Hủy hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp quan tâm nhiều tới. Việc nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử là quy trình bắt buộc. Do đó, bài viết dưới đây LVN Group Group sẽ cung cấp thông tin về Hướng dẫn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78. Mời quý bạn đọc cùng tham khảo.
1. Hủy hóa đơn là gì?
Căn cứ theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hủy hóa đơn như sau:
“Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”
Theo đó, việc hủy hóa đơn chính là việc làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng nữa. Bản chất khi hủy hóa đơn là hóa đơn đó vẫn tồn tại nhưng nó sẽ không còn giá trị sử dụng nữa (áp dụng khi hóa đơn có sai sót theo quy định của pháp luật).
2. Hủy hóa đơn cũ trước khi sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021
Sau khi nhận được Thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC của đơn vị thuế thì Kế toán cần hoàn tất thủ tục hủy hóa đơn cũ. Hóa đơn cũ có thể là hóa đơn giấy (đặt in hoặc tự in) hoặc hóa đơn điện tử theo hướng dẫn cũ.
Phương pháp hủy hóa đơn:
- Hóa đơn đặt in: Cắt góc
- Hóa đơn tự in: Hủy trên phần mềm
- Hóa đơn điện tử: Hủy điện tử
Nếu có nhiều hóa đơn, chứng từ cần hủy thì thủ tục hủy hóa đơn được thực hiện cùng lúc và làm cùng trên một thông báo kết quả hủy hóa đơn luôn. Hoặc có thể làm tách từng lần cho từng loại hóa đơn, chứng từ.
3. Cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn
Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC, Tổng cục Thuế là đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in và xây dựng quy trình hướng dẫn việc quản lý, sử dụng biên lai thuế, phí, lệ phí tại đơn vị thuế các cấp.
Như vậy, hủy hóa đơn theo Thông tư 78 do Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in.
4. Hồ sơ thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Gồm:
– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh; (lưu)
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy (lưu)
– Biên bản tiêu hủy hóa đơn; (lưu)
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn (nộp CQT)
5. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Bước 1: Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 2: Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Bảng kiểm kê cần ghi chi tiêt: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
Bước 3: Biên bản hủy hóa đơn:
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
- Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
- Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
- Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại điểm d khoản 2 Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP::
“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”.
Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp.
6. Hướng dẫn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử
Thông báo hủy hóa đơn bắt buộc phải nộp cho Cơ quan thuế. Hiện nay có hai hình thức nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn tới đơn vị thuế như sau:
– Nộp trực tiếp tại Cơ quan thuế: Trong trường hợp này thông báo kết quả hủy hóa đơn phải được lập thành 02 bản, một bản để lưu tại Doanh nghiệp, một bản đem đến đơn vị thuế để nộp.
– Nộp qua mạng: Đây là hình thức chủ yếu mà Cơ quan thuế đang sử dụng. Trong trường hợp này, các bạn vào phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) của Tổng cục Thuế.
Các bước lập thông báo hủy hóa đơn điện tử đến đơn vị thuế trên phần mềm HTKK
Bước 1: Đăng nhập hệ thống:
Tại màn hình đăng nhập, bạn điền mã số thuế của đơn vị để đăng nhập hệ thống. Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn mục Hóa đơn => Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB/AC).
Bước 2: Điền tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn
Khi điền Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC, bạn lưu ý như sau:
- Điền trọn vẹn các thông tin: Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn từ số…đến số…
- Ghi rõ phương thức hủy hóa đơn.
- Đối với hóa đơn giấy: Ghi “Cắt góc; Đốt; Xé nhỏ”. Thông thường, khi hủy hóa đơn giấy, các doanh nghiệp sẽ ghi “cắt góc” (cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị) vì sẽ lưu lại được quyển hóa đơn gốc.
- Đối với hóa đơn điện tử: Thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên liên hệ với phía nhà gửi tới để được hướng dẫn và trả lời.
Bước 3: Đăng nhập trang Thuế điện tử
Để nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC qua mạng, bạn cần đăng nhập trang Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Trên của trang Thuế điện tử, bạn chọn Doanh nghiệp.
Bước 4: Nộp tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi đăng nhập vào hệ thống của Doanh nghiệp, bạn chọn Khai thuế => Nộp tờ khai XML => Chọn tệp Tờ khai.
Để nộp tờ khai, bạn upload Thông báo kết quả hủy hóa đơn đã lập ở các bước trên lên hệ thống, thực hiện ký điện tử sau đó ấn Nộp tờ khai. Vì vậy, tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC đã được nộp cho Cơ quan Thuế.
Trên đây là tất cả thông tin về Hướng dẫn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 mà Công ty Luật LVN Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật LVN Group để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!