Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý công việc

Trong thời đại công nghệ phát triển, doanh nghiệp, cá nhân thường có thói quen sử dụng các công cụ, phần mềm quản lý công việc nhằm gia tăng hiệu suất cao hơn và rút ngắn được nhiều khoảng thời gian. Luật LVN Group xin gửi đến quý bạn đọc nội dung trình bày Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý công việc.

1. Phần mềm quản lý giao việc, tiến độ công việc hiệu quả cho doanh nghiệp, tổ chức

Nhà quản lý sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và sức lực khi áp dụng các phần mềm quản lý giao việc, tiến độ công việc trong doanh nghiệp, tổ chức. Một số phần mềm quản lý tiến độ công việc hiệu quả tốt nhất hiện nay mà bạn có thể cân nhắc kể đến là:

1.1. fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch toàn diện

Bộ phần mềm quản trị kế hoạch fWork là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của đội nhóm. Từ đó, bạn có thể dễ dàng bám sát và kiểm soát kế hoạch từ những ngày đầu đến khi hoàn thành.

Phần mềm fWork của Fastdo cho phép bạn trao đổi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 3 chế độ: Danh sách, Board, Gantt. Mặt khác, fWork còn cho phép người dùng lưu trữ tài nguyên, chia nhỏ các công việc để quản trị đơn giản hơn.

Ưu điểm nổi bật: 

• Giao tiếp nội bộ dễ dàng, bình luận trao đổi công việc ở từng công việc nhỏ.
• Tạo lập và quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 3 chế độ: Danh sách, Bảng, Gantt.
• Lưu trữ tất cả tài nguyên liên quan đến kế hoạch trên cùng một không gian.
• Chia nhỏ các công việc lớn thành công việc phụ và todolist hàng ngày.

1.2. Trello

Trello là phần mềm hỗ trợ quản lý công việc nhóm được xây dựng theo phương pháp Kanban rất được nhiều người tin dùng. Phần mềm này sở hữu các tính năng hỗ trợ giúp các nhóm công tác hiệu quả và thành công.

Mặt khác, app quản lý công việc Trello còn có thể tích hợp các ứng dụng hỗ trợ khác như Confluence, Slack, Dropbox, Google Drive, Evernote nhằm đem lại trải nghiệm công tác nhóm tiện ích nhất.

Ưu điểm

• Giao diện dễ nhìn và thao tác sử dụng đơn giản.
• Cung cấp phiên bản sử dụng miễn phí với số lượng tính năng giới hạn.
• Tự động hóa các hành động đơn giản để giúp người dùng tập trung công tác.

1.3. Monday.com

Hệ điều hành công việc monday.com là một công cụ giúp người dùng có thể quản lý mọi thứ trong một không gian công tác. Monday.com sở hữu hàng trăm mẫu trực quan có thể tùy chỉnh hoặc tạo lập tự động của riêng bạn. Nhờ có phần mềm quản lý công việc hiệu quả này, việc lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Ưu điểm

• Chức năng tự động hóa công việc lặp đi lặp lại trong vài giây để có thể tránh lỗi của con người và giúp người dùng tập trung vào những gì cần thiết.
• Hình dung công việc dễ dàng hơn với chế độ chọn xem dữ liệu dưới dạng bản đồ, lịch, dòng thời gian, Kanban,…
• Trạng thái công việc được hiển thị bằng các màu sắc khác nhau giúp người dùng dễ dàng phân biệt.
• Có thể tùy chỉnh quyền hạn có tài khoản khách

1.4. Base Wework

Phần mềm quản lý công việc Base Wework được phát triển tại Việt Nam nhưng chất lượng vẫn ngang bằng với phần mềm quốc tế khác. App quản lý công việc Base Wework được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức nhằm hỗ trợ quản lý dự án và các phòng ban, bộ phận. Hiện nay, phần mềm rất được nhiều tổ chức nổi tiếng tại Việt Nam sử dụng bởi nhiều công cụ có tính năng linh hoạt cùng với khả năng tương thích mạnh mẽ.

Ưu điểm

• Sở hữu nhiều tính năng linh hoạt giúp người dùng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc dễ dàng hơn.
• Tính năng Base Message có khả năng hỗ trợ người dùng nhắn tin ngay trên hệ thống.
• Người dùng có thể tùy chỉnh quyền hạn của tài khoản khách được thêm vào.

1.5. Microsoft Teams

Microsoft Teams là phần mềm quản lý công việc nhóm được áp dụng nhiều trong các doanh nghiệp đang sử dụng bộ giải pháp Office 365. Với nhiều tính năng hỗ trợ họp, trò chuyện, gọi điện và cộng tác chỉ ở một nơi, phần mềm đem đến trải nghiệm rất tiện ích cho người dùng.

Ưu điểm

• Đồng bộ hóa ở mọi thiết bị nên chỉ cần một tài khoản có thể sử dụng nhiều thiết bị khác nhau.
• Có thể tạo lập một nhóm trên phần mềm với số lượng tối đa 150 người dùng.
• Dễ dàng tích hợp với các công cụ hỗ trợ khác.
• Có thể tải bản miễn phí với tính năng giới hạn hoặc mua phần mềm được bán kèm theo trong gói Office 365.

1.6. MyXTeam

MyXTeam là phần mềm quản lý công việc được đồng bộ hóa trên tất cả các nền tảng thiết bị Web App, IOS và Android. Với nhiều tính năng hỗ trợ, app quản lý công việc cá nhân và đội nhóm MyXTeam giúp người dùng tăng cao hiệu quả công việc, tổ chức công việc rõ ràng và tiết kiệm được nhiều thời gian.

Ưu điểm

• Danh sách công việc được hiển thị dưới dạng to do list và có cụ thể thông tin chi tiết về deadline, người thực hiện, người bàn giao,… giúp chuyên viên nhận biết được rõ ràng, chi tiết về nội dung công việc.
• Có tích hợp chức năng chat để người dùng có thể dễ dàng trao đổi thông tin với đồng nghiệp ngay trên phần mềm.
• Người quản lý có quyền hạn cấp quyền được sửa, thay đổi, xóa cho các thành viên.
• Có gói miễn phí cho 5 người dùng và các gói quy mô lớn có mức chi phí thấp hơn so với các phần mềm quản lý khác.

2. Phần mềm quản lý công việc hàng ngày cho cá nhân

2.1. Bộ giải pháp phần mềm lập kế hoạch và quản lý công việc hằng ngày (fTodolist) của Fastdo

Bộ giải pháp phần mềm lập kế hoạch và quản lý công việc hàng ngày (fTodolist) của Fastdo là một ứng dụng quản lý công việc cho phép tạo, quản lý, thống kê công việc mỗi ngày. Với thiết kế dễ sử dụng, hoàn toàn tinh gọn, phần mềm fTodolist sẽ là “cánh tay đắc lực”, hỗ trợ mạnh mẽ trong việc quản lý kế hoạch công việc đối với cấp quản lý và chuyên viên.

Căn cứ, bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch công việc hàng ngày (fTodolist) sẽ mang lại lợi ích: