Kể từ khi thành lập, doanh nghiệp có trách nhiệm và nghĩa vụ phải nộp báo cáo tài chính cho các đơn vị có thẩm quyền theo thời hạn quy định. Hiện nay, việc kê khai và nộp báo cáo tài chính được thực hiện bằng 2 cách: Trực tiếp (nộp hồ sơ giấy theo cách truyền thống) và trực tuyến (cách nộp online, qua mạng điện tử). Việc nộp tờ khai báo cáo tài chính thông qua mạng điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi tính nhanh chóng và thuận tiện. Để có thêm thông tin chi tiết và cụ thể, Quý bạn đọc có thể cân nhắc nội dung trình bày Hướng dẫn kết xuất và gửi tờ khai báo cáo tài chính dưới đây của LVN Group.
Hướng dẫn kết xuất và gửi tờ khai báo cáo tài chính
1. Các bước kết xuất báo cáo tài chính
Bước 1: Thiết lập lại tất cả các giấy tờ, chứng minh liên quan đến kế toán
Trước hết, doanh nghiệp cần tổng hợp tất cả các loại hóa đơn, chứng từ, giấy tờ đã ký kết và giao dịch trong thời gian vừa qua.
Thứ hai, tất cả đều phải sắp xếp theo đúng trình tự thời gian, chứng từ nào có trước sẽ xếp trước. Thực hiện đúng yêu cầu này giúp báo cáo có tính minh bạch, trọn vẹn, khoa học. Và hơn hết, bước 1 hoàn thiện sẽ giúp người kiểm tra tài chính sau này được thuận lợi hơn.
Bước 2: Quy tập các loại giấy giờ giao dịch phát sinh ngoài lề
Bên cạnh các loại giấy tờ giao dịch thông thường, báo cáo tài chính cũng cần quy tập các hóa đơn tài liệu pháp sinh. Các giao dịch cũng như hoạt động tài chính được kiểm kê này cần đáp ứng yêu cầu về quy định pháp luật. Tập hợp đủ sẽ giúp báo cáo tài chính toàn diện, trọn vẹn cho doanh nghiệp. Đồng thời, báo cáo đúng tài chính giúp tổng cục thuế thông báo thuế đúng đắn hơn. Nếu không, khi phát hiện chênh lệch sẽ bị liệt vào hành vi trốn thuế và xử phạt luật.
Bước 3: Phân luồng tất cả các chứng từ giao dịch theo các phương diện
Báo cáo tài chính là văn bản khoa học nên không thể sắp xếp tùy tiện mà phải theo trình tự, nguyên tắc rõ ràng. Trước hết người lập kết xuất cần phân theo chu trình tháng hay từng quý. Tiếp theo, các chứng từ phải được kiểm kê, sắp xếp theo phương diện khác nhau. Phân loại như vậy giúp báo cáo khoa học, dễ nhìn, dễ kiểm tra.
Bước 4 Tổng kiểm tra tất cả các giao dịch, giấy tờ đã, đang và hàng hóa đang chờ
Bước 4 được đánh giá là bước phức tạp nhất, khó khăn nhất vì cần đánh giá kiểm tra dưới nhiều cách thức khác nhau. 8 phương diện cần tổng kiểm tra dưới đây sẽ giúp quy trình lập báo cáo tài chính theo quý/ tháng dễ dàng, trọn vẹn, chính xác hơn bao giờ hết.
- Phương diện 1: Kiểm tra lại các mặt hàng đang được lưu kho
Hàng lưu kho có nhiều được không ảnh hưởng đến việc đánh giá tài chính chung cho công ty/ doanh nghiệp. Có hai trường hợp xảy ra, thứ nhất kho không có hàng tồn đây là điểm đáng mừng cho doanh nghiệp. Khi này cần đánh giá, căn chỉnh để vượt chỉ tiêu xuất hàng hơn quý trước.
Trường hợp thứ hai còn nhiều hàng hóa vẫn đang được lưu kho. Đây là dấu hiệu cho thấy phương pháp kinh doanh chưa phù hợp, cần tìm ra cách xử lý trong báo cáo đánh giá tài chính. Với nguồn hàng lưu kho, doanh nghiệp có thể thực hiện cách chạy giá vốn để bán hàng. Đương nhiên bán theo vốn vẫn cần chất lượng hàng, hóa đơn và được ghi lại trong báo cáo tài chính.
- Phương diện 2 kiểm tra chi tiết các khoản vay – nợ ở hai mặt: người đi vay – người cho vay
Kể cả doanh nghiệp đang có vấn đề về cho vay vốn hoặc đang nợ thì cũng cần kê khai trọn vẹn. Tính toán và thu số nợ về để công ty hoàn thành báo cáo tài chính. Một số trường hợp công nợ cần đối chiếu, chứng thực để đưa dữ liệu vào báo cáo tài chính.
