Hướng dẫn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hiện tại hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp quan tâm và triển khai rộng rãi . Một trong các công đoạn cần thiết trong việc triển khai hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng là gửi thông báo phát hành qua mạng. Vậy Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử thế nào? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!

1. Nội dung thông báo phát hành hóa đơn

1. Tên; mã số thuế; địa chỉ; điện thoại của đơn vị phát hành hóa đơn
2. Các loại hóa đơn phát hành
3. Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn
4. Ngày lập Thông báo phát hành
5. Tên, chữ ký của người uỷ quyền theo pháp luật và dấu của đơn vị

2. Hồ sơ đối với việc thông báo phát hành:

• Thông báo phát hành hóa đơn mẫu TB01/AC
• 01 bộ hóa đơn mẫu

Trong đó: Hoá đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

Thời hạn: Thông báo phát hành hóa đơn và chứng từ mẫu phải được gửi đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

3. Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử khá đơn giản, đối với doanh nghiệp mới thành lập và các doanh nghiệp chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử thực hiện:

3.1 Chuẩn bị

Chuẩn bị trang thiết bị và hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

1. Máy tính có kết nối mạng
2. Chữ ký số (Token)
3. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm:

• Quyết định sử dụng chứng từ điện tử (theo Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• Thông báo phát hành chứng từ điện tử (theo Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Hoá đơn mẫu (tự chuẩn bị hoặc được gửi tới bởi nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử)

3.2 Các bước nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để có thể nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp và các đơn vị kinh doanh bắt buộc phải lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 1: Doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp đăng nhập vào trang hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) và thực hiện tuần tự:

• Chọn mục “Hóa đơn” => chọn tiếp “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”.
• Xuất hiện thông báo phát hành hóa đơn, kế toán thực hiện điền trọn vẹn các thông tin và chọn kết xuất dưới dạng file XML.

Bước 2. Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng file XML

Tiếp theo kế toán thực hiện truy cập vào địa chỉ: nhantokhai.gdt.gov.vn, đăng nhập hệ thống theo mã số thuế của doanh nghiệp.

Trên giao diện cửa sổ công tác Chọn mục “Tài khoản” => chọn “Đăng ký thêm tờ khai”.

Chọn mục “Nộp tờ khai” => tải file thông báo định dạng XML được lập trước đó.

Bước 3: Nộp Quyết định sử dụng HĐĐT, Thông báo phát hành HĐĐT và Hóa đơn mẫu bản Word

Vào mục “Tra cứu” => chọn “Tất cả” => chọn tiếp “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn”.

Chọn file word đã chuẩn bị trước đó (file gộp bản Scan: Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn điện tử mẫu) đính kèm, sau đó ký nộp.

Sau khi hoàn tất việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, sau 1 ngày công tác để kiểm tra kế toán làm như sau:

Truy cập vào trang: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html đăng nhập bằng mã số thuế và tài khoản đăng ký tại .

• Nếu doanh nghiệp kiểm tra thấy kết hóa đơn đã có trọn vẹn thông tin thì được phép sử dụng.
• Nếu doanh nghiệp kiểm tra không có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế. Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và cách thức hóa đơn phát hành thì chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn mà không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

Trên đây là Hướng dẫn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!