Văn Phòng Luật LVN

Kê khai thuế là việc diễn ra quen thuộc đối với mỗi kế toán viên và doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình kê khai thuế vì nhiều lý do mà kế toán viên và doanh nghiệp có thể lập và phát hành hóa đơn, điền thông tin xảy ra sai sót. Trong những trường hợp như vậy, phát hành hóa đơn thay thế là điều tất yếu theo hướng dẫn của pháp luật. LVN Group là hãng luật uy tín tại Việt Nam có văn phòng trải rộng khắp cả nước, hoạt động trong nhiều năm với đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp trong việc xử lý và giải quyết các vấn đề tài chính, kế toán, kê khai thuế. LVN Group tự tin chia sẻ nội dung trình bày Hướng dẫn khai thuế đối với hóa đơn thay thế đến quý bạn đọc và doanh nghiệp những thông tin pháp lý hữu ích nhằm giúp cho doanh nghiệp và kế toán viên kê khai thuế dễ dàng và thực hiện đúng với quy định pháp luật hiện hành.

Hướng dẫn kê khai thuế đối với hóa đơn thay thế

1. Khái niệm hóa đơn thay thế

Hóa đơn thay thế là nghiệp vụ được thực hiện để thay thế hóa đơn đã phát hành bằng việc phát hành một hóa đơn khác. Vì vậy, chúng ta có thể hiểu rằng nghiệp vụ thay thế hóa đơn là một nghiệp vụ kép gồm 2 nghiệp vụ: Xóa hóa đơn cần thay thế và phát hành hóa đơn mới tương ứng để thay cho hóa đơn đã xóa đó.

2. Trường hợp phát hành hóa đơn thay thế

Chỉ hóa đơn gốc chưa được kê khai thuế, chưa bị hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh, đã thanh toán thì mới được phép lập hóa đơn thay thế. Khi kế toán kê khai thuế sẽ xảy ra 2 trường hợp:

Trường hợp khi hóa đơn đã phát hành, và khi phát hiện có sai sót nhưng hóa đơn chưa được đưa vào trong báo cáo thuế thì các thông tin ghi nhận trên hóa đơn chưa thực sự tác động đến sự sai lệch trong báo cáo gửi đơn vị thuế. Trong tình huống này, chúng ta nên chọn nghiệp vụ hủy hóa đơn bị sai sót và phát hành hóa đơn mới có thông tin đúng.

Trường hợp hóa đơn được phát hành bị sai sót và bên người mua hàng đã đưa vào báo cáo thuế thì các thông tin ghi nhận trên hóa đơn chắc chắn có tác động đến sự sai lệch về thông tin hoặc số liệu trong báo cáo gửi đơn vị thuế. Trong trường hợp này, chúng ta không thể thực hiện hủy hóa đơn bị sai sót đó mà thay vào đó là phải thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh phát hành hóa đơn thay thế.

3. Quy định về hóa đơn thay thế

Pháp luật quy định về việc thay thế đối với chứng từ đã lập theo Điều 9, Thông tư số 32/2011/TT-BTC như sau:

“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo hướng dẫn tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập chứng từ điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào chứng từ điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo hướng dẫn của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Vì vậy, đối với chứng từ thay thế phải có biên bản ghi nhận sai sót, khẳng định hai bên chưa kê khai thuế và thoả thuận về việc xoá bỏ chứng từ sai, lập chứng từ mới thay thế cho chứng từ sai đó. Bên cạnh đó, chứng từ thay thế ngoài việc lập lại toàn bộ các nội dung còn phải có dòng chữ hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm

4. Kê khai thuế khi xuất hóa đơn thay thế

Nếu trong cùng kỳ khai thuế thì chỉ kê khai hóa đơn thay thế sau. Nếu khác kỳ khai thuế thì phải kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ xuất hóa đơn bị sai. Đồng thời, doanh nghiệp có thể chọn một trong hai cách kê khai thuế theo hướng dẫn như sau:

Kê khai đồng thời cả hóa đơn sai sót và hóa đơn thay thế lên tờ khai lần đầu Khi phát hiện hóa đơn sai sót và đã lập hóa đơn thay thế trước kỳ hạn lập tờ khai thuế GTGT, người dùng có thể kê khai luôn hóa đơn thay thế lên tờ khai lần đầu của kỳ phát sinh hóa đơn sai sót. Tuy nhiên, cách khai này chỉ áp dụng đối với mẫu tờ khai thuế GTGT theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Kê hóa đơn sai sót (hóa đơn gốc) lên tờ khai lần đầu và kê hóa đơn thay thế vào tờ khai bổ sung. Cách xử lý số liệu trên bảng kê thuế lần đầu và tờ khai bổ sung kỳ như sau:

Tờ khai thuế lần đầu: Kê lên bảng kê đúng số tiền trên cả 2 hóa đơn;
Tờ khai bổ sung thuế: Căn cứ vào hóa đơn thay thế, kế toán chỉnh sửa lại các chỉ tiêu liên quan trên tờ khai bổ sung cho chính xác.

Kê khai thuế đối với hóa đơn thay thế vô cùng cần thiết giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình kế toán cũng như kê khai thuế theo đúng pháp luật. Do đó, các kế toán viên và doanh nghiệp cần hết sức lưu ý và kịp thời kê khai trọn vẹn và đúng các hóa đơn khi có vấn đề sai sót xảy ra. Thông tin nội dung trình bày Hướng dẫn khai thuế đối với hóa đơn thay thế giúp doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hóa đơn sai sót nhanh chóng và đúng quy định. Hãy liên hệ đến LVN Group qua địa chỉ: http://lvngroup để được tư vấn và hỗ trợ trong vấn đề pháp lý, tài chính, kế toán, kê khai thuế nhanh chóng, hiệu quả và luôn được cập nhật. LVN Group là điểm tựa pháp lý vững chắc cho mọi khách hàng.

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam