Hướng dẫn tra cứu hóa đơn hủy theo Thông tư 78

Tra cứu hóa đơn là một trong những nghiệp vụ cần thiết của kế toán để kiểm tra tính minh bạch, hợp pháp, chính xác của các thông tin trên hóa đơn. Với chứng từ điện tử theo thông tư 78 và Nghị định 123 Doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn huỷ bằng cách tra cứu dưới đây: 

Cách 1: Tra cứu hóa đơn trên trang web hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

(Áp dụng với doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng chứng từ theo Thông tư 78 và Nghị định 123)

Với chứng từ điện tử theo hướng dẫn Thông tư 32 khi tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ chúng ta có thể tra cứu tại trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Tuy nhiên khi chuyển sang chứng từ theo hướng dẫn Thông tư 78 và Nghị định 123 thì chúng ta không thể tra cứu tại trang này nữa mà chuyển sang một trang mới. Đây cũng là một trang web tra cứu chứng từ điện tử của Tổng cục thuế. Tại trang này các bạn có thể tra cứu chứng từ điện tử theo TT78, NĐ123, Tra cứu DN đăng ký sử dụng HĐĐT…

Bước 1: Truy cập vào link: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập mã số thuế của bên bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã capcha… rồi ấn “tìm kiếm”.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn hủy theo Thông tư 78

Lưu ý:

• Điền trọn vẹn thông tin đối với các trường thông tin bắt buộc *
• Tại trường “Loại chứng từ” bạn chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng… Ví dụ 1C21TML – 1 ở đây là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Tại trường “Ký hiệu hóa đơn” bạn bỏ ký tự ở đầu số dãy ký hiệu và chỉ lấy và điền vào các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã đơn vị thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã. Ví dụ: ký hiệu chứng từ là 1C22TYY thì chỉ điền C22TYY.
• Tại trường “Số hóa đơn” bạn có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số. Ví dụ 1 hoặc 00000001.
• Tại trường “Tổng tiền thành toán” bạn nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.
• Tại trường “Mã captcha” bạn nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiện thị ở bên trái màn hình.

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Nếu nhận được kết quả như nội dùng hình bên dưới thì hóa đơn cần tìm kiếm đã hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị: Đã cấp mã hóa đơn.

Nếu kết quả nhận được là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm“, tức là hóa đơn tra cứu không tồn tại. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập ở trên đã chính xác hay chưa và tìm kiếm lại. Nếu các thông tin trên đã nhập chính xác, anh/chị liên hệ bên bán để kiểm tra.

Cách 2: Đăng nhập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử

Địa chỉ đăng nhập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

(Áp dụng với bên bán đã sử dụng chứng từ theo Thông tư 78 và Nghị định 123)

Bước 1: Đăng nhập theo thông tin tài khoản đã được Cơ quan thuế cấp

Bước 2: Chọn “Tra cứu” > “Tra cứu chứng từ”

Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/ mua vào”

Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ chứng từ đã áp dụng theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Để xem thông tin chứng từ các bạn chọn “Tìm kiếm” > Tại vùng hiển thị kết quả, Click vào chứng từ muốn xem để thực hiện các chức năng Xem/ In/ Xuất Excel/ Xuất XML

Để có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, nghiệp vụ tra cứu hóa đơn là một trong những nghiệp vụ cần thiết. Trên đây là nội dung trình bày Hướng dẫn tra cứu hóa đơn hủy theo Thông tư 78 theo hướng dẫn hiện hành. Nếu có bất kỳ câu hỏi gì hãy liên hệ với chúng tôi để được trả lời.