Hướng dẫn lập biên bản xác nhận công nợ (Mới nhất 2023)

Trong quá trình hoạt động kinh doanh công nợ là vấn đề mà doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Công nợ là khi một doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán cho các nhân tổ chức mà số tiền còn lại nợ đến kì sau. Vậy mẫu biên bản xác nhận công nợ được quy định thế nào? Mời quý khách hàng cùng theo dõi nội dung trình bày dưới đây của công ty Luật LVN Group để biết thông tin cụ thể về các câu hỏi trên.

1. Biên bản xác nhận công nợ là gì?

Biên bản xác nhận công nợ là một trong những văn bản cần thiết trong khâu thanh toán giá trị của Hợp đồng mua bán hàng hóa/ Hợp đồng gửi tới dịch vụ giữa các bên. Biên bản xác nhận công nợ có vai trò làm rõ vấn đề nợ giữa các bên khi tham gia các giao dịch dân sự, giao dịch kết hợp đồng kinh tế. Biên bản xác nhận công nợ còn có vai trò đối trừ công nợ giữa các bên và tính toán, xác nhận khoản nợ cuối cùng tính đến thời gian lập biên bản xác nhận công nợ đó.

Biên bản xác nhận công nợ là một phần được thực hiện trong việc giao kết hợp đồng, vì vậy được hướng dẫn điều chỉnh bởi các quy định của Bộ Luật Dân sự và các văn bản hướng dẫn, khi lập biên bản xác nhận công nợ, hai bên cần xem xét kỹ lưỡng các căn cứ lập biên bản, tổng số tiền hai bên còn nợ và đối trừ nợ,… Biên bản xác nhận công nợ nên lập thành 02 bản mỗi bên giữ một bản và có trọn vẹn chữ ký/ con dấu của công ty.

 2. Khái niệm công nợ:

Trong quá trình hoạt động kinh doanh công nợ là vấn đề mà doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Công nợ là khi một doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán cho các nhân tổ chức mà số tiền còn lại nợ đến kì sau. Công nợ phải thu từ khách hàng là khi một tổ chức doanh nghiệp đã xuất hàng hóa thành phẩm cho khách hàng đã có hóa đơn chứng từ kê khai thuế. Tuy nhiên khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc việc thanh toán mới thực hiện được một phần. Công nợ ở đây có thể là giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, cũng có thể là công nợ giữa cá nhân với doanh nghiệp. Ngoài những công nợ chính cần kiểm soát để đảm bảo dòng tiền của công ty thì kế toán còn theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: các khoản thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường hay trừ lương chuyên viên do làm mất mát hư hỏng hàng hóa… và các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, phải trả công chuyên viên (tiền lương, trợ cấp), phải trả phải nộp cho nhà nước

2. Phân loại các loại công nợ:

Một doanh nghiệp khi có phát sinh các nghiệp vụ mua, bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ… hoặc phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với một cá nhân/ tổ chức khác, số tiền còn lại nợ sang kỳ sau được gọi tắt là công nợ. Người đảm nhận việc theo dõi công nợ này với khách hàng được gọi là kế toán công nợ. Quản lý công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi chúng ta bán dịch vụ hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà gửi tới phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa, dịch vụ từ một công ty hay cá nhân khác để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.

Công nợ được chia thành 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả.

2.1.Công nợ phải thu:

Các khoản công nợ phải thu bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, gửi tới dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền, hay các khoản đầu tư tài chính. Kế toán công nợ cần theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt và cần phân loại nhóm đối tượng nhằm kiểm soát công nợ hiệu quả (đối tượng nhà gửi tới, khách hàng, chuyên viên…)

– Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và trường hợp cụ thể. Đặc biệt cần có phương hướng giải quyết cho vấn đề công nợ 30 ngày là gì? Từ đó ngăn cản tình trạng chiếm dụng vốn, dây dựa, khê đọng khoản nợ.

– Khách hàng thanh toán các khoản cần phải có trọn vẹn các chứng từ hợp lệ liên quan như: biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ. Điều này giúp thực hiện việc thanh toán, bù trừ nợ được diễn ra minh bạch, rõ ràng tránh thất thu.

– Phải xác minh bằng văn bản các khoản nợ tồn đọng lâu ngày rồi từ đó đưa ra giải pháp cho toán thu hồi lại nợ

2.2.Công nợ phải trả:

Các khoản công nợ phải trả bao gồm khoản phải trả cho nhà gửi tới về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Cũng giống như công nợ phải thu, kế toán cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng.

– Đối với các khoản nợ phải trả không có hóa đơn, kế toán công nợ cần phải cập nhật liên tục, thống kế vào sổ sách rõ ràng. Việc này là hết sức cần thiết để tránh để nợ kéo dài tồn đọng vừa khó giải quyết về sau vừa làm mất uy tín doanh nghiệp. Đây cũng chính là lý do mà hầu hết các kế toán phải học trước tiên về việc nhập công nợ là gì?

