Hướng dẫn sử dụng chữ ký số NewCA – Dễ hiểu nhất

Chữ ký số công cộng đóng vai trò rất cần thiết trong mỗi giao dịch và văn bản điện tử trong thời đại chuyển đổi số hiện nay. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu cách sử dụng chữ ký số NewCA thông qua nội dung trình bày dưới đây.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số công cộng, có tên gọi khác là chữ ký số điện tử, được chứa trong thiết bị USB Token sử dụng công nghệ mã hóa công khai (RSA). Thiết bị này gồm 1 cặp khóa có vai trò như sau: 

• Khóa bí mật (Private Key): là cặp khóa được sử dụng để tạo ra chữ ký số. 
• Khóa công khai (Public Key): là cặp khóa giữ vai trò kiểm tra chữ ký số sau khi được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa. 
• Chữ ký số sử dụng cho việc ký kết các văn bản điện tử hay giao dịch điện tử: thanh toán hóa đơn, hợp đồng,…

Thông tin thể hiện trên chữ ký số công cộng bao gồm: 

• Tên doanh nghiệp
• Tên người đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số công cộng
• Số hiệu của chữ ký số
• Hiệu lực theo thời gian của chứng thư số
• Khóa công khai của người dùng
• Chữ ký số của đơn vị gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
• Hạn chế trong mục đích và phạm vi sử dụng của chứng thư số

 Quá trình sử dụng chữ ký số công cộng giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, cụ thể: 

• Tối ưu chi phí sử dụng văn bản giấy
• Không bị gián đoạn trong suốt quá trình thực hiện giao dịch
• Chuyển giao dữ liệu dễ dàng và tiện lợi
• Mọi thao tác đều được lưu lại trên môi trường điện tử

2. Giá trị pháp lý khi mua chữ ký số NewCA

Trong trường hợp tài liệu yêu cầu chữ ký theo luật, yêu cầu đối với thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký điện tử.

Trường hợp văn bản theo hướng dẫn của pháp luật phải đóng dấu của đơn vị, tổ chức thì việc yêu cầu thông điệp dữ liệu được coi là hoàn thành nếu thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số của người sử dụng, có thẩm quyền theo hướng dẫn của pháp luật về quản lý, sử dụng của con dấu.

Nói cách khác, chữ ký điện tử được thay thế cho chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu của tổ chức/doanh nghiệp trên internet.

3. Hướng dẫn cài đặt chữ ký số NewCA

Điều kiện môi trường

• Máy tính được cài đặt hệ điều hành Windows XP SP3 trở lên.
• Máy tính đã được cắm chữ ký số.
• File cài đặt chứng thư số Token Manager Setup V4. 

Quy trình thực hiện cài đặt chữ ký số NewCA

Bước 1: Cắm chữ ký số vào máy tính, sẽ có biểu tượng ổ đĩa NewCA như hình:

Bước 2: Kích chuột phải vào biểu tượng ổ NewCA, sau đó bấm Open

Sau đó kích đúp chuột vào file Setup để thực hiện quá trình cài đặt.

Bạn có thể tải file cài đặt Token Manager Setup V4 tại đây.

Bước 3: Tiếp theo bấm Yes để thực hiện quá trình cài đặt

Bước 4: Lựa chọn ngôn ngữ và bấm Cài đặt

Bước 5: Sau đó bấm Đi tiếp để tiếp tục quá trình cài đặt

Bước 6: Tại bước này cài đặt thường để mặc định là ổ C, nếu muốn thay đổi nơi cài đặt thì bấm Duyệt sau đó bấm Đi tiếp

Sau đó bấm Cài đặt để bắt đầu quá trình cài đặt

Sau khi cài đặt xong thì chọn Hoàn tất để kết thúc.

Bước 7: Sau khi cài đặt hoàn tất và thấy xuất hiện biểu tượng Newca Token Manager thì thực hiện rút token ra cắm lại.

4. Hướng dẫn sử dụng chữ ký số NewCA

Điều kiện môi trường

• Máy tính được cài đặt hệ điều hành Window XP SP3 trở lên.
• USB token NewCA đã cài đặt trên máy tính.

Hướng dẫn sử dụng chữ ký số NewCA trên hóa đơn điện tử CyberBill

Bước 1: Bạn đăng nhập vào tài khoản, chọn tab Hỗ trợ-> Phần mềm. Tải về ứng dụng CyberSign.

Bước 2: Ấn đúp chuột vào tệp CybersignClient.exe vừa tải về để bắt đầu cài đặt.

Ấn tiếp tục cho đến khi hoàn tất cài đặt.

Tích vào ô trống “Mở CyberSign Clinet“, rồi ấn Kết thúc để hoàn tất cài đặt.

Ấn đúp chuột vào icon CyberSign màu đỏ trên màn hình desktop để chạy ứng dụng lần đầu, sau khi ứng dụng hoạt động sẽ có icon hiển thị ở góc dưới màn hình

Hướng dẫn cập nhật chữ ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử VNPT

Bước 1: Trong mục Hệ thống, chọn Thông tin chữ ký số. Nhấn vào ô Cập nhật để thực hiện việc cập nhật chữ ký số.

Bước 2: Nhập mật khẩu đăng nhập phần mềm, sau đó nhấn Xác nhận

Bước 3: Chọn chữ ký số NewCA sau đó đó nhấn OK để phần mềm cập nhật sang chữ ký số của NewCA

Bước 4: Xác nhận OK để hoàn tất tiến trình cập nhật chữ ký số.

Chú ý: Nếu trong trường hợp thực hiện xong bước 3 mà xuất hiện lỗi Chứng thư số không có private key thì liên hệ nhà gửi tới phần mềm VNPT để được hỗ trợ.

Hướng dẫn nộp phụ lục trên ETAX

Bước 1: Bạn đăng nhập vào website http://thuedientu.gdt.gov.vn sau đó bấm vào menu Tra cứu →Tờ khai để vào trang tra cứu thông tin

Bước 2: Chọn các điều kiện tra cứu:

Tờ khai: Chọn tờ khai chính mà bạn vừa gửi (VD: Bộ báo cáo tài chính hoặc thông báo phát hành hóa đơn…)

Ngày nộp từ ngày: chọn theo thời gian gửi hoặc để trống để tra cứu tất cả, sau đó bấm Tra cứu

Bước 3: Khi kết quả Tra cứu hiện ra bạn tìm đến tờ khai chính vừa gửi, sau đó bấm biểu tượng trong cột Gửi phụ lục như hình minh họa bên dưới:

Bước 4: Khi cửa sổ Nộp phụ lục hiện ra bạn bấm nút Chọn tệp tệp tờ khai

Bước 5: Khi cửa sổ Open hiện ra bạn chọn file phục lục cần gửi, sau đó bấm Open

Bước 6: Tiếp đến bạn bấm nút Ký điện tử để ký tờ khai phụ lục.

Bước 7: Khi cửa sổ Xác nhận mã PIN hiện ra bạn nhập mã PIN, sau đó bấm vào nút Chấp nhận

Bước 8: Khi cửa sổ NTDT thông báo “Ký tệp tờ khai thành công” hiện ra, bạn bấm vào OK để hoàn tất quá trình ký lên tệp tờ khai.

Bước 9: Bấm Nộp tờ khai để gửi tờ khai đến đơn vị thuế

Bước 10: Khi gửi tờ phụ lục thành công, trên màn hình sẽ hiện ra Danh sách tờ khai đã nộp thành công tới đơn vị thuế.