Hướng dẫn hạch toán chi phí của văn phòng đại diện

Khi doanh nghiệp hoặc công ty muốn mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như địa bàn kinh doanh và hoạt động của mình, doanh nghiệp sẽ cần thêm những cơ sở khác, do đó việc thành lập thêm chi nhánh, văn phòng uỷ quyền là lựa chọn đúng đắn, tùy theo từng mục đích cụ thể của doanh nghiệp. Vậy Văn phòng uỷ quyền là gì? Hướng dẫn hạch toán chi phí của văn phòng uỷ quyền? Trong nội dung trình bày dưới đây, chúng tôi sẽ gửi tới cho quý bạn đọc các nội dung Hướng dẫn hạch toán chi phí của văn phòng uỷ quyền.

1. Văn phòng uỷ quyền là gì?

Theo quy định tại Khoản 2 điều 45 của Luật Doanh Nghiệp, văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Văn phòng uỷ quyền sẽ được chia thành 02 nhóm: (i) văn phòng uỷ quyền cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam (ii) văn phòng uỷ quyền cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam).

Văn phòng uỷ quyền được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, ký kết hợp đồng lao động với người lao động công tác tại văn phòng… Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.

2. Đặc điểm của văn phòng uỷ quyền

– Là đơn vị phụ thuộc của công ty, không có tư cách pháp nhân;

– Thực hiện hoạt động của văn phòng liên lạc đối với doanh nghiệp;

– Thực hiện hoạt động nghiên cứu, thu thập thông tin và đánh giá nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, khách hàng và đối tác mới;

– Không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế;

– Được lập cùng tỉnh, thành phố hoặc khác tỉnh với trụ sở chính.

3. Văn phòng uỷ quyền có phải kê khai chi phí, hóa đơn đầu vào không?

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 11 Thông tư 156/2013/TT-BTC quy định như sau:

Trường hợp người nộp thuế có đơn vị trực thuộc kinh doanh ở địa phương cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương củng nơi người nộp thuế có trụ sở chỉnh thì người nộp thuế thực hiện khai thuế giá trị gia tăng chung cho cả đơn vị trực thuộc.

Trường hợp người nộp thuế có đơn vị trực thuộc kinh doanh ở địa phương cấp tỉnh khác nơi người nộp thuế có trụ sở chính thì đơn vị trực thuộc nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị thuế quản lý trực tiếp của đơn vị trực thuộc; nếu đơn vị trực thuộc không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì thực hiện khai thuế tập trung tại trụ sở chính của người nộp thuế.

Do đó, văn phòng uỷ quyền dù được thành lập ở cùng tỉnh hay khác tỉnh với trụ sở chính thì kê khai hóa đơn, chi phí tại trụ sở chính.

4. Hướng dẫn hạch toán chi phí của văn phòng uỷ quyền

Chi phí của văn phòng uỷ quyền có thể bao gồm các khoản sau:

– Chi phí chuyên viên quản lý văn phòng uỷ quyền: gồm các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn giữa ca phải trả cho lãnh đạo, cán bộ chuyên viên các phòng ban và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

– Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý văn phòng uỷ quyền.

– Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bộ phận quản lý văn phòng uỷ quyền.

– Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho toàn văn phòng uỷ quyền như nhà văn phòng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị văn phòng ….

– Thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí khác

– Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý văn phòng uỷ quyền như: chi phí điện, nước, điện thoại, fax, chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê nhà làm văn phòng …Chi phí khác bằng tiền đã chi ra để phục vụ cho hoạt động quản lý văn phòng uỷ quyền như: chi phí tiếp khách cho bộ phận quản lý văn phòng uỷ quyền, chi phí tổ chức hội nghị, hội họp, công tác phí, chi phí kiểm toán…

Cách hạch toán chi phí của văn phòng uỷ quyền:

Bên Nợ:

– Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tiễn phát sinh trong kỳ;

– Số dự phòng phải thu khó đ òi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

– Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;

– Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết)

– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Trên đây là nội dung Hướng dẫn hạch toán chi phí của văn phòng uỷ quyền.Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi nội dung trình bày của chúng tôi. Mong rằng nội dung trình bày sẽ gửi tới cho quý bạn đọc những thông tin hữu ích về nội dung này. Nếu có câu hỏi hay cần tư vấn, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với công ty luật LVN Group để chúng tôi có thể trả lời và tư vấn cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.