Hướng dẫn chỉnh sửa hóa đơn điện tử khi viết sai thông tin

Hóa đơn điện tử hiện nay là loại hóa đơn 100% doanh nghiệp phải sử dụng theo quy định của pháp luật. So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử đã có nhiều ưu điểm hơn và hạn chế được nhiều sai sót không đáng có. Tuy nhiên việc mắc phải những lỗi sai về thông tin trong quá trình lập hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Vậy chỉnh sửa những hóa đơn điện tử bị sai đó như thế nào? Bài viết dưới đây Công ty Luật LVN Group sẽ cung câp thông tin về Hướng dẫn chỉnh sửa chứng từ điện tử khi viết sai thông tin.  Mời quý bạn đọc cùng tham khảo.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập ra để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật. Hóa đơn điện tử tập hợp các nội dung dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

2. Các trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử sai sót thông tin

Có rất nhiều trường hợp phát hiện sai sót trong lúc phát hành hóa đơn điện tử tuy nhiên cách xử lý thì sẽ được chia thành 4 trường hợp sau:

– Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện trước khi gửi hóa đơn cho người mua.

– Trường hợp 2: Người bán tự phát hiện sau khi đã gửi hóa đơn cho người mua, hóa đơn có mã của đơn vị thuế hoặc không có mã của đơn vị thuế.

– Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót.

– Trường hợp 4: Phát hiện hóa đơn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC bị sai sót khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Sau khi đã xác định đúng trường hợp sai sót thì bắt đầu tiến hành thực hiện các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo hướng dẫn.

3. Hướng dẫn chỉnh sửa hóa đơn điện tử khi sai thông tin

3.1. Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót thông tin nhưng chưa gửi cho người mua

Căn cứ theo Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019 của Tổng cục Thuế, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập, phát hiện sai sót trước khi gửi cho người mua, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót, lập lại hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

Thực hiện điều chỉnh thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý:

• Hóa đơn điện tử sai sót đã hủy vẫn phải lưu trữ để phục vụ công tác tra cứu của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.
• Bên bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn.
• Kế toán có thể áp dụng cách xử lý trên cho tất cả các lỗi sai trên hóa đơn nếu hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua.

3.2. Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót thông tin đã gửi cho người mua

– Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử sai sót đã gửi cho người mua, chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế:

• Bên bán và bên mua xác nhận sai sót, hủy hóa đơn điện tử có sai sót.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới gửi bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới cần thể hiện rõ ràng: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số [Số hóa đơn sai sót], ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

– Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử sai sót đã gửi người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hai bên đã kê khai thuế:

• Hai bên lập văn bản thỏa thuận, ký điện tử xác nhận lỗi sai sót.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ sai sót đã điều chỉnh (ví dụ điều chỉnh tăng/giảm), số lượng hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, tiền thuế,…

– Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra sai sót mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngày/tháng/năm:

Trường hợp này không xảy ra sai sót về số tiền nên kế toán không thể điều chỉnh tăng/giảm mà cần điều chỉnh nội dung thông tin:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, hai bên ký số để xác nhận sai sót.
• Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh nội dung sai thành nội dung đúng.

– Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền hàng, tổng tiền thanh toán

Trái ngược với trường hợp sai sót về thông tin, nội dung, các lỗi sai sót về con số kế toán cần thực hiện điều chỉnh tăng/giảm:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, hai bên ký số để xác nhận sai sót.
• Bên bán thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm trên hóa đơn: Nếu hóa đơn viết cao hơn thực tiễn thì điều chỉnh giảm, nếu hóa đơn viết thấp hơn thực tiễn thì cần điều chỉnh tăng.

3.3. Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót được phát hiện bởi đơn vị Thuế

Trong trường hợp này đơn vị thuế thông báo với người bán để kiểm tra hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.

Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.

Hết thời hạn thông báo mà người bán không có thông báo với đơn vị thuế thì sẽ được thông báo lần 2 theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Hết thời hạn thông báo lần 2 mà người bán vẫn không có thông báo thì đơn vị thuế thực hiện xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

3.4. Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót phát hiện theo thông tư 32/2011/TT-BTC khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo TT 78/2021/TT-BTC

Trường hợp này người bán thực hiện xử lý sai sót theo quy trình sau:

– Bước 1: Thông báo cho đơn vị thuế về hóa đơn điện tử sai sót  theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

– Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế (hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã).

– Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử đã thay thế cho người mua.

 

Trên đây là tất cả thông tin về Hướng dẫn chỉnh sửa chứng từ điện tử khi viết sai thông tin mà Công ty Luật LVN Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật LVN Group để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!