A. Hồ sơ giao dịch
I. Chuyển nhượng cổ phần
1. Đối với cổ đông là cá nhân
1.1. Cổ đông/nhà đầu tư điền trọn vẹn thông tin vào các giấy tờ sau:
> Giấy đề nghị chuyển nhượng cổ phần theo Mu số 06 (01 bản);
> Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần theo Mầu số 05 (03 bản)’,
1.2. Cổ đông/nhà đầu tư xuất trình các giấy tờ sau đây:
> Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần (bản gốc);
‘r CMND/HC còn hiệu lực {bản photo và bản gốc để đổi chiếu);
> Giấy ủy quyền có xác nhận của đơn vị nhà nước có thẩm quyền {nếu có);
> Các giấy tờ pháp lý khác liên quan đến việc chuyển nhượng {nếu cổ).
2. Đối với cả đông là pháp nhân
2.1. Cổ dông/nhà đầu tư điền trọn vẹn thông tin vào các giấy tờ sau đây:
> Giấy đề nghị chuyển nhượng cổ phần theo Mầu số 06 {01 bản);
> Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần theo Mầu số 05 {03 bản);
2.2. Cổ đông/nhà đầu tư xuất trình các giấy tờ sau đây:
> Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần (bản gốc);
> Bản photo công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh;
> Quyết định bổ nhiệm người uỷ quyền Pháp luật (có chứng thực);
> Giấy ủy quyền hợp pháp cho người uỷ quyền số vốn chuyển nhượng/nhận chuyển nhượng;
> Giấy giới thiệu/ủy quyền họp pháp của pháp nhân và CMND/HC còn hiệu lực của người được giới thiệu thực hiện thủ tục chuyển nhượng (bản gốc);
> Các giấy tờ pháp lý khác liên quan đến việc chuyển nhượng (nếu có).
II. Thay đổi thông tin người sở hữu
1. Đối với cỗ đông là cá nhân:
Để thay đổi thông tin người sở hữu như: số CMND/HC, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ liên hệ,… cổ đông gửi tới các giấy tờ sau đây:
> Giấy đề nghị thay đổi thông tin theo Mầu số 12 (01 bản);
> Giấy xác nhận sở hữu cổ phần (bản gốc);
> Xác nhận của đơn vị Công an về việc thay đổi CMND (bản chính);
> CMND còn hiệu lực, CMND cũ hoặc bản sao CMND cũ (nếu cỏ).
2. Đối với cồ đông là pháp nhân:
Để thay đổi thông tin người sở hữu, cổ đông gửi tới các giấy tờ sau đây:
> Bản photo công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh (01 bản);
> Quyết định bổ nhiệm người uỷ quyền Pháp luật (có chứng thực);
> Giấy đề nghị thay đổi thông tin được ký bởi người uỷ quyền pháp luật theo Mầu số 12 (01 bản);
> Giấy xác nhận sở hữu cổ phần (bản gốc);
> Giấy giới thiệu/ủy quyền họp pháp của pháp nhân và CMND/HC còn hiệu lực của người được giới thiệu thực hiện thủ tục thay đổi thông tin (bản gốc) .
III. Cấp lại Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần do bị mất, rách nát
Cổ đông gửi tới các giấy tờ sau:
> Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần theo Mầu số 11 (01 bản);
> Đối với cổ đông là cá nhân: CMND/HC còn hiệu lực (bản photo và bản gốc để đổi chiếu);
> Đối với cổ đông là tổ chức: GĐKKD/QĐTL (bản photo công chứng), giấy giới thiệu/ủy quyền họp pháp của pháp nhân và CMND/HC còn hiệu lực của người được giới thiệu thực hiện giao dịch.
> Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần bản gốc (trường hợp xin cấp lại do rách nát)’,
> Giấy tờ khác xác nhận chủ sở hữu như: Giấy thông báo trúng đấu giá, Hợp đồng mua bán, Giấy nộp tiền mua cổ phiếu, Bản photo cổ phiếu.
