Hướng dẫn làm thông báo phát hành hoá đơn điện tử VNPT

Theo quy định của pháp luật, ngày 01 tháng 07 năm 2023, các doanh nghiệp buộc phải sử dụng loại hóa đơn chứng từ điện tử. Do đó, các doanh nghiệp đã và đang bắt đầu tìm kiếm đến các tổ chức gửi tới dịch vụ chứng từ điện tử để đăng ký sử dụng, trong đó có phần mềm chứng từ điện tử Invoice của VNPT. Tuy nhiên, do lần đầu làm quen với chứng từ điện tử VNPT. Việc phát hành cũng như sử dụng khiến nhiều người còn bỡ ngỡ. Do đó, Quý bạn đọc có thể cân nhắc nội dung trình bày Hướng dẫn làm thông báo phát hành chứng từ điện tử VNPT dưới đây của LVN Group. LVN Group hi vọng Quý bạn đọc sẽ có thêm nhiều thông tin chi tiết và cụ thể.

Hướng dẫn làm thông báo phát hành chứng từ điện tử VNPT 

1. Hướng dẫn làm thông báo phát hành chứng từ điện tử VNPT

Bước 1: Chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu tiên qua mạng

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm những giấy tờ sau:

• Quyết định sử dụng chứng từ điện tử ( theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
• Thông báo phát hành chứng từ điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
• Hoá đơn mẫu (do VNPT Vinaphone cung cấp)

CHÚ Ý: 

–  Quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành chứng từ điện tử và chứng từ mẫu ->  phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)

–  Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”

–  Bên cạnh đó bạn cần chuẩn bị Chữ ký số (Token)

Cách Làm Thông báo phát hành hóa đơn điện tử “XML” trên HTKK:

Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)

Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”

Vậy là bạn đã có fife “ XML” Thông báo phát hành chứng từ điện tử.

Bước 2 : Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng fife “XML”
– Sử dụng trình duyệt Internet Explorer Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

– Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý : Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành chứng từ điện tử.

– Sau đó Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML”

Việc nộp thông báo phát hành chứng từ điện tử giống như việc  bạn nộp Tờ khai thuế GTGT .

Bước 3 : Nộp Hóa đơn mẫu, quyết đinh sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

Các bạn phải scan (Chú ý 3 fife này phải có định dạng word ).

• Thông báo phát hành chứng từ điện tử,
• Hóa đơn mẫu mà bên VNPT Vinaphone gửi tới
• Quyết định được sử dụng hóa đơn

Quá trình nộp 3 file word.

+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai. gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:

– Tiếp đó các bạn chọn File Word  đã tạo đính kèm . Sau đó Ký nộp là xong !.

Chú ý:  Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.

Để có thể kiểm tra chứng từ đã được pháp hành hay chưa. Cách tra cứu chứng từ điện tử đã được thông báo phát hành qua công thông tin của đơn vị thuế.

+    Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có trọn vẹn thông tin (Được phép sử dụng)

+    Nếu không có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế.

Xong các bước để tiến hành làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

2. Giải đáp có liên quan

2.1 Các cơ sở pháp lý liên quan đến chứng từ điện tử?

Trả lời: Hóa đơn điện tử có đầu đủ giá trị pháp lý theo hướng dẫn của Chính phủ, Bộ tài chính và Tổng cục Thuế đã ban hành gồm:

1. Các văn bản do Chính phủ ban hành

• Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005
• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 về quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong đó có định nghĩa về hóa đơn điện tử.
• Nghị định về Thương mại điện tử số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/06/2006
• Nghị định Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007
• Nghị định Quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực tài chính số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007
• Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010

• Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

2. Các văn bản do Bộ tài chính ban hành

• Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

• Thông tư hướng dẫn thi hành NĐ 51/2010/NĐ-CP số 39/2014/TT-BTC ngày 20/05/2014 (thay thế cho TT 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/13, TT 135/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 và TT 13/2011/TT-BTC ngày 08/02/2011)

• Công văn hướng dẫn về chữ ký của người mua trên Hóa đơn điện tử số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016.

2.2 Doanh nghiệp cần có điều kiện gì để được sử dụng chứng từ điện tử?

Trả lời: Doanh nghiệp muốn sử dụng chứng từ điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với đơn vị thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng chứng từ điện tử theo hướng dẫn;
• Có chữ ký điện tử theo hướng dẫn của pháp luật.
•  Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của chứng từ điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời gian lập chứng từ.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

2.3 Doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục gì để phát hành chứng từ điện tử?

Trả lời:

Sau khi đáp ứng được tất cả các điều kiện cần thiết để có thể sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần làm các thủ tục sau để phát hành HĐĐT: (thực hiện như hóa đơn giấy)

1. Ra quyết định áp dụng HĐĐT: theo biểu mẫu BM01 thông tư 32/2011/TT-BTC

• Gửi cho CQT quản lý trực tiếp qua hệ thống bưu chính hoặc trực tiếp.
• Văn bản gửi đến Cơ quan thuế không có kết quả giải quyết

2. Lập thông báo phát hành HĐĐT: theo biểu mẫu BM02 thông tư 32/2011/BTC

• Gửi cho CQT quản lý trực tiếp qua cổng thông tin điện tử của CQT
• Hóa đơn mẫu (trường hợp thông báo lần đầu và các lần tiếp theo có sự thay đổi về nội dung và cách thức hóa đơn phát hành)

• Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến CQT quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Trên đây là nội dung trình bày mà chúng tôi gửi tới đến Quý bạn đọc về Hướng dẫn làm thông báo phát hành chứng từ điện tử VNPT dựa trên các quy định hiện hành và quy định, chính sách của VNPT. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi hay quan tâm đến Hướng dẫn làm thông báo phát hành chứng từ điện tử VNPT, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi theo các thông tin bên dưới:

• • Hotline: 1900.0191
  • Gmail: info@lvngroup.vn

  • Website: lvngroup.vn