Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice

S-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp ưa chuộng, tin tưởng lựa chọn hiện nay. Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử S-Invoice , ngoài việc lập hóa đơn điện tử thì việc xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm chính là thao tác cần thiết mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần triển khai thực hiện. Trong nội dung trình bày này Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice, Luật LVN Group xin hướng dẫn các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn S-Invoice. 

1. Cách xuất hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice

Truy cập vào trang web https://sinvoice.viettel.vn/

Tiến hành đăng nhập bằng User và pass được cấp. 

Tại Menu chính trên Phần mền, Chọn mục Quản lý hóa đơn, sau đó chọn Lập hóa đơn

Tại giao diện sau đó, nội dung sẽ thể hiện 4 bảng thông tin các doanh nghiệp quan tâm khi lập hóa đơn.

1.1. Thông tin người bán:

Thể hiện các thông tin của doanh nghiệp như: Mã số thuế, Tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, Số tài khoản ngân hạng… Và Các thông tin mà doanh nghiệp muốn thể hiện lên hóa đơn.

Các trường thông tin này được xem là các thông tin đúng và cố định của doanh nghiệp. Do đó, nội dụng của trường này sẽ không thể thay đổi hay cập nhật khi doanh nghiệp xuất hóa đơn. Trong trường hợp, các thông tin trên trường này chưa chính xác, doanh nghiệp cần liên hệ lại với chuyên viên của Viettel để được hướng dẫn và cập nhật đúng thông tin của doanh nghiệp.

1.2. Thông tin khách hàng:

200.000 Vnd, thì phải xuất hóa đơn ( dù khách hàng không lấy) thì trên thông tin người mua và địa chỉ ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không gửi tới tên, địa chỉ, Mã số thuế”

Lưu ý:

Nhằm tối ưu cho doanh nghiệp khi thao tác xuất hóa đơn, Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel có tin năng lưu lại thông tin khách hàng đã xuất hóa đơn trước đó.

Để thực hiện tín năng này, doanh nghiệp có thể thực hiện như sau:

• Nhập đầu đủ dữ liệu khách hàng cần xuất hóa đơn
• Sau đó nhấn vào nút “ + Thêm mới khách hàng”
• Có thể tìm lại thông tin khách hàng đã lưu trong Ô “tìm kiếm“ ( Lưu ý nội dung tìm kiếm tối thiểu 3 kí tự)

1.3. Thông tin giao dịch:

Doanh nghiệp có thể chọn cách thức thanh toán và Loại tiền tệ tại đây

• Hình thức thanh toán gồm : CK, DTCN, TM, TM/CK….
• Các Loại tiền tệ bao gồm : VND, EUR, JPY, USD….

*Thông tin hóa đơn:

Đây có thể được coi là trường cần thiết nhất, các doanh nghiệp cần lưu ý khi lập hóa đơn. Các thông tin cần lưu ý

• Tên mẫu hóa đơn: Chọn loại hóa đơn cần xuất ví dụ: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ….
• Mẫu hóa đơn: Nếu doanh nghiệp có nhiều hơn 1 mẫu hóa đơn, cần lưu ý chọn đúng mẫu hóa đơn điện tử cần xuất.
• Ký hiệu hóa đơn: Với 1 Mẫu hóa đơn, có thể có nhiều kí hiệu hóa đơn khác nhau, Tương tự với trường hợp mẫu hóa đơn, doanh nghiệp cũng nên lưu ý chọn đúng kí hiệu của tờ hóa đơn cần xuất.
• Ngày xuất hóa đơn: Theo các thông tư hướng dẫn, hóa đơn điện tử không được phép xuất lùi ngày trừ các trường hợp được đơn vị thuế quản lý cho phép. Do đó phần mềm hóa đơn điện tử Viettel có tính năng lùi ngày khi xuất hóa đơn. Điều kiện để xuất lùi ngày là Số hóa đơn phải liên tục và ngày lùi tối đa không quá 30 ngày kể từ ngày hiện tại.

1.4. Nội dung xuất đơn

Vì nhu cầu đa dạng trong nội dung hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, Chi tiết nội dung hóa đơn sẽ thay đổi theo từng mẫu hóa đơn điện tử khác nhau. Do đó, phần chi tiết nội dung hóa đơn chỉ thể hiện sau khi doanh nghiệp chọn mẫu hóa đơn tương ứng.