IV. Chi trả cổ tức (bằng tiền/cổ phiếu)
1. Đối với cổ đông là cả nhân cần xuất trình:
> CMND/HC còn hiệu lực;
y Giấy ủy quyền có xác nhận của đơn vị có thẩm quyền theo Mầu sổ 02 (nếu
có).
2. Đối với cổ đông là pháp nhân cần xuất trình:
> Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/QĐTL;
> Giấy giới thiệu/ủy quyền họp pháp của pháp nhân và CMND/HC còn hiệu lực {bản gốc) của người được giới thiệu thục hiện thủ tục nhận cổ tức.
* Lưu ý: – Giấy giới thiệu/ủy quyền phải ghi rõ phạm vi ủy quyền cho người được giới thiệu (nhận tiền mặt của đợt trả cổ tức nào hoặc ghi rõ tài khoản Ngân hàng nơi nhận tiền cổ tức…).
– Trong trường họp Chi trả cổ tức bằng tiền, cổ đông muốn nhận cổ tức qua chuyển khoản phải đề nghị bằng văn bản theo Mầu số 03 (01 bản).
V. Mua cổ phần tăng vốn
Cổ đông/nhà đầu tư có nhu cầu mua cổ phần phát hành thêm (tính trên số lượng quyền mua cổ đông sở hữu tại ngày chốt danh sách) cần xuất trình:
> CMND/HC còn hiệu lực;
> Đơn đăng ký mua cổ phần tăng vốn;
> Giấy nộp tiền mua cổ phần tăng vốn có xác nhận của Ngân hàng nơi mở tài khoản nhận tiền mua cổ phần tăng vốn.
* Lưu ý: cổ đông/nhà đầu tư có thể đăng ký mua cổ phần trước, nộp tiền mua cổ phân sau {nhưng phải trong thời hạn đăng kỷ mua cổ phần phát hành thêm).
VI. Hồ sơ cho tặng/thừa kế/chuyển quyền sở hữu cổ phần theo quyết định, bản án của Tòa án
Người được cho tặng cổ phần/thừa kế cổ phần/sở hữu cổ phần theo quyết định của Tòa án cần chuẩn bị các hồ sơ sau đây:
1. Hồ sơ cho tặng cổ phần:
1.1. Đơn đề nghị tặng cho cổ phần theo Mẩu số 08 (01 bản);
1.2. Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần (bản gốc)
1.3. Bản sao giấy tờ tùy thân/ĐKKD/QĐ thành lập của bên cho, tặng và bên nhận cho, tặng (có chứng thực của công chứng hoặc của đơn vị nhà nước có thẩm quyền):
> Đối với cá nhân: CMND/HỘ chiếu còn hiệu lực;
> Trẻ em dưới 14 tuổi: bản sao giấy khai sinh và đính kèm xác nhận về người giám hộ hoặc người uỷ quyền theo pháp luật;
> Đối với tổ chức: giấy chứng nhận ĐKKD, QĐ thành lập, giấy phép đầu tư do đơn vị có thẩm quyền của nhà nước cấp.
1.4. Bản chính Hợp đồng tặng/cho cổ phần có chứng thực của đơn vị công chứng hoặc đơn vị nhà nước có thẩm quyền;
1.5. Bản chính tài liệu chứng minh việc đã công bố thông tin về giao dịch cho, tặng cổ phần đối với các đối tượng thuộc diện công bố thông tin;
1.6. Bản chính tài liệu chứng minh đã nộp thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với cá nhân (như khoản 2 mục IIphần B dưới đây)
