Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử bán ra đơn giản nhất

1. Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

Lưu trữ chứng từ điện tử là cách thức sao chép toàn bộ các dữ liệu chứng từ bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Mặt khác chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của chứng từ điện tử.

Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)

Bản thể hiện của chứng từ (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.

2. Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử

• Cơ sở pháp lý, hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011. Mặt khác, hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
• Nội dung của chứng từ phải đảm bảo độ chính xác. Cũng như trọn vẹn thông tin theo hướng dẫn để có thể dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
• Hoá đơn lưu trữ phải có cách thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như chứng từ điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của chứng từ cũng như bảo đảm chất lượng công việc.
• Hoá đơn điện tử được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có trọn vẹn các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu trữ Hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử

3. Cách lưu trữ hóa đơn đối với bên mua và bên bán

4. Lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

1. Nội dung của chứng từ điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
2. Nội dung của chứng từ điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung chứng từ điện tử đó;
3. Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận chứng từ điện tử.

 Vì vậy theo hướng dẫn của đơn vị thuế, chứng từ sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng chứng từ do chứng từ được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với chứng từ điện tử, việc cháy, hỏng chứng từ là khó có thể xảy ra.

Khi thực hiện lưu trữ chứng từ điện tử, dữ liệu chứng từ lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xóa, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.

Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu chứng từ là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

 Do vậy, Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của nhà gửi tới uy tín, có kinh nghiệm lâu năm về tài chính kế toán và có hệ thống bảo mật an toàn nhất.

5. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra an toàn

Đối với hóa đơn điện tử đầu ra, lưu trữ hóa đơn sẽ thực hiện như sau:

• Bước 1: Bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin hóa đơn gồm: tên khách hàng, các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ,…
• Bước 2: Kiểm tra lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng sau khi ký hóa đơn.
• Bước 3: Lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật nội dung trên hóa đơn điện từ đó vào 1 file excel: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước VAT, sau VAT, mã tra cứu (nên chèn link hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần)
• Bước 4: Đồng bộ thư mục chứ file excel với Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.