Hướng dẫn chi tiết quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá

Hiện nay, cùng với sự phát triển kinh tế, các hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển mạnh và đóng vai trò cần thiết trong quá trình phát triển kinh tế của một quốc gia. Ngành xuất nhập khẩu đã và đang thu hút nhiều nhân lực và vật lực, dành được nhiều sự quan tâm của người dân. Do đó, nhu cầu nghiên cứu về các công ty xuất nhập khẩu hiện nay cũng tăng cao, trong đó có vấn đề về vốn điều lệ của công ty xuất nhập khẩu. Vậy quy trình xuất nhập khẩu của công ty là thế nào? Mời quý bạn đọc cùng cân nhắc nội dung trình bày dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này !!

Hướng dẫn chi tiết quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá

1. Khái quát về hoạt động xuất nhập khẩu

Xuất nhập khẩu là cụm từ gọi chung của hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu. Theo đó, tại Điều 28 Luật Thương mại 2005 có quy định, Xuất nhập khẩu là hoạt động mua bán hàng hoá của Thương nhân Việt Nam với thương nhân nước ngoài theo các hợp đồng mua bán hàng hoá, bao gồm cả hoạt động tạm nhập tái xuất và tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu hàng hoá.

Có thể hiểu đơn giản, xuất nhập khẩu là hoạt động kinh doanh giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ với nhau. Quốc gia này sẽ mua các mặt hàng, dịch vụ mà đất nước mình không sản xuất được từ các quốc gia khác bằng tiền tệ. Hoạt động một quốc gia mua hàng hoá của một quốc gia khác vào lãnh thổ của họ gọi là nhập khẩu, hoạt động một quốc gia bán ra các sản phẩm cho quốc gia khác gọi là xuất khẩu.

Xuất nhập khẩu à một lĩnh vực cực kỳ rộng lớn, các bên tham gia xuất nhập khẩu phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc quốc tế trong mua bán hàng hoá. Chính vì thế, xuất nhập khẩu là ngành nghề có tính đặc thù cao và rất nhiều khái niệm chuyên ngành.

Ngoài khái niệm xuất khẩu và nhập khẩu, còn có một số các thuật ngữ chuyên ngành có liên quan như sau:

• Incoterms: đây là viết tắt của cụm từ International Commerce Tems, là bộ các quy tắc thương mại quốc tế, nội dung của bộ quy tắc này là những quy định của các bên trong hoạt động giao thương hàng hoá quốc tế.
• Xuất khẩu tại chỗ: là hình thức mà các lô hàng được doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam và bán cho thương nhân nước ngoài. Tuy nhiên hàng được giao cho một đơn vị khác tại Việt Nam theo sự chỉ định trước của thương nhân nước ngoài.
• UCP: đây là viết tắt của cụm từ “The Uniform Custom and Practice for Documentary Credits”, là quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ.

2. Công ty xuất nhập khẩu

Công ty xuất nhập khẩu mang đặc điểm chung của một doanh nghiệp Việt Nam theo hướng dẫn của Luật Doanh nghiệp, cụ thể:

– Được thành lập và đăng kí kinh doanh theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP tùy thuộc tính chất của mỗi loại hình công ty, chủ thể mà pháp luật quy định.

– Được thừa nhận là thực thể pháp lí, có thể nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật. Công ty được tham gia vào tất cả các quan hệ trong giao lưu dân sự cũng như các quan hệ tố tụng.

– Chức năng, nhiệm vụ chính của công ty xuất nhập khẩu là kinh doanh các lĩnh vực thuộc ngành xuất khẩu, nhập khẩu được cho phép kinh doanh tại Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg về Ban hành hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

– Công ty được thực hiện các hoạt động kinh doanh như sản xuất, mua bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ nhằm mục tiêu thu lợi nhuận hoặc thực hiện chính sách kinh tế – xã hội.

