Hướng dẫn viết công văn trả lời đơn đề nghị năm 2023

Công văn là cách thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò cần thiết trong hoạt động hàng ngày để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của tổ chức. Bởi vậy, trong hoạt động tổ chức nói chung còn sử dụng công văn trả lời đơn đề nghị với mẫu dưới đây.

1. Đơn đề nghị là gì?

Đơn đề nghị là văn bản dành cho cá nhân, tập thể hoặc tổ chức gửi tới các cá nhân, tập thể, tổ chức, đơn vị, lãnh đạo cấp trên để xem xét và giải quyết các đề nghị cần được thông qua, giải quyết công việc chung hay một vấn đề cụ thể nào đó.

2. Có được viết công văn trả lời đơn đề nghị không?

Công văn là cách thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, công văn được xem như một phương tiện giao tiếp chính thức của đơn vị nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân.

Khi không đồng ý với đơn đề nghị của cá nhân, đơn vị, tập thể nào đó có thể sử dụng công văn để trả lời, phúc đáp đơn đề nghị đó.

3. Mẫu công văn trả lời đơn đề nghị

 

Kính gửi:…………………………(2)……

Căn cứ công văn số … ngày … / … / … của đơn vị/tổ chức/cá nhân/doanh nghiệp… về vấn đề……(3)……

Chúng tôi xin trả lời như sau:…………(4)……………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị ………(tên đơn vị, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn) …………..cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.

Trân trọng cảm ơn!

(1) Trích yếu nội dung công văn. Xác định vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn;

(2) Tên đơn vị, đơn vị, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tóm gọn nội dung vấn đề trong công văn trước;

(4) Ghi rõ nội dung trả lời, hoặc các nội dung phúc đáp để phía đơn vị, đơn vị nhận công văn phúc đáp hiểu rõ và có căn cứ để thực hiện yêu cầu hoặc để trả lời lại; Tùy từng trường hợp khác nhau, sự việc cụ thể của khách hàng sẽ có những nội dung trả lời tương ứng, phù hợp;

(5) Tên đơn vị, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;

(6) Địa chỉ đơn vị, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào;

(7) Trong trường hợp uỷ quyền của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp không thể ký thì có thể để người có thẩm quyền khác ký thay hoặc thừa lệnh ký theo đúng quy định của pháp luật và phải có giấy tờ kèm theo chứng minh đủ điều kiện ký thay như Giấy ủy quyền.

4. Hướng dẫn viết công văn trả lời đơn đề nghị

Công văn trả lời đơn đề nghị phải có đủ các phần sau đây:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Địa danh và thời gian gửi công văn.
• Tên đơn vị chủ quản và đơn vị ban hành công văn.
• Chủ thể nhận công văn (đơn vị hoặc cá nhân).
• Số và ký hiệu của công văn.
• Trích yếu nội dung.
• Nội dung công văn.
• Chữ ký, đóng dấu.
• Nơi gửi.

-Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn

• Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.
• Công văn đôn đốc: đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động chuyên môn hoặc kịp thời chỉ ra những sai sót cần khắc phục trong thực tiễn.

– Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của đơn vị gửi Công văn. Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:

• Viện dẫn vấn đề.
• Giải quyết vấn đề.
• Kết luận vấn đề.

Toàn bộ những nội dung trên là hướng dẫn của LVN Group về công văn trả lời đơn đề nghị. Để đảm bảo cho hoạt động của các tổ chức diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện, việc tuân thủ các quy định về soạn thảo công văn là một điều cần thiết. Bởi vậy, khi có nhu cầu, liên hệ với LVN Group qua 1900.0191 để biết thêm chi tiết !!