- Phương diện 3: Cần kiểm tra lại các nguồn vốn rót vào việc đầu tư
Đầu tư sinh lời hay thua lỗ cũng là một trong những nguyên nhân giúp bản báo cáo tài chính xác thực hơn. Cần kiểm tra, rà soát lại tất cả các nguồn vốn đã rót vào đầu tư. Sau đó kiểm kê từng hạng mục, đánh giá mức độ lợi nhuận và thua lỗ. Việc cuối cùng chính là đưa vào báo cáo tài chính và tìm phương hướng giải quyết tốt nhất.
- Phương diện 4: Kiểm tra các loại vốn/ chi phí/ giao dịch đã dùng cho việc trả trước
Báo cáo tài chính đạt chuẩn nhằm đánh giá giá khách quan nhất không thể thiếu danh mục trả trước. Các khoản chi phí này nhằm mục đích đầu tư hay thanh toán cũng cần kiểm kê trọn vẹn. Yêu cầu của phương diện này là đúng thực tiễn, đúng số liệu đã chi ra.
- Phương diện 5: Kiểm tra các loại tài sản cố định còn đang sở hữu
Theo như thông tư 45 ban hành năm 2013, các loại tài sản đang sở hữu cũng sẽ được kiểm kê lại trong báo cáo tài chính. Tài sản cố định yêu cầu mức độ chính chủ, phải định giá trị chi tiết và nguy cơ – rủi ro xoay quanh phần tài sản này. Thông qua nắm bắt được tài sản cố định, doanh nghiệp có thể tính được các loại thuế suất cần chi trả. Vì vậy góp phần kiểm định đánh giá rõ ràng trong báo cáo, tránh được sai phạm khi bị kiểm tra.
- Phương diện 6: Kiểm kê lại toàn bộ lợi nhuận của doanh nghiệp
Khâu này cực kỳ cần thiết trong kết xuất báo cáo tài chính, kể cả theo quý hoặc theo tháng. Dựa vào mức lợi nhuận cho việc bán hàng hóa/ dịch vụ sau khi khấu trừ thuế, vốn. Sau đó tổng kết vào báo cáo để ban quản trị đánh giá và đưa ra phương hướng điều chỉnh kịp thời. Nếu lợi nhuận tăng sẽ tiếp tục phát huy. Ngược lại khi lợi nhuận tuột dốc cần tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương án, biện pháp xử lý kịp thời giúp công ty lội ngược dòng ở các kỳ sau.
- Phương diện 7: Kiểm tra mức giá vốn so với cơ chế thị trường
Chi phí cần bỏ ra mua/ sản xuất hàng hóa cao hay thấp đều ảnh hưởng tới mức tài chính. Phần chi này chi phối tới giá bán ra, dịch vụ của công ty. Đưa mức giá xuống thấp nhưng vẫn giữ nguyên giá trị thể hiện mức độ thành công của doanh nghiệp.
- Phương diện 8: Kiểm kê lại hồ sơ chung
Với những phương diện trên sau khi tập hợp đủ cần tiến hành kiểm kê lại một lần nữa trước khi kết xuất báo cáo. Nếu ở bước phân luồng hồ sơ đã sai sẽ ảnh hưởng tới kết quả kết xuất tài chính chung. Khi có nhầm lẫn, nhẹ sẽ cần làm lại từ đầu tức là mất thời gian, công sức. Nặng còn bị phạt theo luật khi có thanh tra kiểm tra.
Bước 5: Số liệu hóa các dữ kiện
Sau khi xác định không sai ở các bước và 8 phương diện trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành số hóa. Tức là chuyển đầu số, làm tròn đến mức chuẩn để không phát sinh số dư lẻ (dù là vốn, trả trước, lợi nhuận hay thua lỗ).
Bước 6 Xác lập báo cáo tài chính
Cần sử dụng phần mềm của Tổng cục thuế để kết xuất tài chính cho mỗi doanh nghiệp. Trước tiên cần đăng nhập (đăng ký nếu như báo cáo lần đầu) và điền mã thông tin để vào tài khoản. Tiếp theo hãy ấn vào “báo cáo tài chính” để nhập toàn bộ dữ liệu. Chú ý nhập đúng và kiểm tra kỹ lưỡng thông tin khi lưu vào. Cuối cùng chỉ cần lưu lại file và hoàn thiện báo cáo kết xuất, chuẩn bị nộp tài khai.
2. Hướng dẫn kết xuất tờ khai báo cáo tài chính
Bước 1: Tạo tờ khai bằng phần mềm HTKK
Lưu ý:Chỉ mở trình duyệt Google Chorme để thực hiện gửi tờ khai trên hệ thống Etax của tổng cục thuế.
Tại bước này, bạn sẽ sử dụng phần mềm HTKK để thực hiện việc kết xuất các tờ khai cần kê khai thuế.