– Đối với các khoản phải trả cho nhà nước, người lao động cần thực hiện đúng nghĩa vụ của mình. Đây cũng chính là các để doanh nghiệp nhận lại được quyền lợi chính đáng mà họ được nhận.

2.3.Các khoản phải thu, phải trả khác:

– Các khoản phải thu khác: phải thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như: giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng…đã được xử lý bồi thường.

– Các khoản phải trả khác: phải trả công chuyên viên, phải nộp Nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân…

2.4. Các khoản tạm ứng:

Các khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt.

a. Công nợ của cá nhân đối với cá nhân:

Trong giao dịch dân sự công nợ giữa các cá nhân với cá nhân diễn ra khá phổ biến.

Điều 466: Nghĩa vụ trả nợ của bên vay:

1. Bên vay tài sản là tiền thì phải trả đủ tiền khi đến hạn; nếu tài sản là vật thì phải trả vật cùng loại đúng số lượng, chất lượng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
2. Trường hợp bên vay không thể trả vật thì có thể trả bằng tiền theo trị giá của vật đã vay tại địa điểm và thời gian trả nợ, nếu được bên cho vay đồng ý.
3. Địa điểm trả nợ là nơi cư trú hoặc nơi đặt trụ sở của bên cho vay, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
4. Trường hợp vay không có lãi mà khi đến hạn bên vay không trả nợ hoặc trả không trọn vẹn thì bên cho vay có quyền yêu cầu trả tiền lãi với mức lãi suất theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 468 của Bộ luật này trên số tiền chậm trả tương ứng với thời gian chậm trả, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác.

Trong Bộ luật dân sự 2015 theo điều 466 Bộ luật dân sự cũng có đề cập tới trường hợp nghĩa vụ trả nợ của bên vay. Trong trường hợp này nếu bên vay và bên cho vay không thỏa thuận được với nhau, thì có thể lập biên bản xác nhận công nợ với nhau để minh bạch,rõ ràng với nhau về thời gian cũng như số tiền mà bên vay đang còn thiếu bên cho vay.

4. Ý nghĩa của biên bản xác nhận công nợ:

Biên bản xác nhận công nợ là một trong các loại văn bản rất quen thuộc đối với các công ty hoạt động buôn bán. Mẫu biên bản xác nhận công nợ là mẫu biên bản được sử dụng tại các đơn vị và áp dụng cho các cá nhân còn công nợ chưa thanh toán. Việc xác nhận công nợ sẽ đảm bảo tính minh bạch cho các khoản vay chưa thanh toán giữa cá nhân với doanh nghiệp, để tránh các câu hỏi và sai sót về sau.

Ví dụ: Công ty A là công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên có kinh doanh ăn uống, lấy nguyên liệu để chế biến từ cá hộ gia đình ông B trong năm nhưng không có thanh toán hàng hóa đã lấy trong năm . Để tránh xảy ra tranh chấp sau nay công ty trách nhiệm hữu hạn A đề xuất lập biên bản xác nhận công nợ, để minh bạch cũng như tạo niềm tin tưởng cho hai bên.

Trong đời sống xã hội, công nợ được hiểu là những khoản vay, mượn các bên chưa thanh toán với nhau. Công nợ ở đây không nhất thiết là công nợ giữa việc làm ăn kinh doanh giữa các công ty với nhau mà cũng có thể xảy ra giữa các cá nhân với nhau.

Ví dụ: Bên C có vay tiền của bên D 1 khoản tiền 500 triệu đồng trong vòng 2 năm nhưng không có giấy tờ. Sau thời gian 2 năm Bên C vẫn chưa thanh toán được khoản nợ thì bên D cũng có thể đề xuất 1 biên bản xác nhận công nợ giữa hai bên.

Khi cần xác nhận lại chính xác những khoản nợ giữa doanh nghiệp với các đối tác, giữa cá nhân với cá nhân thì 02 bên lập Biên bản xác nhận công nợ sau khi đối chiếu các khoản nợ với nhau.

Trong Biên bản xác nhận công nợ cũng có thể thêm cam kết thời gian trả nợ để tránh trường hợp các bên xảy ra tranh chấp có thể yêu cầu bên các đơn vị chức năng có thẩm quyền giải quyết

5. Mẫu biên bản xác nhận công nợ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

——————–

BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ

(v/v Xác nhận khoản vay nợ giữa các bên)

Hôm nay, ngày … tháng …. năm 20….., tại địa chỉ số ….. đường Lạc Long Quân, thành phố Hà Nội, Chúng tôi gồm có:

BÊN A : Ông/Bà ……………………………. Giới tính: ………….

