Hướng dẫn viết công văn giải trình chậm nộp tiền BHXH [2023]

Công văn là cách thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò cần thiết trong hoạt động hàng ngày để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của tổ chức. Bởi vậy, trong hoạt động tổ chức nói chung còn sử dụng công văn giải trình chậm nộp tiền BHXH với mẫu dưới đây.

1. Công văn giải trình chậm nộp tiền BHXH là gì?

Công văn giải trình chậm nộp tiền BHXH được sử dụng trong các trường hợp như sau:

Cơ quan thuế yêu cầu giải trình về việc chậm nộp BHXH

Khi doanh nghiệp bị phạt do nộp chậm BHXH, doanh nghiệp tự giải trình để giảm nhẹ mức phạt hoặc không bị phạt về việc nộp chậm BHXH cho người lao động hoặc chưa kịp đăng ký BHXH cho người lao động mới.

2. Có được làm công văn giải trình chậm nộp tiền BHXH không?

Công văn là cách thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, công văn được xem như một phương tiện giao tiếp chính thức của đơn vị nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân.

Bởi vậy, khi chậm nộp tiền BHXH, có thể sử dụng công văn để thông báo với đơn vị Bảo hiểm xã hội được biết và giải quyết các vấn đề phát sinh.

3. Các nội dung trong công văn giải trình chậm nộp tiền BHXH

Công văn phải có đủ các phần sau đây:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Địa danh và thời gian gửi công văn.
• Tên đơn vị chủ quản và đơn vị ban hành công văn.
• Chủ thể nhận công văn (đơn vị hoặc cá nhân).
• Số và ký hiệu của công văn.
• Trích yếu nội dung.
• Nội dung công văn.
• Chữ ký, đóng dấu.
• Nơi gửi.

– Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn

• Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.
• Công văn đôn đốc: đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động chuyên môn hoặc kịp thời chỉ ra những sai sót cần khắc phục trong thực tiễn.

– Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của đơn vị gửi Công văn. Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:

• Viện dẫn vấn đề.
• Giải quyết vấn đề.
• Kết luận vấn đề.

4. Mẫu công văn giải trình chậm nộp tiền BHXH

4.1 Mẫu 01 công văn giải trình chậm nộp tiền BHXH

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội……………

– Tên đơn vị:…………………………………………..

– Mã số quản lý:…………………………..

– Địa chỉ:…………………………..

Nội dung:

+ Báo tăng mức lương đóng BHXH của ………………………….. năm

+ Báo tăng lao động thai sản tháng…………

Lý do:

Kế toán của công ty nghỉ thai sản, công ty chưa tuyển được người thay thế nên việc báo cáo bị chậm trễ

Đề nghị đơn vị bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết theo hướng dẫn.

Tên đơn vị:…………………

Mã số: ………….

DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ

(Kèm theo công văn số: ………ngày tháng năm …..)

4.2 Mẫu 02 công văn giải trình chậm nộp tiền BHXH

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(V/v: Số người đóng bảo hiểm không bằng số người lao động thực tiễn tại Doanh nghiệp)

 

Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN…………

– Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY ….

– Người uỷ quyền theo pháp luật: …………….             Chức vụ: Giám đốc

– Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………….. – Tỉnh/ TP. ……

– Điện thoại: ………………………..                             ; Fax: ………………………………………….

– Mã số thuế: ………………

Ngày 09/11/2018 Công ty chúng tôi có nhận được Công văn số ……….của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ..; Trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về số người lao động hiện đang tham gia bảo hiểm không bằng số người trên hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN.

Công ty chúng tôi xin giải trình về việc này như sau:

– Hiện tại Công ty chúng tôi có số người lao động là người ký hợp đồng thử việc;

– Có người là cộng tác viên;

– Có người là lao động thời vụ;

– Có người nhận khoán (Việc này có thể bỏ);

– Có người lao động đã nghỉ hưu;

– Có người lao động không muốn đóng bảo hiểm và xin trả thẳng vào lương;

– ………….

Do vậy:

– Những người thử việc thì Công ty chúng tôi sẽ báo tăng bảo hiểm cho họ sau khi người lao động qua thời gian thử việc.

– Những người là cộng tác viên, lao động thời vụ thì Công ty cũng có chính sách đãi ngộ và lương thưởng phù hợp với Hợp đồng lao động và phù hợp với luật hiện hành.

– Những người đã nghỉ hưu và những người không muốn đóng bảo hiểm thì Công ty đã trả phần bảo hiểm vào lương cho người lao động. Những trường hợp này đã có thể hiện trong hợp đồng lao động.

