Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử Smartsign

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa,  ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.cung

Hóa đơn điện tử là giải pháp toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.

2. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

* Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Đối với những người lựa chọn tra cứu hóa đơn điện tử tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế thì làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, bạn sẽ thấy được dòng thông tin về trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị là Đã cấp mã hóa đơn.

Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì khi đó hóa đơn của bạn không tồn tại. Khi này, bạn cần kiểm tra lại thông tin mà mình đã đăng xem đã đúng hay chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.

* Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ này cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.

Bước 2: Chọn ô “Tra cứu” rồi click vào “Tra cứu chứng từ”.

Bước 3: Click chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.

Khi bạn muốn xem thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm”. Tại nơi hiển thị kết quả, click vào chứng từ muốn xem để có thể thực hiện các chức năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.

* Tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Để tra cứu hóa đơn điện tử, thực hiện theo 3 cách sau đây:

Tra cứu trực tiếp trên trang tra cứu hóa đơn điện tử https://einvoice.fast.com.vn:

Bước 1: Bạn lấy mã số tra cứu hóa đơn được gửi theo email thông báo phát hành nhận được. Tiếp theo, chọn mục “Mã nhận hóa đơn”, sao chép (Copy) “Mã số tra cứu hóa đơn” rồi dán (Paste) vào mục “Mã số”.

Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực” với chuỗi ký tự thể hiện trên màn hình.

Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.

Tra cứu bằng tệp XML của hóa đơn gốc

Bước 1: Tải tệp XML có sẵn trong Email thông báo phát hành về máy tính. Sau đó tích chọn ô “Hóa đơn gốc (XML)” để tải lên tệp tin hóa đơn điện tử có định dạng XML được gửi theo Email thông báo phát hành nhận được.

Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực”.

Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.

Tra cứu trên website https://invoice.fast.com.vn/

Bước 1: Truy cập trang https://invoice.fast.com.vn/ và click chọn mục “Tra cứu”.

Bước 2: Nhập mã số hóa đơn. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn chọn ô Xem trực tiếp, Tải hóa đơn gốc (XML) hoặc tải file PDF sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

2. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử Smartsign

Bước 1: Truy cập website của Tổng cục thuế

Để tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử GTGT, bạn cần mở trình duyệt mình đang sử dụng (Google chrome, Coc coc,…), rồi truy cập vào website tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Bước 2: Chọn chức năng “Thông tin tra cứu hóa đơn, biên lai”

Trên giao diện trang chủ của Tổng cục thuế, bạn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, nhấn chọn “Hóa đơn” và chọn “Tra cứu một hóa đơn” hay “Tra cứu nhiều hóa đơn” cùng lúc là tùy vào mục đích, mong muốn của bạn”.

Bước 3: Hoàn tất thông tin điều kiện tra cứu

Ngay sau khi chọn xong tính năng tra cứu một hay nhiều hóa đơn, giao diện “Tra cứu hóa đơn” sẽ lập tức hiển thị, bạn cần điền trọn vẹn thông tin được yêu cầu ở mục “Điều kiện tra cứu” để có thể tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử GTGT mình muốn.

Lưu ý rằng: Chỉ khi kết quả tra cứu hóa đơn của cục thuế được trả về có trọn vẹn 2 phần thông tin trên thì hóa đơn GTGT trên mới được xác là hợp pháp, hợp lệ.

Với những trường hợp thông tin trả về chỉ có 1 trong 2 phần, tức là hóa đơn GTGT bạn tra cứu đang có vấn đề: hóa đơn bất hợp pháp, đơn vị bán chưa làm thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã làm thông báo nhưng dữ liệu thông tin chưa được cập nhật lên cổng thông tin này của Tổng cục Thuế.

Để tránh những rủi ro có thể xảy ra về hóa đơn giả, bất hợp pháp, bạn cần nhanh chóng liên hệ lại với bên bán để xem hóa đơn bạn vừa tra cứu đã được làm thông báo phát hành chưa.