Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; chứng từ khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau
- a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá không có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- e) Chữ ký số điện tử theo hướng dẫn của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo hướng dẫn của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
3. Phiếu tra cứu hóa đơn điện tử là gì?
Phiếu tra cứu hóa đơn điện tử là phiếu thể hiện thông tin của hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử
4. Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử
Nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ:
“1. Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.
- Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
- Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.
- Trường hợp đơn vị nhà nước, người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì đơn vị thuế có trách nhiệm gửi tới thông tin hóa đơn điện tử cho các đơn vị, người có thẩm quyền có liên quan.
- Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống gửi tới thông tin tự động.”
5. Tra cứu HĐĐT hợp lệ, hợp pháp
Tra cứu HĐĐT GTGT trên trang của “TỔNG CỤC THUẾ ” được sử dụng trong các trường hợp sau.
Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu chứng từ điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành chứng từ điện tử.
Trường hợp 2: Trước khi hạch toán, kê khai chứng từ kế toán Doanh nghiệp. cần xác nhận tính hợp pháp của chứng từ.
Thông tin trên website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành chứng từ, biên lai (NNT và đơn vị Thuế) theo hướng dẫn tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Căn cứ, Cách tra cứu Hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng Cục Thuế gồm 3 bước tại đây.
6. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử VNPT tại Quảng Nam
Hiện nay, có 3 bước thực hiện giúp kế toán doanh nghiệp nhanh chóng tra cứu hóa đơn điện tử:
Bước 1: Vào đường link đính kèm theo email thông báo phát hành hóa đơn.
Khi sử dụng dịch vụ của VNPT, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu gửi tới email để nhận link tải về hóa đơn điện tử qua email. Khi kiểm tra và nhận được mail của VNPT, khách hàng nhấp vào link đính kèm được gửi từ VNPT.
Vào trang tra cứu hóa đơn điện tử VNPT được gửi tới
Bước 2: Nhập User và Password đã được cấp để đăng nhập tra cứu hóa đơn.
Sử dụng User và Password mà chuyên viên của VNPT gửi tới cho khách hàng để đăng nhập vào hệ thống trước khi tra cứu hóa đơn. Nhập mã xác thực mà VNPT gửi tới và nhấp vào tìm kiếm.
Bước 3: Xem và kiểm tra chi tiết hóa đơn
Hóa đơn điện tử sẽ hiện ra sau khi khách hàng thực hiện trọn vẹn hai bước trên. Doanh nghiệp có thể kiểm tra thông tin và yêu cầu chỉnh sửa ngay nếu phát hiện sai sót.
Nhập mã tra cứu đã được gửi tới và mã xác thực
Kết quả nhận được sau khi nhập. Bấm vào chi tiết để xem và in
Khách hàng có thể nhấn vào chi tiết và chọn các hành động sau khi kiểm tra hóa đơn điện tử:
Tải hóa đơn PDF(định dạng PDF)
Tải hóa đơn (Định dạng .inv)
Chuyển đổi hóa đơn sang bản giấy A4.
7. Lưu ý khi tra hóa đơn điện tử VNPT
Trong quá trình tra hóa đơn điện tử VNPT, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý những điểm cần thiết sau:
Hóa đơn chỉ tra cứu được sau khi đã sử dụng dịch vụ của VNPT.
Đã được gửi tới mã hóa đơn từ VNPT.
Ghi nhớ rõ tên user và password đã được gửi tới để tra cứu hóa đơn.
Kiểm tra kỹ càng nội dung của hóa đơn điện tử, nếu có sai sót ngay lập tức liên hệ với VNPT để được điều chỉnh.