Chức vụ : Chủ tịch …………………………… Công ty ……………

Sinh ngày : …/…./19….. Dân tộc: …….. Quốc tịch: …………

Số CMTND : ……………. Ngày cấp: …./…20… Nơi cấp: CA tỉnh ……………….

Địa chỉ thường trú : Số nhà …., tổ ….., phường ……, thành phố ………, tỉnh …………….

Chỗ ở Hiện tại : Số nhà …., tổ ….., phường ……, thành phố ………, tỉnh …………….

và

BÊN B : Ông/Bà………………………….……….. Giới tính: ………..….

Sinh ngày : …/…./19….. Dân tộc: ……………………..Quốc tịch: …..………

Số CMTND : ……………. Ngày cấp: …./…20… Nơi cấp: CA tỉnh ……………….

Địa chỉ thường trú : Số nhà …., tổ ….., phường ……, thành phố ………, tỉnh …………….

Chỗ ở Hiện tại : Số nhà …., tổ ….., phường ……, thành phố ………, tỉnh …………….

Nội dung công tác hai bên thống nhất cụ thể như sau:

1. Bà ………………. xác nhận có vay của Ông …………. số tiền là: …….000.000.000 VNĐ (bằng chữ: ………….. tỷ đồng chẵn).
2. Bà …………….. cam kết chậm nhất là ngày …../…./20…. sẽ thanh toán toàn bộ số tiền trên. Nếu đến hẹn không thanh toán bà …………… sẽ chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật.
3. Đến hết ngày ….. tháng ….năm 20….. nếu Bà …….. không thanh toán số tiền trên, Ông …………. có toàn quyền khởi kiện ra tòa án và kê biên toàn bộ số tài sản mà ……………. đang sở hữu hợp pháp tại Công Ty TNHH …………. Bà …………..có trách nhiệm triệu tập các thành viên để tiến hành chuyển nhượng hợp pháp số vốn mà bà đang sở hữu hợp pháp sang cho Ông ………………………..
4. Bằng văn bản này Bà …………… cam kết Công ty TNHH ……………….đang sở hữu hợp pháp Giấy chứng nhận quyền sử quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất số BA ………. do ủy ban nhân dân tỉnh ……….. cấp ngày …….. tháng ….. năm 20…. Toàn bộ tài sản của công ty và mảnh đất kể trên sẽ được kê biên, định giá và chuyển giao hợp pháp cho Ông …………… nếu đến hẹn trên mà Bà …………. không trả được số nợ trên.Việc kê biên, định giá tài sản của Công ty TNHH ……. chỉ là giải pháp đối trừ công nợ giữa hai bên.

Biên bản xác nhận công nợ có hiệu lực kể từ ngày ký, bao gồm 02 trang và được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản làm căn cứ thực hiện.

6. Các câu hỏi thường gặp.

Biên bản xác nhận công nợ là gì?

• Biên bản xác nhận công nợ – Một trong các loại văn bản rất quen thuộc đối với các công ty hoạt động buôn bán.
• Mẫu biên bản xác nhận công nợ là mẫu biên bản được sử dụng tại các đơn vị và áp dụng cho các cá nhân còn công nợ chưa thanh toán. Việc xác nhận công nợ sẽ đảm bảo tính minh bạch cho các khoản vay chưa thanh toán giữa cá nhân với doanh nghiệp, để tránh các câu hỏi và sai sót về sau.

Công nợ trong doanh nghiệp có mấy loại?

• Công nợ phải thu: bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, gửi tới dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền;
• Công nợ phải trả: bao gồm khoản phải trả cho nhà gửi tới về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền.

Giá trị pháp lý của biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ thế nào?

• Biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ không phải là phụ lục hợp đồng kinh tế nhưng nó có giá trị tương đương. Nội dung công nợ xác nhận là căn cứ để yêu cầu bên có nghĩa vụ thanh toán theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.
• Đối với việc quyết toán thuế, thì biên bản đối chiếu công nợ giữa khách hàng, nhà gửi tới luôn được hỏi đến đầu tiên. Vì đó là căn cứ để kiểm tra tình hình thanh toán tiền hànggiữa bên mua và bên bán, đặc biệt là việc thanh toán những hóa đơn giá trị gia tăng có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên có thực hiện đúng theo hướng dẫn không (thanh toán không dùng tiền mặt).

Công nợ phải trả là gì?

• Các khoản công nợ phải trả bao gồm khoản phải trả cho nhà gửi tới về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Cũng giống như công nợ phải thu, kế toán cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng.

Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời cho câu hỏi Mẫu biên bản xác nhận công nợ mà chúng tôi gửi tới đến cho quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần trả lời cụ thể, hãy liên hệ với Công ty luật LVN Group để được hỗ trợ:

Hotline: 1900.0191
Zalo: 1900.0191
Gmail: info@lvngroup.vn
Website: lvngroup.vn