Luật LVN Group xin gửi đến quý bạn đọc nội dung trình bày Hướng dẫn xử lý hóa đơn đã có mã của đơn vị thuế nhưng bị lỗi.
1. Trường hợp 1: Lỗi dẫn đến không sử dụng được chứng từ điện tử có mã của đơn vị thuế
Trường hợp này doanh nghiệp cần liên hệ với đơn vị thuế hoặc đơn vị gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử để thông báo về sự cố gặp phải và để được hỗ trợ xử lý.
Trong thời gian xử lý sự cố thì doanh nghiệp có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế phải đến trực tiếp đơn vị thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế (do đơn vị thuế cấp).
2. Trường hợp 2: Hệ thống cấp mã của đơn vị thuế bị lỗi
Trường hợp này Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo cho doanh nghiệp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố.
Khi hệ thống gặp sự cố, một số đơn vị gửi tới dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử.
Trong thời gian hệ thống cấp mã của đơn vị thuế bị lỗi chưa thể khắc phục được sự cố thì đơn vị thuế bán hóa đơn đặt in cho doanh nghiệp.
Sau khi lỗi hệ thống được khắc phục, doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế chậm nhất 02 ngày công tác kể từ thời hạn ghi trên thông báo của đơn vị thuế. Doanh nghiệp phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của đơn vị thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA.
3. Trường hợp 3: Lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử
Trường hợp này thì đơn vị gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ xử lý lỗi kịp thời.
4. Trường hợp 4: Lỗi kỹ thuật cổng thông tin điện tử không tiếp nhận được dữ liệu chứng từ điện tử không có mã
Trong trường hợp này, tổng cục Thuế thông báo cho doanh nghiệp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trong vòng 2 ngày khi Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ được chuyển đến đơn vị thuế. Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.
5. Các lỗi khi sử dụng chứng từ có mã xác thực trong quá trình sử dụng thực tiễn của doanh nghiệp
5.1. Trường hợp 1: Lỗi khi thực hiện đăng ký mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên đơn vị thuế
Doanh nghiệp chọn sai cách thức hóa đơn: trường hợp này xảy ra khi doanh nghiệp chọn hóa đơn không mã trong khi thuộc diện phải sử dụng hóa đơn có mã của đơn vị thuế (doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã hoặc theo yêu cầu của đơn vị quản lý thuế về việc sử dụng hóa đơn có mã).
Doanh nghiệp chọn vào đối tượng sử dụng hóa đơn có mã không phải trả tiền: Theo quy định ở Điều 14 Nghị Định 123/2020/NĐ-CP quy định chỉ một số ít đơn vị được sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền, còn lại các doanh nghiệp đều phải trả tiền cho các nhà gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp sau khi lập mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT nhưng không thể nộp cho đơn vị thuế: trường hợp này xảy ra do chưa cập nhật phiên bản mới phần mềm hóa đơn điện tử với các chức năng đáp ứng quy định với của nghị định Nghị Định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thực hiện cập nhật hoặc liên hệ với đơn vị gửi tới hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
Doanh nghiệp chưa biết cách tra cứu hóa đơn điện tử chuyển đổi: Khi cần tra cứu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp truy cập địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn, sau đó chọn mục cần tra cứu và điền các thông tin theo yêu cầu.
5.2. Trường hợp 2: Lỗi khi sử dụng chứng từ có mã
Cơ quan thuế từ chối cấp mã do sai định dạng: Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử, đơn vị gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ gửi đến đơn vị thuế, trường hợp này bị từ chối do dữ liệu có ký tự đặc biệt; nhập nhiều địa chỉ email người nhận; địa chỉ email người nhận quá 50 ký tự; địa chỉ email có dấu cách; sai định dạng mã số thuế,…
Lỗi hóa đơn chậm nhận được mã: đây là trường hợp nhiều doanh nghiệp gặp phải, một trong những nguyên nhân là hệ thống đơn vị Thuế quá tải do nhận được số lượng lớn dữ liệu hóa đơn từ doanh nghiệp. Trường hợp này hóa đơn có thể được cấp mã sau vài giờ hoặc chậm hơn.
Lỗi hóa đơn điện tử hiển thị sai định dạng như hiển thị sai thông tin, mất thông tin,..: trường hợp này doanh nghiệp cần liên hệ đơn vị gửi tới phần mềm để được hỗ trợ.
Trên đây là toàn bộ nội dung Hướng dẫn xử lý hóa đơn đã có mã của đơn vị thuế nhưng bị lỗi do Luật LVN Group gửi tới. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.