– Nơi có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với công ty xuất nhập khẩu là Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

Công ty xuất nhập khẩu thực hiện các hoạt động như sau:

• Xuất khẩu: gồm một hoặc nhiều các hoạt động sau:

– Xuất kinh doanh: hoạt động bán hàng hóa giữa ít nhất là hai chủ thể giữa các quốc gia;

– Xuất phi mậu dịch: hoạt động như quà biếu tặng, hàng mẫu, di chuyển tài sản;

– Xuất gia công: xuất thành phẩm cho công ty thuê gia công mà trong đó công ty thuê gia công chính là đơn vị gửi tới nguyên phụ liệu để sản xuất thành phẩm;

– Sản xuất xuất khẩu: xuất thành phẩm cho bất kỳ đối tác nào và không liên quan đến đơn vị gửi tới nguyên phụ liệu;

– Tạm xuất – tái nhập: xuất hàng hóa, nguyên phụ liệu trong một khoảng thời gian ấn định, sau đó sẽ nhập lại hoặc phải chuyển đổi mục đích sử dụng nếu không nhập lại;

– Xuất khẩu tại chỗ: là việc mua bán giữa doanh nghiệp chế xuất (EPE) và các doanh nghiệp nội địa trong cùng một quốc gia hoặc giữa hai doanh nghiệp trong cùng một quốc gia mà trong đó có một doanh nghiệp được chỉ định nhận hàng mà không phải là người mua trực tiếp của nhà xuất khẩu.

• Nhập khẩu: gồm một hoặc nhiều các hoạt động sau:

– Nhập kinh doanh: là hoạt động mua hàng hóa từ nước ngoài và nhập vào Việt Nam tiêu thụ nhằm mục đích sinh lời;

– Nhập phi mậu dịch: là hoạt động biếu tặng, hàng mẫu, di chuyển tài sản;

– Tạm nhập – tái xuất: nhập hàng trong một khoảng thời gian ấn định sau đó phải tái xuất hoặc phải chuyển đổi mục đích sử dụng nếu tiêu thụ trong nước;

– Nhập gia công: nhập nguyên phụ liệu từ đơn vị thuê gia công;

– Nhập sản xuất – xuất khẩu: nhập nguyên phụ liệu từ bất kỳ doanh nghiệp nước ngoài nào mà không chịu sự chi phối hay giằng buộc về các quy định liên quan đến phí nhân công, mẫu mã….

– Nhập khẩu tại chỗ: tương tự xuất tại chỗ, là các hoạt động giữa doanh nghiệp chế xuất và doanh nghiệp nội địa trong nước. Hoặc giữa hai doanh nghiệp nội địa trong nước nhưng một trong hai doanh nghiệp là doanh nghiệp được chỉ định nhận hàng và không có hợp đồng trực tiếp với nhà xuất khẩu trong nước.

3. Quy trình xuất nhập khẩu của công ty

Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bao gồm nhiều khâu có liên quan chặt chẽ với nhau. Để có cái nhìn tổng quát về quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, xin tóm lược những khâu chính sau :

• Quy trình Nhập khẩu hàng hóa

Trước hết, bạn cần có giấy phép kinh doanh nhập khẩu mặt hàng đó. Sau khi có được nguồn hàng nhập thì ký kết hợp đồng ngoại thương, trong hợp đồng sẽ quy định cụ thể phương thức thanh toán cũng như các giấy tờ cần thiết để bạn có thể nhận hàng khi hàng về đến Việt Nam.

A – Bộ chứng từ nhập khẩu trọn vẹn gồm:

• • 1 B/L gốc, 1 B/L copy
  • 1 Invoice gốc, 1 Invoice copy (có sao y bản chính của Công ty)
  • 2 Packing Lists
  • 1 Contract sao y bản chính
  • 1 Certificate of Origin để được hưởng thuế ưu đãi
  • 1 bộ tờ khai Hải Quan (nếu list có nhiều hơn 9 mặt hàng thì bổ sung thêm Phụ lục tờ khai)
  • Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế.
  • 3 Giấy giới thiệu
  • Giấy đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số xuất nhập khẩu
  • Trong một số trường hợp cụ thể cần thêm một số loại khác theo yêu cầu của đơn vị có thẩm quyền.

B – Về việc nhận hàng:

Trước khi hàng về đến Việt Nam, dù đi bằng đường hàng không hay đường biển thì cũng sẽ có Giấy báo (tàu) đến (Arrival Notice) thông báo cho bạn biết về chi tiết lô hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến Việt Nam kèm theo việc yêu cầu bạn đến nhận hàng.