Bước 2. Lựa chọn đúng Mã số thuế cần kê khai (1), sau đó bấm Đồng ý (2)
Bước 3: Sau khi bấm Đồng ý, bạn chọn tờ khai Báo cáo tài chính
Bước 4: Tiếp theo bạn chọn đúng Năm cần kê khai (3), sau đó bấm Đồng ý (4)
Bước 5: Sau khi bấm Đồng ý, sẽ xuất hiện giao diện nhập dữ liệu, bạn hãy nhập trọn vẹn dữ liệu vào Form (nếu chưa nhập), sau đó bấm Kết xuất XML.
Bước 6: Tiếp đến bạn chọn đường dẫn để lưu tệp tờ khai (6), rồi bấm Save (7)
3. Gửi tờ khai báo cáo tài chính
Khi gửi tờ khai cho Bộ báo cáo tài chính, bạn cần nộp bộ tờ khai bao gồm 02 loại sau:
- Gửi tờ khai chính
- Gửi phụ lục (Thuyết minh báo cáo tài chính hoặc Cân đối tài khoản).
Sau đây là các bước cơ bản để gửi bộ tờ khai báo cáo tài chính đến Bộ Tài Chính.
3.1 Gửi tờ khai chính
Bước 1: Đăng nhập vào website https://thuedientu.gdt.gov.vn bằng trình duyệt Google Chorme.
Bước 2: Trên giao diện website https://thuedientu.gdt.gov.vn, bạn chọn chức năng Nộp tờ khai XML (1), sau đó bấm Chọn tệp tờ khai (2)
Bước 3: Cửa sổ Open hiện ra, bạn tìm đến thư mục lưu tệp tờ khai đã Kết xuất từ Bước 1 ở trên (3), sau đó bấm vào tệp tờ khai cần kê khai (4), rồi bấm Open (5).
Lưu ý: trong trường hợp cửa số Open không hiển thị có thể nó bị ẩn sau trang web. Bạn nhấn nút thu nhỏ trang web xuống để nhìn thấy cửa số Open từ đó bạn có thể chọn được file xml cần nộp.
Bước 4: Sau khi chọn tờ khai, bấm Ký điện tử để upload tờ khai vừa chọn.
Bước 5: Cửa sổ NTTD hiện ra, bạn nhập mã PIN (mật khẩu của USB Token) vào ô Số PIN, sau đó bấm Chấp nhận.
Bước 6: Khi cửa sổ iHTKK thông báo “Ký tệp tờ khai thành công” hiện ra, bạn bấm vào OK để hoàn tất quá trình ký lên tệp tờ khai.
Bước 7: Bấm Nộp tờ khai để gửi tờ khai đến đơn vị thuế.
Bước 8: Khi gửi tờ khai thành công, trên màn hình sẽ hiện ra Danh sách tờ khai đã nộp thành công tới đơn vị thuế.
Tới đây bạn đã hoàn tất việc gửi tờ khai chính thành công tới đơn vị thuế.
3.2 Gửi phụ lục (Thuyết minh báo cáo tài).
Để gửi Thuyết minh báo cáo tài chính, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Bạn đăng nhập vào website http://thuedientu.gdt.gov.vn sau đó bấm vào menu Tra cứu chọn chức năng Tờ khaiđể vào trang tra cứu thông tin:
Bước 2: Chọn các điều kiện tra cứu:
Tờ khai: Chọn Bộ báo cáo tài chính mà bạn vừa gửi ở Mục 3.1
Ngày nộp từ ngày: chọn theo thời gian bạn gửi, sau đó bấm Tra cứu
Bước 3: Khi kết quả Tra cứu hiện ra bạn tìm đến tờ khai Bộ báo cáo tài chính vừa gửi, sau đó bấm biểu tượng trong cột Gửi phụ lục như hình minh họa bên dưới:
Bước 4: Khi cửa sổ Nộp phụ lục hiện ra bạn bấm nút Chọn tệp tệp tờ khai
Bước 5: Khi cửa sổ Open hiện ra bạn chọn file Thuyết minh báo cáo tài chính cần gửi, sau đó bấm Open.
Bước 6: Tiếp đến bạn bấm nút Ký điện tử để ký tờ Thuyết minh báo cáo tài chính.
Bước 7: Khi cửa sổ Xác nhận mã PIN hiện ra bạn nhập mã PIN, sau đó bấm vào nút Chấp nhận
Bước 8: Khi cửa sổ NTDT thông báo “Ký tệp tờ khai thành công” hiện ra, bạn bấm vào OK để hoàn tất quá trình ký lên tệp tờ khai.
Bước 9: Bấm Nộp tờ khai để gửi tờ khai đến đơn vị thuế.
Bước 10: Khi gửi tờ phụ lục thành công, trên màn hình sẽ hiện ra Danh sách tờ khai đã nộp thành công tới đơn vị thuế.
Trên đây là Hướng dẫn kết xuất và gửi tờ khai báo cáo tài chính của chúng tôi dựa trên các quy định hiện hành. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi hay quan tâm đến kết xuất và gửi tờ khai báo cáo tài chính, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi theo các thông tin bên dưới:
- Hotline: 1900.0191
- Gmail: info@lvngroup.vn
-
Website: lvngroup.vn