1.7. Bản chính giấy ủy quyền có xác nhận của đơn vị công chứng hoặc đơn vị nhà nước có thẩm quyền (nếu có);
1.8. Các hồ sơ pháp lý khác (nếu có) liên quan đến nội dung cho tặng.
2. Hồ sơ thừa kế theo di chúc:
2.1. Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần của người để lại tài sản thừa kế (bản gốc);
2.2. Bản sao giấy tờ tùy thân của (các) bên nhận thừa kế (có công chứng hoặc xác nhận của đơn vị nhà nước có thẩm quyền). Người thừa kế chưa đủ 18 tuổi thì phải có giấy xác nhận về người giám hộ hoặc người uỷ quyền theo pháp luật (có công chứng hoặc xác nhận của đơn vị nhà nước có thẩm quyền);
2.3. Bản sao Giấy chứng tử của bên để lại tài sản thừa kế hoặc quyết định tuyên bố một người đã chết của tòa án (có công chứng hoặc xác nhận của đơn vị nhà nước có thẩm quyền);
2.4. Bản sao công chứng di chúc họp pháp theo hướng dẫn của pháp luật;
2.5. Văn bản phân chia di sản thừa kế (gửi tới khi di chúc không ghi rõ số lượng chứng khoán để lại cho từng người thừa kế), có chứng thực của đơn vị công chứng hoặc đơn vị nhà nước có thẩm quyền;
2.6. Tài liệu chứng minh đã nộp thuế thu nhập cá nhân (như khoản 2 mục IIphần B dưới đây)’,
2.7. Giấy ủy quyền có chứng thực của công chứng hoặc của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.
3. Hồ sơ thừa kế theo pháp luật:
3.1. Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần của người để lại tài sản thừa kế (bản gốc);
3.2. Bản sao giấy tờ tùy thân của (các) bên nhận thừa kế (có công chứng hoặc xác nhận của đơn vị nhà nước có thẩm quyền). Người thừa kế chưa đủ 18 tuổi thì phải có giấy xác nhận về người giám hộ hoặc người uỷ quyền theo pháp luật (có công chứng hoặc xác nhận của đơn vị nhà nước có thẩm quyền);
3.3. Bản sao Giấy chứng tử của bên để lại tài sản thừa kế hoặc quyết định tuyên bố một người đã chết của tòa án (có công chứng hoặc xác nhận của đơn vị nhà nước có thẩm quyền);
3.4. Văn bản phân chia di sản thừa kế hoặc văn bản khai nhận di sản thừa kế có chứng thực của đơn vị công chứng hoặc đơn vị nhà nước có thẩm quyền;
Trường hợp các bên từ chổi nhận tài sản thừa kế: ngoài văn bản khai nhận di sản kèm theo Đơn khước từ nhận di sản (có công chứng)-,
3.5. Bản tường trình của (các) bên nhận thừa kế về mối quan hệ nhân thân có xác nhận của đơn vị có thẩm quyền (bản chỉnh) và các tài liệu chứng minh (bản sao hợp lệ giấy khai sinh, giấy kết hôn, sổ hộ khẩu….);
3.6. Trong trường hợp các bên thừa kế ủy quyền cho một người/tổ chức đứng tên quản lý di sản thừa kế thì phải nộp giấy/hợp đồng ủy quyền đứng tên sở hữu quản lý di sản thừa kế (có chứng thực của công chứng hoặc đơn vị nhà nước có thẩm quyền);
3.7. Tài liệu chứng minh đã nộp thuế thu nhập cá nhân (như khoản 2 mục IIphần B dưới đây);
3.8. Bản chính giấy ủy quyền có chứng thực của công chứng hoặc của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.
4. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu cổ phần theo quyết định của Tòa án:
4.1. Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần của người để lại tài sản thừa kế (bản gốc);
4.2. Bản sao có công chứng Quyết định hoặc bản án có hiệu lực của Tòa án liên quan đến việc phân chia tài sản;
4.3. Bản sao giấy tờ tùy thân (cá nhân)/Giấy chứng nhận ĐKKD, QĐ thành lập (tổ chức) có chứng thực của công chứng hoặc đơn vị nhà nước có thẩm quyền;
4.4. Bản chính giấy ủy quyền có chứng thực của công chứng hoặc của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.
B. NỘP PHÍ VÀ THUÊ TNCN KHI CHUYỂN NHƯỌNG/TẶNG CHO/THỪA KÉ CỔ PHẦN
I. Phí giao dịch
Cổ đông/nhà đầu tu giao dịch chuyển nhượng cổ phần bao gồm cả bên mua và bên bán đều phải nộp phí giao dịch choTập đoàn Xăng dầu Việt Nam theo hướng dẫn hiện hành
II. Thuế thu nhập cá nhân
1. Nộp Thuế thu nhập cá nhân từ chuyển nhượng cồ phần:
1.1. Đối với cá nhân:
Theo quy định hiện hành của Pháp luật Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) với thuế suất 0,1% trên tổng giá trị chuyển nhượng.
