Hướng dẫn ký hóa đơn điện tử nhanh chóng dễ dàng

Hướng dẫn ký hóa đơn điện tử nhanh chóng dễ dàng thế nào cho đúng theo Pháp luật quy định? Hãy cùng luật LVN Group nghiên cứu chi tiết thông qua nội dung trình bày sau !!

1. Một số trường hợp cần lấy hóa đơn điện tử

Trong khi thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử, phần lớn các công việc đều được thực hiện trên phần mềm. Tuy nhiên, nhiều trường hợp doanh nghiệp cần lấy hóa đơn điện tử để lưu trữ tại hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp hoặc để in ấn hay đơn giản là lấy để gửi email cho khách hàng.

Đối với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, tất cả các dữ liệu về hóa đơn của doanh nghiệp đều được lưu trữ trọn vẹn, an toàn, bảo mật trên hệ thống. Vì vậy, doanh nghiệp có thể truy cập bất cứ lúc nào để lấy hóa đơn điện tử phục vụ cho các mục đích khác nhau.

2. Hướng dẫn cách lấy hóa đơn điện tử nhanh chóng

Cách lấy hóa đơn điện tử là trước hết doanh nghiệp cần thực hiện tra cứu trên hệ thống tra cứu hóa đơn, thực hiện tải hóa đơn về và sử dụng hóa đơn điện tử vào các mục đích khác nhau

2.1 Tra cứu hóa đơn điện tử

Để thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử đã tạo lập và phát hành trên hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang web để tra cứu hóa đơn của E-invoice: https://einvoice.vn/tra-cuu.
• Bước 2: Doanh nghiệp nhập các thông tin bao gồm số hóa đơn, mã nhận hóa đơn.
• Bước 3: Nhập mã kiểm tra sau đó chọn “Tra cứu hóa đơn”.
• Bước 4: Kiểm tra kết quả hóa đơn điện tử tra cứu.

Sau khi giao diện hệ thống hiển thị màn hình hiển thị kết quả chi tiết hóa đơn điện tử, bạn có thể kiểm tra lại toàn bộ các thông tin của hóa đơn. Tệp hóa đơn đính kèm sẽ ở 2 định dạng là .zip và .pdf để cho bạn tùy chọn.

2.2 Tải và lưu trữ hóa đơn điện tử

Sau khi thực hiện tra cứu thành công hóa đơn điện tử, bạn có thể lấy hóa đơn điện tử bằng cách click vào nút “Tải về” trên hệ thống. Kế tiếp, bạn lựa chọn nơi lưu hóa đơn trong máy tính để lưu lại.

Sau khi tải về thành công, bạn có thể thực hiện mở và xem hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử xuất ra ở dạng XML nên bạn phải sử dụng phần mềm hỗ trợ đọc file XML của Tổng Cục Thuế có tên là iTaxViewer.

2.3 In hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể lấy hóa đơn điện tử file cứng bằng cách in hóa đơn điện tử. Trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT, có 2 cách in hóa đơn điện tử:

• In hóa đơn điện tử bản chuyển đổi: Chỉ được thực hiện duy nhất 1 lần, cần có chữ ký người thực hiện in bản chuyển đổi, người uỷ quyền pháp lý và có đóng dấu đỏ. Bản in chuyển đổi của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.
• In hóa đơn điện tử bản thể hiện: Có thể thực hiện không giới hạn số lần, bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice – đơn giản, thuận tiện, tối ưu

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. E-invoice đáp ứng được trọn vẹn các yêu cầu về nghiệp vụ theo yêu cầu của Tổng Cục Thuế.

Với giao diện đơn giản, thân thiện, các tính năng tiện lợi và dễ sử dụng, E-invoice được nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam tin tưởng và sử dụng. Không chỉ giúp Kế toán tạo lập, phát hành hóa đơn nhanh chóng trên phần mềm, E-invoice còn giúp Kế toán dễ dàng tra cứu và quản lý danh sách hóa đơn.

Kế toán có thể lấy hóa đơn bất cứ khi nào cần trên hệ thống lưu trữ. Các thông tin về hóa đơn và doanh nghiệp đều được bảo mật an toàn nhờ công nghệ Blockchain – công nghệ bảo mật dữ liệu hàng đầu hiện nay.

Mặt khác, E-invoice còn dễ dàng tích hợp truyền dẫn dữ liệu từ các hệ thống của CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp. Nhờ vậy, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong thực hiện nhiều nghiệp vụ khác như làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, quản lý công nợ,…