Hướng dẫn hạch toán hủy hóa đơn đầu ra đúng quy định [2023]

Bạn đang câu hỏi trường hợp hủy hóa đơn được quy định thế nào? Thủ tục hủy hóa đơn thế nào? Hay mẫu hủy hóa đơn nào là mới nhất, đúng pháp luật? Sau đây là Hướng dẫn hạch toán hủy hóa đơn đầu ra đúng quy định [2023]

 

1. Cơ sở pháp lý

Thông tư 96/2015/TT-BTC

Luật thuế giá trị gia tăng

Thông tư 219/2013/TT-BTC

2. Nội dung phân tích

Thứ nhất: Tại Điều 6, Khoản 2, Điểm 2.4 Thông tư 78/2014/TT-BTC và  Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung có quy định về các khoản chi phí không được trừ khi mua các mặt hàng hóa không có hóa đơn (được phép lập bảng kê).

“2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, gửi tới dịch vụ trong các trường hợp:

– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).”

Vì vậy:Dựa vào quy định trên thì trường hợp công ty bạn  được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC mà không cần hóa đơn. Chi phí đầu vào của công ty sẽ dựa vào Bảng kê thu mua hàng hóa không dựa vào hợp đồng giữa hai bên.

Thứ hai: Đầu ra của lô rau củ bên bạn xuất 0% là đúng.

Trường hợp của công ty bạn thuộc trường hợp quy định tại Đối tượng không chịu Thuế giá trị gia tăng ở Khoản 1 Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008

1. Sản phẩm trồng trọt, chăn nuôi, thủy sản nuôi trồng, đánh bắt chưa chế biến thành các sản phẩm khác hoặc chỉ qua sơ chế thông thường của tổ chức, cá nhân tự sản xuất, đánh bắt bán ra và ở khâu nhập khẩu.

Bên cạnh đó theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC cũng quy định về đối tượng không chịu Thuế giá trị gia tăng

1. Sản phẩm trồng trọt (bao gồm cả sản phẩm rừng trồng), chăn nuôi, thuỷ sản, hải sản nuôi trồng, đánh bắt chưa chế biến thành các sản phẩm khác hoặc chỉ qua sơ chế thông thường của tổ chức, cá nhân tự sản xuất, đánh bắt bán ra và ở khâu nhập khẩu.
Các sản phẩm mới qua sơ chế thông thường là sản phẩm mới được làm sạch, phơi, sấy khô, bóc vỏ, xay, xay bỏ vỏ, xát bỏ vỏ, tách hạt, tách cọng, cắt, ướp muối, bảo quản lạnh (ướp lạnh, đông lạnh), bảo quản bằng khí sunfuro, bảo quản theo phương thức cho hóa chất để tránh thối rữa, ngâm trong dung dịch lưu huỳnh hoặc ngâm trong dung dịch bảo quản khác và các cách thức bảo quản thông thường khác.

3. Các trường hợp hủy hóa đơn

Các trường hợp hủy hóa đơn theo hướng dẫn.

Theo Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, các trường hợp sau đây phải tiến hành hủy hóa đơn:

• Các hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
• Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với đơn vị thuế.
• Tổ chức, hộ, cá nhân đã được quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế). Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 19 ngày kể từ ngày đơn vị thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán thì sẽ được hủy theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán.

Mặt khác, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo hướng dẫn của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của đơn vị nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy.
Lưu ý rằng, các hóa đơn dù được quy định trong trường hợp phải hủy nhưng nếu là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo hướng dẫn của pháp luật.
Còn đối với hóa đơn viết sai:

• Nếu hóa đơn chưa kê khai thì chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai và không cần làm thủ tục hủy hóa đơn.
• Nếu hóa đơn đã kê khai thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn mới chứ không cần hủy hóa đơn.

4.Thủ tục tiến hành hủy hóa đơn

Thủ tục tiến hành với các trường hợp hủy hóa đơn đã được quy định rất rõ trong Khoản 3, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Các thủ tục tiến hành khi hủy hóa đơn.

Căn cứ, đối tượng áp dụng với các trường hợp hủy hóa đơn sẽ  bao gồm các tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã…), hộ và cá nhân kinh doanh.
Trình tự thực việc hủy hóa đơn như sau:

Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Trước tiên, các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

Bước 2: Lập Hội đồng hủy hóa đơn

Các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Yêu cầu với hội đồng hủy hóa đơn phải có uỷ quyền lãnh đạo của tổ chức kinh doanh, uỷ quyền bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
Riêng các trường hợp là hộ và cá nhân kinh doanh không phải thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.

Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn.

Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót xảy ra.
Theo đó, hồ sơ hủy hóa đơn đối với các trường hợp hủy hóa đơn bao gồm:
– Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Yêu cầu chi tiết với nội dung cần hủy bao gồm: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
– Biên bản hủy hóa đơn.
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có trọn vẹn các nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số; lý do hủy; ngày giờ hủy; phương pháp hủy.
Theo quy định, các hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
Riêng với thông báo kết quả hủy hóa đơn sẽ được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

5. Khi nào phải lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?

Cũng theo Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, biên bản hủy hóa đơn là biên bản ghi nhận lại các diễn biến sự việc đã xảy ra trong toàn bộ quá trình hủy hóa đơn mà đối tượng thực hiện việc hủy, đồng thời là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.
Biên bản hủy hóa đơn được sử dụng khi người nộp thuế hay người có chức năng in, phát hành hóa đơn gặp sai sót khi in ấn, khởi tạo và không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn cũ.
Cần phân biệt giữa biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn vì đây là 2 loại biên bản hoàn toàn khác nhau. Biên bản thu hồi hóa đơn sử dụng khi người mua, người bán hàng hóa và dịch vụ có phát sinh giao dịch, cần phải lập hóa đơn và phát hiện sai sót. Và sau khi đã kết thúc giao dịch, họ sẽ cùng nhau tiến hành lập biên bản ghi nhận sự việc để bên bán nhận lại hóa đơn sai và lập một hóa đơn khác thay thế.