1. Khái niệm tiền đặt cọc
Tại khoản 1 Điều 328 Bộ luật dân sự năm 2015 đã quy định:
“Đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc các vật có giá trị khác (gọi là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn đế bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng”.
Vì vậy, đặt cọc là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó một bên giao cho bên kia một tài sản trong một thời hạn nhất định nhằm xác nhận các bên đã thống nhất sẽ giao kết một hợp đồng hoặc đã giao kết một hợp đồng và buộc các bên phải thực hiện đúng nội dung đã cam kết.
Đối tượng của đặt cọc là những vật có giá trị hoặc các vật thông thường khác mà một bên giao trực tiếp cho bên kia. Đối tượng đặt cọc là tiền thì vừa mang chức năng bảo đảm, vừa mang chức năng thanh toán. Vì vậy, việc đặt cọc phải được lập thành văn bản, trong đó phải xác định rõ số tiền đặt cọc, số tài sản đặt cọc…
2. Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?
Theo hướng dẫn tại Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam:
“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời gian nhận tiền chưa gửi tới dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.
Bộ Tài chính trả lời Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam biết để hướng dẫn các hội viên, các doanh nghiệp biết để thực hiện.”
Vì vậy: Nhận tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì KHÔNG phải lập hóa đơn. Tuy nhiên, như đã nói ở trên, các bên cần có một văn bản xác nhận để tránh những rắc rối về mặt pháp lý sau này.
3. Cách hạch toán nhận tiền đặt cọc
Trước tiên cần phải phân biệt khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng và khoản TRẢ TRƯỚC cho người bán.
Nếu là khoản trả trước thì các bạn phải Hạch toán qua Công nợ (131, 331)
a. Bên đặt tiền đặt cọc hạch toán
– Khi đặt tiền đặt cọc:
Nợ TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112
– Khi nhận lại tiền đặt cọc
Nợ TK 111, 112
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
– Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
b. Bên nhận tiền đặt cọc hạch toán
– Khi nhận tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
– Khi trả lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112.
– Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 711 – Thu nhập khác.