẹo được cho là sẽ có kết quả bao gồm: 

• Điều chỉnh cài đặt ngày/giờ trên máy tính: Bạn kích chuột phải vào phần thời gian hiện dưới góc phải của máy tính. Khi lựa chọn điều chỉnh ngày/giờ, bảng cài đặt sẽ hiện ra để bạn điều chỉnh thời gian theo ý muốn.  
• Điều chỉnh cài đặt ngày/giờ trên phần mềm xuất hóa đơn: Chọn hóa đơn muốn điều chỉnh, chọn chức năng, chọn mục điều chỉnh khác. Một trang điều chỉnh sẽ hiện ra và bạn sẽ điều chỉnh ngày/ giờ theo ý muốn và lưu lại. 

Những mẹo này chỉ có thể thay đổi được thời gian trên bản PDF của hóa đơn. Thời gian lập và ký hóa đơn vẫn ghi rõ trên bản gốc khi gửi lên đơn vị thuế.