Các chứng từ cần thiết để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order) cũng được ghi chú rõ trong Giấy báo (tàu) đến. Khi đã có D/O trong tay, bạn mang nó cùng 1 số chứng từ khác như Hợp đồng, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) v.v.. để ra Hải quan và mở Tờ khai Hải Quan. Các chứng từ này Ngân hàng bên bán sẽ gửi cho Ngân hàng của bạn trước khi hàng về 1 thời gian để bạn có thể kiểm tra và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện lỗi của chứng từ (không khớp với hàng hóa, sai ngày, sai tên và địa chỉ buyer chẳng hạn). Muốn có chứng từ này thì bạn phải nộp tiền để Ngân hàng của bạn ký hậu, chuyển giao quyền nhận hàng lại cho bạn.

Sau khi mở Tờ khai Hải quan thì Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa hàng hóa xem có đúng trong Hợp đồng, Invoice, Paking List cũng như C/O không, nếu đúng thì bạn có thể giải phóng hàng hóa và chuyển hàng về kho của mình, tùy theo mặt hàng mà chuẩn bị tiền đóng thuế ngay hay là đóng thuế sau 1 thời gian nào đó.

C – Trình tự nhận hàng nhập khẩu: Ðối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng

• • Cảng nhận hàng từ tàu:

– Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải gửi tới cho cảng Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu để cảng và các đơn vị chức năng khác như Hải quan, Ðiều độ, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng;

– Cảng và uỷ quyền tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời đơn vị giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng

– Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho, bãi. Trong quá trình dỡ hàng, uỷ quyền tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet;

– Hàng sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L;

– Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng và uỷ quyền tàu phải đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet;

– Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu ( ROROC) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng và tàu đều ký vào Bản kết toán này, xác nhận số lương thực giao so với Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L;

– Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu.

• • Cảng giao hàng cho chủ hàng:

– Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của đơn vị đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng(D/O- Delivery order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng;

– Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản;

– Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O;

– Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng;

– Chủ hàng làm thủ tục hải quan

– Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng.

• Quy trình xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài

– Người giao hàng sẽ gửi thông tin giao hàng (Công ty xuất khẩu): thời gian hàng sẵn sàng, xác nhận các thông tin ghi trên lô hàng (tên hàng, mã hàng, số lượng hàng, số kg, số khối, …).

– Lên lịch trình lấy hàng (Pickup) và lịch trình vận chuyển (book tàu, chuyến bay).

– Pick up lô hàng.

– Làm VGM nhập kho hàng lẻ, hạ bãi container (Nếu hạ cont Cát Lái phải đăng ký và thanh toán trên Eport).

– Người xuất khẩu chuẩn bị bộ hồ sơ, đăng ký kiểm dịch, xin giấy phép xuất khẩu, ….

– Kiểm tra và hoàn thiện bộ hồ sơ xuất khẩu, trình ký bộ chứng từ xuất khẩu.

– Người xuất khẩu có trách nhiệm liên hệ khách hàng nhận bộ hồ sơ hải quan đã ký tên đóng dấu, chữ ký số, đăng ký tài khoản VNLVN GroupS (nếu chưa đăng ký), truyền tờ khai hải quan.

– Nộp thuế xuất khẩu (nếu có). Đối với hàng hóa thông thường, không chịu thuế xuất khẩu hoặc thuế suất là 0%.

– Nộp hồ sơ tại đơn vị hải quan, xuất trình hàng hóa để kiểm tra (kiểm hóa), thông quan hàng hóa.

– Phải hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, thủ tục giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).

– Thanh toán chi phí tại cảng, sân bay, và bên thứ ba (nếu có).

– Hàng hóa được phép khởi hành và xác nhận thông tin vận đơn (Bill).

– Lấy thông tin vận đơn gốc (trong trường hợp phát hành thông tin vận đơn gốc cho lô hàng), hóa đơn nâng hạ container.

– Bạn sẽ gửi chứng từ gốc đến công ty nhập khẩu hoặc theo yêu cầu khác của khách hàng (trong trường hợp có C/O, sử dụng bill gốc và các chứng từ gốc khác).

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về vấn đề quy trình xuất nhập khẩu của công ty, cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình nghiên cứu nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của LVN Group về quy trình xuất nhập khẩu của công ty vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách để lại bình luận hoặc liên hệ qua các thông tin dưới đây để được tư vấn và trả lời một cách cụ thể nhất.