Hướng dẫn viết mẫu công văn trả lời đơn khiếu nại [2023]

Công văn là cách thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò cần thiết trong hoạt động hàng ngày để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của tổ chức. Bởi vậy, trong hoạt động tổ chức nói chung còn sử dụng mẫu công văn trả lời đơn khiếu nại với nội dung dưới đây.

1. Công văn trả lời là gì?

Công văn phúc đáp là công văn trả lời, được hiểu là văn bản được cá nhân, tổ chức sử dụng để trả lời (phúc đáp) một/một số câu hỏi mà chủ thể có thẩm quyền đưa ra/đặt ra cho chủ thể làm công văn. Hoặc cũng có thể là văn bản trả lời khi nhận được một văn bản khác từ phía cá nhân, tổ chức khác (ví dụ như Đơn yêu cầu, Công văn yêu cầu, …).

2. Có thể sử dụng công văn trả lời đơn khiếu nại được không?

Khiếu nại là việc công dân, đơn vị, tổ chức hoặc cán bộ, công chức theo thủ tục do Luật này quy định đề nghị đơn vị, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định hành chính, hành vi hành chính của đơn vị hành chính nhà nước, của người có thẩm quyền trong đơn vị hành chính nhà nước hoặc quyết định kỷ luật cán bộ, công chức khi có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Vì vậy, việc trả lời khiếu nại có thể được thực hiện bằng công văn phúc đáp.

3. Mẫu công văn trả lời đơn khiếu nại

 

Kính gửi:…………………………(2)……

Căn cứ công văn số … ngày … / … / … của đơn vị/tổ chức/cá nhân/doanh nghiệp… về vấn đề……(3)……

Chúng tôi xin trả lời như sau:…………(4)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị ………(tên đơn vị, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn) …………..cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.

Trân trọng cảm ơn!

4. Hướng dẫn viết công văn trả lời đơn khiếu nại

(1) Trích yếu nội dung công văn. Xác định vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn cụ thể là trả lời đơn khiếu nại số bao nhiêu về vấn đề nào.

(2) Tên đơn vị, đơn vị, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn. Thường là đơn vị ra đơn khiếu nại.

(3) Tóm gọn nội dung vấn đề trong công văn trước;

(4) Ghi rõ nội dung trả lời, hoặc các nội dung phúc đáp để phía đơn vị, đơn vị nhận công văn phúc đáp hiểu rõ và có căn cứ để thực hiện yêu cầu hoặc để trả lời lại; Tùy từng trường hợp khác nhau, sự việc cụ thể của khách hàng sẽ có những nội dung trả lời tương ứng, phù hợp;

(5) Tên đơn vị, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;

(6) Địa chỉ đơn vị, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào;

(7) Trong trường hợp uỷ quyền của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp không thể ký thì có thể để người có thẩm quyền khác ký thay hoặc thừa lệnh ký theo đúng quy định của pháp luật và phải có giấy tờ kèm theo chứng minh đủ điều kiện ký thay như Giấy ủy quyền.

5. Giải đáp có liên quan

5.1. Đặc điểm của Công văn là gì?

– Công văn không phải văn bản quy phạm pháp luật, vì vậy trình tự, thủ tục ban hành Công văn được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi để giải quyết công việc khẩn cấp.

– Công văn có nhiều loại, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực miễn sao phù hợp với mục đích của đơn vị, tổ chức ban hành.

– Thẩm quyền ban hành Công văn không bắt buộc là đơn vị, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Cá nhân cũng có thể ban hành Công văn nếu trong các văn bản quy phạm pháp luật, điều lệ tổ chức, văn phòng doanh nghiệp có quy định về chức năng, nhiệm vụ của cá nhân đó.

5.2. Có mấy loại công văn?

Hiện nay, có 07 loại Công văn được sử dụng phổ biến là:

– Công văn hướng dẫn:

– Công văn giải thích:

– Công văn chỉ đạo

– Công văn đôn đốc, nhắc nhở

– Công văn đề nghị, yêu cầu

– Công văn phúc đáp

– Công văn xin ý kiến

5.3. Thế nào là Công văn phúc đáp? 

Phúc đáp là việc trả lời bằng thư từ, công văn của các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp trong thẩm quyền, nhiệm vụ của mình.

Công văn phúc đáp là văn bản được các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để trả lời các vấn đề do chủ thể có thẩm quyền đặt ra. Trong một số trường hợp, Công văn phúc đáp còn được sử dụng để trả lời các câu hỏi, đề nghị từ một cá nhân, tổ chức khác.

5.4. Công văn phúc đáp có hiệu lực không?

Do Công văn phúc đáp không có hiệu lực thi hành nên Công văn chấm dứt hiệu lực khi các chủ thể thực hiện xong, giải quyết xong các công việc trên thực tiễn.

Toàn bộ những nội dung trên là hướng dẫn của LVN Group về công văn trả lời. Để đảm bảo cho hoạt động của các tổ chức diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện, việc tuân thủ các quy định về soạn thảo công văn là một điều cần thiết. Bởi vậy, khi có nhu cầu, liên hệ với LVN Group qua 1900.0191 để biết thêm chi tiết !!