Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử. Hiện nay, Viettel đang gửi tới phần mềm chứng từ điện tử nhằm giúp các doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và đơn giản việc xuất chứng từ cho khách hàng. Vậy làm thế nào để cài đặt phần mềm này, LVN Group xin gửi đến Quý bạn đọc Hướng dẫn cài đặt phần mềm chứng từ điện tử Viettel, Quý bạn đọc có thể cân nhắc nội dung trình bày dưới đây của LVN Group để có thêm thông tin chi tiết và cụ thể.
Hướng dẫn cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử viettel
1. Tính năng của phần mềm của hệ thống hóa đơn điện tử Viettel:
- Khởi tạo thông tin doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử.
- Hướng Dẫn Chức Năng Quản Lý Khách Hàng.
- Hướng Dẫn Chức Năng Quản Lý Hàng Hóa.
- Hóa đơn điện tử VIETTEL – Quản lý dải hóa đơn.
2. Hướng dẫn cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử Viettel
Bước 1:
- AM thực hiện đấu nối tài khoản Hóa đơn điện tử lên hệ thống.
- Ngay sau khi thỏa thuận hợp đồng hóa đơn điện tử thành công, đơn vị kinh doanh Hóa đơn điện tử Viettel sẽ thực hiện đấu nối hóa đơn điện tử trên hệ thống cho doanh nghiệp.
- User vào hệ thống: Sử dụng mã số thuế của doanh nghiệp.
- Mật khẩu vào hệ thống: Được gửi vào địa chỉ email đăng ký đấu nối hóa đơn điện tử
Bước 2:
- Doanh nghiệp thực hiện thay đổi mật khẩu sau khi nhận được tài khoản tại địa chỉ email.
Lưu ý:Để đảm bảo tính bảo mật và độ mạnh cho mật khẩu, doanh nghiệp nên đặt mật khẩu bao gồm:
-
Sử dụng tối thiểu 8 ký tự, và tối đa 15 ký tự.
- Bao gồm số, chữ thường, chữ in hoa và ký tự đặc biệt.
- Duy nhất, không dùng chung cho các tài khoản khác.
- Không được mang ý nghĩa đi kèm (số điện thoại, ngày sinh, tên địa danh…).
- Không sử dụng tên riêng.
- Không sử dụng các con số nổi tiếng, vd: 113, 115, 12345678…
-
Không sử dụng các thông tin trong mật khẩu cho câu hỏi bí mật (câu hỏi bí mật là phương pháp giúp người dùng đặt lại mật khẩu khi quên).
Bước 3:
- Doanh nghiệp kiểm tra thông tin doanh nghiệp sau đấu nối đã đúng thông tin trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp chưa và thực hiện cập nhật thông tin nếu chưa đúng.
Bước 4:
- Doanh nghiệp kiểm tra tình trạng sử dụng hóa đơn có đúng thông tin gói hóa đơn đăng ký trên hệ thống không
Bước 5:
- Doanh nghiệp thực hiện cập nhật chứng thư số.
- Chứng thư số là bắt buộc trong các giao dịch điện tử. Thông tin chứng thư số được sử dụng trong quyết định sử dụng hóa đơn điện tử gửi cho đơn vị thuế.
Vào giao diện https://sinvoice.viettel.vn/tai-ve
Thực hiện tải Tool ký số bằng usb – token
Làm theo hướng dẫn file doc về cấu hình firefox của USB token (file đính kèm: TL_SETUP_FIREFOX_CAP_CTS.doc)
Export file cer từ tool usb token Viettel:
- Bật Tool ký số USB – Token (e-Invoice-Tool-jar-with-dependencies.jar)
- Đăng nhập vào hệ thống
Chọn công ty, nhấn chuột phải tạo chứng thư số (hệ thống hỗ trợ người dùng export file cer)
Bước 6:
- Doanh nghiệp thực hiện cấu hình email của doanh nghiệp lên hệ thống.
- Email này được sử dụng để gửi thông báo hóa đơn cho khách hàng cũng như nhận phản hồi của khách hàng về hóa đơn.
Bước 7:
- Doanh nghiệp thực hiện khai báo tên hóa đơn.
- Một doanh nghiệp có thể có nhiều tên hóa đơn thuộc các loại hóa đơn khác nhau.
- Tên hóa đơn giúp cho doanh nghiệp nhận biết và quản lý mẫu hóa đơn của mình một cách dễ dàng.
- Mỗi tên hóa đơn chỉ ứng với một mẫu hóa đơn. Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng nhiều mẫu hóa đơn thì phải tạo thêm nhiều các tên hóa đơn khác.
Bước 8:
- Doanh nghiệp thực hiện khai báo ký hiệu hóa đơn
Bước 9:
- Doanh nghiệp thực hiện chọn mẫu hóa đơn
- Cho phép doanh nghiệp chọn mẫu để sử dụng trong tập mẫu có sẵn trên hệ thống.
Gửi phê duyệt thông báo phát hành
Sau khi đã được Cục thuế phê duyệt, doanh nghiệp thực hiện tiếp bước gửi thông báo phát hành đến Admin Viettel để được phê duyệt
Chú ý: Tại bước này, doanh nghiệp cần gửi kèm bằng chứng đã được Cục thuế phê duyệt để làm căn cứ phê duyệt
Bằng chứng có thể là thông báo phát hành có dấu của thuế:
Hoặc màn hình cho phép phát hành trên trang của Thuế (http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html ) như giao diện:
Sau khi thực hiện xong các thao tác trên, doanh nghiệp của bạn đã có mẫu hóa đơn điện tử được cài đặt về hệ thống.
3. Quy trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Viettel
Theo quy định của pháp luật hiện hành, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế. Khi bắt đầu sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện theo quy trình sau:
3.1 Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
- Các doanh nghiệp, tổ chức trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử cần ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
– Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Văn bản này doanh nghiệp gửi qua cổng thông tin của Cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (Theo Mẫu số 01 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử).
3.2 Phát hành hóa đơn điện tử
- Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, DN khởi tạo hóa đơn điện tử phải Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
3.3 Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu
- Các DN cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu.
- Và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến đơn vị thuế theo đường điện tử.
Trên đây là nội dung trình bày mà chúng tôi gửi tới đến Quý bạn đọc về Hướng dẫn cài đặt phần mềm chứng từ điện tử Viettel dựa trên các quy định hiện hành và quy định, chính sách của Viettel. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi hay quan tâm đến cài đặt phần mềm chứng từ điện tử Viettel, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi theo các thông tin bên dưới:
-
-
Hotline: 1900.0191
- Gmail: info@lvngroup.vn
- Website: lvngroup.vn
-