Hướng dẫn xử lý hóa đơn hủy đã kê khai thuế

2.1 Quy định về việc xử lý hóa đơn đã lập

Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính đã ban hành hướng dẫn cách xử lý hóa đơn đã lập như sau:

– Trường hợp hóa đơn đã lập, chưa giao cho bên mua và phát hiện sai sót thì việc bên bán cần làm là gạch chéo các liên, lưu lại hóa đơn lập sai và lập hóa đơn mới.

– Trường hợp lập hóa đơn, đã giao cho bên mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được cung ứng; hoặc đã lập hóa đơn, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, tuy nhiên cả hai bên đều chưa kê khai thuế, trường hợp này, nếu có sai sót, bên bán – mua phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn lập sai và bắt buộc hủy bỏ những hóa đơn bị sai. Đồng thời, theo hướng dẫn, bên bán cần gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn sai và lập lại hóa đơn mới.

– Trường hợp bên bán đã lập hóa đơn và giao cho bên mua, hàng hóa dịch vụ cũng đã được cung ứng, đồng thời, hai bên bán và mua đã kê khai thuế, thì trong trường hợp phát hiện sai sót phải lập biên bản hoặc lập thỏa thuận bằng văn bản có ghi rõ sai sót. Đồng thời bên bán có trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ tiêu thức sai. Không được ghi số âm (-) vào hóa đơn điều chỉnh.

2.2 Quy định  về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập

Với các hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã lập và gửi cho bên mua nhưng chưa cung ứng hàng hóa, dịch vụ, đồng thời, cả hai bên bán và mua đều chưa kê khai, trong trường hợp phát hiện sai sót, hóa đơn phải nhận được sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên bán và mua thì mới được phép hủy. Việc hủy HĐĐT có hiệu lực theo đúng thời hạn sẽ do bên bán và bên mua cùng thỏa thuận. Nhằm phục vụ mục đích tra cứu của đơn vị có thẩm quyền, HĐĐT đã thỏa thuận cần bắt buộc phải lưu trữ. Bên bán lập hóa đơn mới theo hướng dẫn.

– Với các hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua, đã giao hàng, cung ứng dịch vụ, bên bán và bên mua đã kê khai, trong trường hợp phát hiện sai sót, cả bên bán – mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của các bên liên quan và tiến hành điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh tuân thủ đúng quy định pháp luật về quản lý thuế và HĐĐT, cần ghi rõ tiêu thức sai sót cần điều chỉnh và không được ghi số âm (-).

Vì vậy, căn cứ vào các quy định trên, dù là hóa đơn giấy hay HĐĐT thì đều không thể hủy hóa đơn đã kê khai mà chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn xuất sai.

3. Các trường hợp huỷ chứng từ điện tử đã kê khai thuế GTGT đầu ra

3.1 Trường hợp huỷ HĐĐT đã xuất chưa gửi khách hàng

Áp dụng với trường hợp kế toán thực hiện xuất chứng từ và đã ký điện tử nhưng trước khi gửi cho khách hàng thì kịp thời phát hiện sai sót, hoặc phát sinh thay đổi khi khách hàng huỷ hợp đồng, không nhận hàng hoá mà chưa kịp gửi chứng từ.

Vì vậy, đơn vị thực hiện lập biên bản thoả thuận huỷ hoặc thu hồi HĐĐT vừa lập có ghi rõ nội dung giải trình và tự ký, đóng dấu, lưu trữ. Biên bản thỏa thuận không bắt buộc phải có chữ ký của người mua, đơn vị tự cam kết chịu trách nhiệm về nội dung này do HĐĐT đã xuất chưa được gửi cho bên mua.

Trường hợp HĐĐT cũ có thông tin bị sai sót thì bên cạnh việc lập biên bản thỏa thuận hủy hoặc thu hồi chứng từ cũ còn kèm theo xuất bổ sung hóa đơn thay thế với nội dung chính xác.

3.2 Trường hợp huỷ chứng từ điện tử đã xuất nhưng chưa kê khai thuế GTGT đầu ra

HĐĐT đã xuất, ký điện tử, gửi cho khách hàng, cả bên bán và bên mua chưa kê khai thuế GTGT, trong trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót hoặc bên mua trả lại hàng hoá, huỷ dịch vụ thì cần thực hiện thủ tục lập bộ hồ sơ bao gồm:

– Văn bản thỏa thuận về việc huỷ/thu hồi HĐĐT sai sót được ký điện tử hoặc ký đóng dấu đỏ của hai bên

– HĐĐT thay thế: Trên HĐĐT thay thế ghi nội dung “Hoá đơn này thay thế cho chứng từ số …ký hiệu…ngày/tháng/năm”

Trong trường hợp thông tin bị sai là tên, địa chỉ của bên mua nhưng MST không đổi thì kế toán thực hiện hướng dẫn của Thông tư 26/2015/TT-BTC chỉ lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh giữa hai bên mà không cần lập chứng từ mới thay thế.

3.3 Trường hợp huỷ HĐĐT đã xuất, đã kê khai thuế GTGT đầu ra hoặc bên mua đã kê khai thuế GTGT đầu vào

Đối với HĐĐT, phát hiện ra sai sót, hoặc bên mua trả lại một phần hay toàn bộ hàng hóa đã mua sau khi hai bên kê khai thuế GTGT thì xử lý như sau:

– Trường hợp phát hiện ra sai sót: Hai bên thực hiện ký văn bản thỏa thuận điện tử hoặc giấy; xuất HĐĐT điều chỉnh mới. Kế toán cần lưu ý tại Hoá đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm.

– Trường hợp bên mua trả lại một phần hay toàn bộ hàng hoá: Kế toán bên mua xuất chứng từ trả lại hàng bán cho bên bán có ghi rõ “Hàng hoá trả lại cho người bán do sai quy cách, không đảm bảo chất lượng”.

– Trường hợp người mua không có chứng từ thì bên bán phải huỷ chứng từ theo biên bản thoả thuận có ký xác nhận hai bên. Cần lưu trữ HĐĐT đã huỷ để phục vụ tra cứu.

Hy vọng qua nội dung trình bày trên đây, các kế toán đã có câu trả lời cho câu hỏi: Có hủy được hóa đơn đã kê khai của năm trước không. Cách hủy, xuất lại hóa đơn có sự khác biệt tùy từng trường hợp cụ thể. Vì thế, doanh nghiệp cần nghiên cứu và nắm rõ những thông tin này.