Công ty xin làm Biên bản giải trình này. Nếu đơn vị bảo hiểm cần thêm hồ sơ nào thì Công ty sẽ gửi tới trọn vẹn.

Trân trọng cám ơn!

4. Những câu hỏi thường gặp.

Mức phạt chậm đăng ký BHXH, BHTN?

Tùy theo mức độ vi phạm mà có các mức phạt khác nhau, bạn cần nghiên cứu để tránh trường hợp DN mình bị phạt.

Mức phạt từ 500,000 – 1,000,000 trong trường hợp người lao động và doanh nghiệp:

• Không tham gia BHXH theo hướng dẫn
• Có tham gia BHXH nhưng không đúng mức

Phạt tiền từ 12% – 15% tổng tiền phải đóng BHXH khi doanh nghiệp vi phạm:

• Chậm đóng BHXH, BHTN.
• Đóng bảo hiểm không đúng mức quy định.
• Đóng không đủ số lượng chuyên viên cần đóng BHXH, BHTN.

Tuy nhiên, mức phạt không quá 75,000,000 đồng.

Phạt tiền từ 18% – 20% tổng tiền phải đống BHXH trong trường hợp DN không đóng BHXH, BHTN cho toàn bộ chuyên viên

• Nộp tiền BHXH, BHTN chưa đóng hoặc chậm đóng.
• Đóng tiền lãi của tiền bảo hiểm chưa đóng hoặc chậm đóng.

Trường hợp cần thực hiện công văn giải trình BHXH?

Trường hợp đơn vị BHXH tiến hành thanh tra, kiểm tra phát hiện thấy dấu hiệu bất thường tại doanh nghiệp.  Cụ thế:

• Khi chênh lệch số người lao động tham gia BHXH với số người lao động thực tiễn.
• Khi doanh nghiệp chậm tham gia BHXH.
• Khi doanh nghiệp chậm đóng (nợ) BHXH.
• Khi truy thu BHXH.

Cơ quan BHXH yêu cầu giải trình các vấn đề này. Giải thích, sự sai lệch so với các thông tin thể hiện trên sổ sách kế toán, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN.

Mặt khác, khi doanh nghiệp gặp phải những trường hợp trên, để giảm nhẹ mức phạt hoặc không bị phạt, doanh nghiệp chủ động thực hiện công văn giải trình gửi đơn vị BHXH xem xét.

Quy định lãi chậm đóng BHXH, BHYT và BHTN?

Về mức lãi chậm đóng BHXH, BHYT và BHTN, DN có thể cân nhắc chi tiết Quyết định 60/2015/QĐTTg ngày 27/11/2015. Và được quy định cụ thể như sau:

Lãi suất khi DN chậm nộp BHYT trên 30 ngày là: 2 lần lãi suất thị trường liên ngân hàng không kỳ hạn 9 tháng năm trước liền kề thời gian chậm đóng bảo hiểm. Nếu lãi suất năm trước liền kề không có kỳ hạn 9 tháng thù sử dụng lãi suất của kỳ hạn liền trước kỳ hạn 9 tháng.

Lãi bị phạt do trốn, chậm đóng hoặc chiếm dụng tiền đóng, hưởng BHXH, BHYT trên 30 ngày: 2 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH, BHTN bình quân của năm trước liền kề (và được tính trên số tiền, thời gian chậm đóng).

Trong trường hợp là 15 ngày đầu tháng 01 hằng năm, bạn sẽ nhận được thông báo lãi suất bình quân theo tháng trên cơ sở lãi suất bình quân từ BHXH Việt Nam.

Đóng BHXH, BHYT là bảo vệ quyền và lợi ích cho người lao động, chính vì thế Doanh nghiệp nên hiểu rõ để việc trích và nộp bảo hiểm đúng theo hướng dẫn tránh bị trường hợp vi phạm. Nhưng nếu Doanh nghiệp bị chậm nộp hoặc không nộp bảo hiểm thì phải dùng mẫu công văn giải trình chậm nộp BHXH để được nộp bù và nộp phạt (nếu có).

Công văn giải trình BHXH tiếng Anh là gì?

Công văn giải trình BHXH tiếng Anh là Explanation of social insurance.

Toàn bộ những nội dung trên là hướng dẫn của LVN Group về công văn giải trình chậm nộp tiền BHXH. Để đảm bảo cho hoạt động của các tổ chức diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện, việc tuân thủ các quy định về soạn thảo công văn là một điều cần thiết. Bởi vậy, khi có nhu cầu, liên hệ với LVN Group qua 1900.0191 để biết thêm chi tiết !!