Căn cứ để khấu trừ thuế TNCN là thuế suất % (theo hướng dẫn hiện hành của pháp luật) và tổng trị giá trị giao dịch ghi trên Hợp đồng, trong trường họp Họp đồng chuyển nhượng không ghi giá hoặc có ghi giá nhưng thấp hơn mệnh giá thì cơ sở để xác định giá trị chuyển nhượng khấu trừ thuế TNCN là mệnh giá của cổ phần.
1.2. Đối với tổ chức:
Nộp theo thuế thu nhập doanh nghiệp.
2. Thuế thu nhập cá nhăn từ thừa kế, tặng cho cồ phần:
Thu nhập chịu thuế từ nhận thừa kế, quà tặng cổ phần của cá nhân là phần giá trị tài sản thừa kế, quà tặng vượt trên 10 triệu đồng theo từng lần phát sinh thu nhập nhận được. Người được nhận thừa kế, quà tặng cổ phần có trách nhiệm kê khai, tính thuế thu nhập cá nhân với đơn vị thuế, nộp tiền vào ngân sách địa phương và gửi về Ban quản lý cổ đông Petrolimex Bản chính tài liệu chứng minh đã nộp thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với cá nhân bao gồm:
> Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (Mầu 14/KK);
> Thông báo nộp thuế thu nhập cá nhân (Mau 14-1/TB-TTNCN);
> Liên 2 giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (Mau sổ C1-02/NS).
c. Trình tự giao dịch
I. Giao dịch trực tiếp tại Ban quản lý cổ đông
1. Tiếp nhận Hồ sơ:
Cổ đông/nhà đầu tư tiến hành hoàn tất Hồ sơ giao dịch theo hướng dẫn của Nhân viên giao dịch và nộp cho Bộ phận QLCĐ của Petrolimex.
Bộ phận QLCĐ của Petrolimex tiến hành kiểm tra tính trọn vẹn và họp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu thì Bộ phận QLCĐ của Petrolimex hướng dẫn cổ đông/nhà đầu tư nộp phí và thuế theo hướng dẫn, vào sổ theo dõi, ký biên nhận Hồ sơ với cổ đông/nhà đầu tư và trình các bộ phận liên quan giải quyết.
2. Trả Hồ sơ và Giấy chứng nhận Sở hữu cổ phần:
> Trong thời hạn tối đa 07(bảy) ngày công tác (đối với Hồ sơ chuyển nhượng/tặng cho/thừa kế) và 37 (ba mươi bảy) ngày công tác (đối với Hồ sơ cấp đổi Giấy chứng nhận bị mất, hư hỏng/rách nát) kể từ ngày tiếp nhận Hồ sơ, Bộ phận QLCĐ của Petrolimex sẽ thực hiện việc hoàn trả Hồ sơ và Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần cho cổ đông;
> Thủ tục nhận Hồ sơ và Giấy chứng nhận Sở hữu cổ phần: Các cổ đông phải mang theo Biên nhân Hồ sơ và Giấy chửng minh nhân dân/HỘ chiếu/Giấy giới thiêu.
