Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; chứng từ khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau
- a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá không có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- e) Chữ ký số điện tử theo hướng dẫn của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo hướng dẫn của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
3. Phiếu tra cứu hóa đơn điện tử là gì?
Phiếu tra cứu hóa đơn điện tử là phiếu thể hiện thông tin của hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử
4. Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử
Nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ:
“1. Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.
- Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
- Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.
- Trường hợp đơn vị nhà nước, người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì đơn vị thuế có trách nhiệm gửi tới thông tin hóa đơn điện tử cho các đơn vị, người có thẩm quyền có liên quan.
- Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống gửi tới thông tin tự động.”
5. Tra cứu HĐĐT hợp lệ, hợp pháp
Tra cứu HĐĐT GTGT trên trang của “TỔNG CỤC THUẾ ” được sử dụng trong các trường hợp sau.
Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu chứng từ điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành chứng từ điện tử.
Trường hợp 2: Trước khi hạch toán, kê khai chứng từ kế toán Doanh nghiệp. cần xác nhận tính hợp pháp của chứng từ.
Thông tin trên website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành chứng từ, biên lai (NNT và đơn vị Thuế) theo hướng dẫn tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Căn cứ, Cách tra cứu Hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng Cục Thuế gồm 3 bước tại đây.
6. Hướng dẫn tra cứu và in kết quả tra cứu hóa đơn điện tử chính xác
6.1 Tra cứu trên Cổng thông tin HĐĐT của Tổng cục thuế
Phương thức tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế được áp dụng với doanh nghiệp chưa đăng ký áp dụng HĐĐT theo TT 78 và NĐ 123.
Các bước tra cứu cụ thể như sau:
Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết: MST của người bán, Loại hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Tổng tiền thanh toán, Mã captcha.
Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”.
Lưu ý: Khi nhập “Ký hiệu hóa đơn”, cần bỏ bớt ký tự số ở đầu dãy ký hiệu. VD: 1C21TTV => C21TTV
6.2 Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử
Đối tượng có thể sử dụng cổng thông tin hóa đơn điện tử https://hoadondientu.gdt.gov.vn để tra cứu hóa đơn đó là các tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78.
Căn cứ là những đối tượng đã được đơn vị thuế gửi thông báo “Chấp nhận” cho áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau khi được Chấp nhận, người nộp thuế sẽ được cấp tài khoản để truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế tại website https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Quy trình 3 bước để tra cứu gồm:
Bước 1: Đăng nhập theo thông tin tài khoản đã được Cơ quan thuế cấp.
Bước 2: “Tra cứu” => “Tra cứu hóa đơn”.
Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/ mua vào”. Tại đây, màn hình sẽ hiển thị toàn bộ hóa đơn đã áp dụng TT 78 và NĐ 123.
Để xem thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm” => Click vào hóa đơn muốn xem để thực hiện các chức năng: Xem, In, Xuất excel, Xuất XML
6.3 Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ này cụ thể như sau:
Bước 1: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.
Bước 2: Chọn ô “Tra cứu” rồi click vào “Tra cứu chứng từ”.
Bước 3: Click chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.
Khi bạn muốn xem thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm”. Tại nơi hiển thị kết quả, click vào chứng từ muốn xem để có thể thực hiện các chức năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.