Hướng dẫn ký điện tử trên biên bản thu hồi hóa đơn chi tiết 

Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản, hình ảnh, video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu. Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử và xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị nào phát hành. Trên biên bản thu hồi hóa đơn, khách hàng cũng có thể sử dụng cách thức ký điện tử trên biên bản này. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến Hướng dẫn ký điện tử trên biên bản thu hồi hóa đơn chi tiết. 

1. Ký điện tử là gì ? 

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 21, Luật giao dịch điện tử năm 2005, chữ ký điện tử (Electronic signature) được tạo lập dưới dạng chữ, số, từ, ký hiệu, âm thanh hoặc các cách thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác minh người ký và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Vì vậy, có thể hiểu đơn giản: Chữ ký điện tử là một đoạn thông tin đi kèm dữ liệu điện tử, mục tiêu xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người ấy với nội dung đã được ký. Chữ ký điện tử được chứng thực bởi tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.

2. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử 

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử bao gồm 2 vai trò: vai trò là chữ ký và vai trò là con dấu. Căn cứ như sau:

– Nếu văn bản cần chữ ký để đảm bảo giá trị pháp lý, thì chữ ký điện tử cần đảm bảo 2 yếu tố sau:

+ Cho phép xác minh được người ký và sự đồng ý của người ký với nội dung thông điệp trên văn bản.

+ Chữ ký điện tử phải đảm bảo đủ an toàn, không bị giả mạo.

– Nếu văn bản cần được đóng dấu của đơn vị, tổ chức thì mới được coi là hợp lệ, thì chữ ký điện tử cần đáp ứng các yêu cầu an toàn sau:

+ Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng

+ Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời gian ký

+ Mọi thay đổi của chữ ký điện tử đều có thể bị phát hiện sau thời gian ký

+ Mọi thay đổi với nội dung thông điệp dữ liệu đều có thể bị phát hiện sau thời gian ký

Lưu ý: Chữ ký điện tử được xem là đảm bảo an toàn khi được tổ chức gửi tới chữ ký điện tử chứng thực.

3. Ký điện tử trên biên bản hóa đơn trực tiếp trên Word, Excel. 

Bước 1: Đầu tiên doanh nghiệp mở file word Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử, sau đó nhấp vào tác vụ “File” phía góc trái trên cùng.

Bước 2: Doanh nghiệp vào mục “Info” rồi chọn “Protect Document”, khi xuất hiện thanh công cụ các Doanh nghiệp chọn “Add a Digital Signature” như hình bên dưới.

Bước 3: Khi hiện lên thông báo Microsoft Office Word, các Doanh nghiệp chọn OK

Tiếp tục lựa chọn chữ ký số đang hiện có trong trương trình rồi OK

Lưu ý: Trước khi làm những thao tác này, Doanh nghiệp cần kết nối thiết bị USB chữ ký số vào máy tính, để chương trình có thể nhận được chữ ký số.

Bước 4: Ở bước này, cửa sổ Sign hiện lên để ghi chú cho lý do ghi chữ ký vào văn bản, các doanh nghiệp có thể bỏ qua rồi chọn Sign để ký số.

Bước 5: Nhập mật khẩu USB Token. Khi hiện lên cửa sổ PIN Verification các Doanh nghiệp nhập mã PIN Token vào và ấn Đăng nhập để hoàn thành việc ký số.

Với file Excel: Thực hiện các bước tương tự như ký số đối với Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử file Word.

4. Ký điện tử trên biên bản điện tử dạng PDF, Powerpoint thông qua phần mềm Foxit Reader 

Bước 1: Mở file bản khai/hợp đồng định dạng PDF với phần mềm Foxit Reader.

Bước 2: Từ thẻ Protect, chọn chức năng Sign & Certify -> chọn Place Signature… để mở chức năng ký văn bản.

Bước 3: Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.

Bước 4: Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign

Bước 5: Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> chọn Save.

Bước 6: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mã PIN để truy xuất đến USB Token,  nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.

Bước 7: Nếu nhập đúng mã pin của USB Token thì phần mềm sẽ tự động ký số vào văn bản, các doanh nghiệp sẽ thấy xuất hiện thông tin của doanh nghiệp ngay tại nơi các doanh nghiệp đã chọn sẽ ký vào ở bước 3, đến đây xem như là hoàn tất.

Bước 8: Các doanh nghiệp có thể kiểm tra lại bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản.

Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Hướng dẫn ký điện tử trên biên bản thu hồi hóa đơn”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.