Trường hợp cổ đông không trực tiếp đến nhận thì người nhận thay phải có Giấy ủy quyền (theo mẫu 10)
II. Giao dịch qua đường bưu điện
1. Tiếp nhận Hồ sơ:
Trường hợp các cổ đông/nhà đầu tư ở xa không có điều kiện giao dịch trực tiếp tại Ban Quản lý cổ đông (Ban QLCĐ) Petrolimex, có thể gửi Hồ sơ về Ban QLCĐ Petrolimex bằng chuyển phát nhanh (EMS), Hồ sơ giao dịch ngoài các giấy tờ liên quan được quy định trên, sẽ phải bổ sung các yêu cầu sau đây:
a) Bản sao CMND/HỘ chiếu (còn hiệu lực) của cổ đông/nhà đầu tư có chứng thực của công chứng hoặc đơn vị nhà nước có thẩm quyền;
b) Đối với Họp đồng chuyển nhượng khi Bên chuyển nhượng là người lao động công tác tại Petrolimex thì Họp đồng chuyển nhượng phải có xác nhận của lãnh đạo đơn vị (Chính quyền/Công đoàn) hoặc có xác nhận nhân thân của đơn vị nhà nước có thẩm quyền;
c) Đối với Họp đồng chuyển nhượng khi Bên chuyển nhượng không phải người lao động công tác tại Petrolimex phải có xác nhận nhân thân của đơn vị nhà nước có thẩm quyền;
d) Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần theo Mau số 11 có xác nhận nhân thân của đơn vị nhà nước có thẩm quyền đối với cổ đông không phải là người lao động công tác tại Petrolimex hoặc của Chính quyền/Công đoàn của các đơn vị đối với các cổ đông là người lao động công tác tại Petrolimex.
* Lưu ý:
> Cổ đông/nhà đầu tư phải điền trọn vẹn thông tin vào Hồ sơ chuyển nhượng (họ tên, CMND/HỘ chiếu/Giấy ĐKKD/QĐTL, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ, điện thoại liên lạc, Email, giá chuyển nhượng và số cổ phần chuyển nhượng…);
> Ban QLCĐ Petrolimex không chịu trách nhiệm về việc thất lạc Hồ sơ do gửi bằng EMS (chuyển phát nhanh)’,
> Thời gian nhận Hồ sơ được xác nhận theo dấu của Bưu điện.
e) Nộp Phí và Thuế TNCN:
> Cổ đông/nhà đầu tư nộp phí chuyển nhượng và thuế thu nhập cá nhân vào Tài khoản của đơn vị Hỗ trợ Quản lý cổ đông Petrolimex:
– Tên Tài khoản: Công ty cổ phần Đầu tư Công đoàn Petroỉimex;
– Số Tài khoản: 1007040060029;
– Mở tại: Ngân hàng Thưong mại cổ phần Xăng dầu Petrolimex.
Khi nộp tiền vào Ngân hàng đề nghị ghi rõ họ, tên, sổ CMND/Hộ chiếu/Giấy ĐKKD/QĐTL, ngày cấp, nơi cấp của các bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng; đồng thời ghi rõ nội dung chuyển tiền: nộp phỉ và thuế TNCN chuyển nhượng cỗ phiếu Petrolimex.
Sau khi tiếp nhận Hồ sơ, bộ phận QLCĐ của Petrolimex tiến hành kiểm tra tính trọn vẹn và họp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu thì Bộ phận QLCĐ của Petrolimex vào sổ theo dõi và trình các bộ phận liên quan giải quyết.
2. Trả Hồ sơ và Giấy chứng nhận Sở hữu cổ phần:
> Trong thời hạn tối đa 10 (mười) ngày công tác (đối với Hồ sơ chuyển nhượng/tặng cho/thừa kế) và 40 (bốn mươi) ngày công tác (đối với Hồ sơ cấp đổi Giấy chứng nhận bị mất, hư hỏng/rách nát) kể từ ngày tiếp nhận Hồ sơ, Bộ phận QLCĐ của Petrolimex sẽ thực hiện việc hoàn trả Hồ sơ và Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần cho cổ đông.
(Khi nhận được Hồ sơ và Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần đề nghị cổ đỏng thông tin lại cho BQLCĐ biết bằng điện thoại/fax/email).
* Lưu ý: Trường hợp Hồ sơ giao dịch cổ phần không thực hiện được (do không trọn vẹn thủ tục theo hướng dẫn/thất lạc hoặc do phát sinh những yêu cầu mới theo hướng dẫn của pháp luật) thì Bộ phận QLCĐ của Petrolimex có trách nhiệm thông báo cho các bên để bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ cho phù hợp.
Trên đây là nội dung trình bày tư vấn về nội dung Hướng dẫn giao dịch cổ phần của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam mà LVN Group gửi tới cho bạn.