Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử đã có mã của đơn vị thuế, không tránh khỏi có những sai sót dẫn tới việc phải hủy hóa đơn. Do đó bài viết dưới đây Công ty Luật LVN Group sẽ cung câp thông tin về Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử có mã đơn vị thuế trên Misa. Mời quý bạn đọc cùng tham khảo.
1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hủy hóa đơn như sau:
“Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”
Theo đó, việc hủy hóa đơn điện tử chính là việc làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng nữa. Bản chất khi hủy hóa đơn là hóa đơn đó vẫn tồn tại nhưng nó sẽ không còn giá trị sử dụng nữa (áp dụng khi hóa đơn có sai sót theo quy định của pháp luật).
2. Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là gì?
Theo hướng dẫn tại Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về khái niệm hóa đơn điện tử như sau: “ Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.”
3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Bước 1: Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 2: Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Bảng kiểm kê cần ghi chi tiêt: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
Bước 3: Biên bản hủy hóa đơn:
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
– Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
– Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
– Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại điểm d khoản 2 Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP::
“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”.
Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp.
4. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế trên Misa
- Trường hợp phát hiện hóa đơn đã có mã của đơn vị thuế có sai sót nhưng chưa gửi người mua
Kế toán thực hiện lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi lên đơn vị thuế và lập hóa đơn mới thay thế
Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo sai sót và thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống của thuế.
Bước 1: Thực hiện lập thông báo sai sót
– Thêm Thông báo sai sót tại Xử lý hóa đơn/Thông báo sai sót, chọn hóa đơn sai sót cần điều chỉnh.
– Chọn Hủy tại cột Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình, nhập lý do hủy, thực hiện ký số và gửi thông báo sai sót lên đơn vị thuế
Bước 2: Thực hiện hủy hóa đơn trên phần mềm
Cách 1: Thực hiện Hủy hóa đơn trên danh sách hóa đơn
– Trên Danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót, nhấn Hủy
– Nhập lý do hủy, nhấn Hủy hóa đơn
Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng, khi hủy hóa đơn không cần gửi cho khách hàng thông báo hủy.
Thông báo sai sót có thể lập cho từng hóa đơn hoặc cho danh sách các hóa đơn sai sót
Sau khi thông báo sai sót gửi đến đơn vị thuế, đơn vị thuế sẽ phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo sai sót. Kiểm tra trạng thái thông báo sai sót vào chi tiết nội dung phản hồi của đơn vị thuế.
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.
Bước 1: Thông báo cho người mua về thông tin sai sót trên hóa đơn (Không cần lập hóa đơn mới).
– Người bán gửi thông báo tới người mua về thông tin, đại chỉ sai sót trên hóa đơn thông qua Hotline, mail,…
– Người bán không cần lập hóa đơn mới
Bước 2: Lập thông báo giải trình sai sót gửi đơn vị thuế
– Nhấn Lập thông báo trong phần hệ Hóa đơn điện tử/tab Thông báo HĐ sai sót
– Thiết lập điều kiện tìm kiếm và chọn 1 hoặc nhiều hóa đơn sai sót cần giải trình
– Chọn Giải trình tại cột “Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình/Hủy”. Sau đó nhập Lý do
– Ký điện tử sau đó nhấn Gửi.
- .Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Cách 1: lập hóa đơn điều chỉnh
– Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hỏa đơn đã lập có sai sót, sau đó ký số gửi đơn vị thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập. Trường hợp người bản và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng năm”.
– Bước 2: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.
– Bước 3: Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (trừ trường hợp hóa đơn điện từ không có mã của đơn vị thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho đơn vị thuế).
Cách 2: lập hóa đơn thay thế
– Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bản và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bản lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày tháng, năm”,
– Bước 2: Gửi lại hóa đơn dùng cho người mua
– Bước 3: Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA
- Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế đã lập có sai sót
– Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.
– Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của đơn vị thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo).
– Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với đơn vị thuế thì đơn vị thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì đơn vị thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Trên đây là tất cả thông tin về Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử có mã đơn vị thuế trên Misa mà Công ty Luật LVN Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật LVN Group để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!