Các trường cần lưu ý trong phần này gồm:

Trường “Điều chỉnh”, đây được hiểu như là các loại nội dung hóa đơn khác nhau:

+Hàng hóa: Là nội dung như 1 loại hàng hóa bình thường, doanh nghiệp bắt buộc phải nhập Tên Sản phẩm, Số lượng, Đơn giá. Hệ thống sẽ tự tính ra Thành tiền

+ Ghi chú: Là nội dung hóa đơn thể hiện như 1 dòng ghi chú, Bắt buộc nhập ở trường “Tên sản Phẩm”

+ Chiết khấu: Nội dụng được hiểu nhưng 1 cách chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn, Doanh nghiệp bắt bược phải nhập trường “Tên sản Phẩm” và “Thành tiền”, Số tiền nhập vào sẽ được trừ trực tiếp trên hóa đơn vào số tổng tiền trước thuế. Các doanh nghiệp có chiết khấu sau thuế lưu ý trường hợp này

+ Bảng kê: Nội dung hóa đơn hiểu như nội dung bảng kê, các hóa đơn dịch vụ thường sử dụng chức năng này. Doanh nghiệp bắt bược phải nhập trường “Tên sản Phẩm” và “Thành tiền”, Số tiền nhập vào được hiểu như tiền hàng hóa, dịch vụ. ( Lưu ý: hiện hóa đơn điện tử không cho phép doanh nghiệp xuất bảng kê, do hóa đơn điện tử có thể có nhiều trang hàng hóa)

+ Phí Khác: Doanh nghiệp bắt bược phải nhập trường “Tên sản Phẩm” và “Thành tiền”, Số tiền nhập vào sẽ được trừ trực tiếp trên hóa đơn vào số tổng tiền trước thuế.

2. Thứ tự nhập nội dung hóa đơn

Doanh nghiệp chọn loại “điều chỉnh” (cách nhập nội dung hóa đơn), sau đó nhập thứ tự các nội dung : Mã sản phẩm ( có thể để trống), Tên sản phẩm, Đơn vị tính (Có thể để trống), Số lượng (tùy theo cách nhập nội dung, có thể để trống), đơn giá (tùy theo cách nhập nội dung, có thể để trống)

Tiếp theo chọn loại “Thuế GTGT” theo đúng quy định, trường hợp lệnh số tiền, doanh nghiệp có thể nhận số tiền thuế trực tiếp vào Ô kế bên

Đến bước này, Về phần nội dung hóa đơn đã xong. Doanh nghiệp có thể bấm vào “Lập hóa đơn” để ký và phát hành chính thức hóa đơn đó. Nhưng trong trường hợp, doanh nghiệp chưa muốn xuất hóa đơn ngày, hay cần xác nhận của đối tác về nội dung dung hóa đơn. Doanh nghiệp có thể bấm vào nút “Lưu nháp” để tiến hành lưu lại nội dung hóa đơn đã nhập trước đó.

3. Lập hóa đơn từ hóa đơn nháp

Muốn tìm lại hóa đơn điện tử đã “lưu nháp”, Doanh nghiệp vào menu “Quản lý hóa đơn”, tiếp đó chọn “Quản lý hóa đơn chưa phát hành”. Khi đó thông tin hóa đơn sẽ thể hiện.

Doanh nghiệp có thể xem lại nội dung hóa đơn đã xuất bằng cách nhấn vào nút “Xem”. Trong giao diện đó, bạn có thể tải về vào gởi cho đối tác trong trường hợp cần xác nhận nội dung hóa đơn của doanh nghiệp.

Với chức năng “Thao tác”, doanh nghiệp có thể hoàn toàn chỉnh sửa lại nội dung hóa đơn và xóa bỏ trong trường hợp không cần dùng đến nội dung hóa đơn đó.

Sau khi đã xác nhận đúng nội dung và các thông tin trên hóa đơn. Doanh nghiệp có thể chọn “Phát hành” để phát hành tờ hóa đơn trên thành một hóa đơn chính thức.

Lưu ý:

Khi “Lập nháp”, hóa đơn sẽ không có số hóa đơn, cũng như ngày lập hóa đơn. Ngày lập hóa đơn mà bạn chọn trước đó sẽ không được hệ thống lưu lại, do đó khi phát hành chính thức hóa đơn, doanh nghiệp lưu ý chọn lại ngày lập hóa đơn.

Đây là điều rất nhiều doanh nghiệp mắc phải khi lập hóa đơn điện tử. Khi bạn không chọn ngày lập hóa đơn, hệ thống sẽ tự động lấy thời gian tại thời gian hiện tại để xuất hóa đơn.

Trên đây là  tư vấn của chúng tôi về chủ đề: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice. Nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi liên quan đến chủ đề này có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý nhiều kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, chúng tôi tự tin cam kết cho Quý khách hàng dịch vụ pháp lý tốt nhất, nhanh nhất, giá cả hợp lý nhất.