Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice

E-Invoice là một trong những  phần mềm hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp ưa chuộng, tin tưởng lựa chọn hiện nay. Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử New-Invoice ngoài việc lập hóa đơn điện tử thì việc xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm chính là thao tác cần thiết mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần triển khai thực hiện. Trong nội dung trình bày này Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice, Luật LVN Group xin hướng dẫn các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn E-Invoice.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm hóa đơn điện tử: là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử gồm: Hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu (hóa đơn thương mại), tem, vé… Chi tiết:

• Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.
• Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.
• Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.

2. Giới thiệu khái quát về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là một trong các phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều nhất hiện nay và gửi tới bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. E-invoice liên tục có những đổi mới và nâng cấp để phù hợp với sự phát triển của công nghệ đặc biệt đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Ngoài tính bảo mật cao, có thể tích hợp với nhiều phần mềm quản lý thì ưu điểm đặc biệt của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice phải kể đến đó là giao diện thân thiện với người sử dụng. Bất cứ kế toán nào cũng có thể sử dụng phần mềm một cách dễ dàng bởi thiết kế thông minh cũng như sự tương tác tuyệt vời.

Cách lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn nhanh chỉ trong vài phút giúp kế toán nâng cao hiệu suất công việc, giảm thiểu tối đa các sai sót và đảm bảo thành công 100% khi xuất hóa đơn.

3. Cách lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn nhanh 

Sau đây sẽ là hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách lập hóa đơn và xuất hóa đơn nhanh trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

3.1. Cách lập hóa đơn điện tử

Cách lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm 

• Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã cài đặt trên máy.
• Trong mục “Sử dụng hóa đơn” click chọn “1.1 Lập hóa đơn giá trị gia tăng” 
• Hoặc kế toán lựa chọn lập các loại hóa đơn điện tử khác như: lập hóa đơn bán hàng; hóa đơn phi thuế quan; lập phiếu xuất kho; lập hóa đơn điều chỉnh… 

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn

Sau khi chọn mục “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hệ thống phần mềm sẽ hiện lên giao diện để kế toán nhập chi tiết các thông tin hóa đơn theo mẫu, và thông tin gửi hóa đơn.

– Tại mục “Thông tin chi tiết” hiện lên giao diện nhập thông tin hóa đơn

• Nhập trọn vẹn các thông tin về người mua hàng, ở bước này các bạn có thể nhập bằng cách gõ trực tiếp vào phần ô trống (thường áp dụng cho khách hàng lẻ) hoặc với những khách hàng thường xuyên bạn có thể nhập mã đơn vị hoặc mã số thuế các thông tin của khách hàng sẽ được tự động cập nhập.
• Nhập các thông tin về ngày hóa đơn; mã số hóa đơn; đồng tiền thanh toán; cách thức thanh toán… Phần dưới sẽ nhập thông tin danh sách hàng hóa cho hóa đơn.
• Cuối cùng chọn nút “Ghi” để lưu lại các thông tin.

– Tại mục “Thông tin gửi hóa đơn” hiện lên giao diện nhập thông tin gửi hóa đơn

Khi bảng giao diện hiện ra kế toán nhập trọn vẹn các thông tin gồm email nhận, số điện thoại nhận, nội dung SMS, ngày gửi. Cuối cùng chọn “Ghi” để lưu lại các thông tin.

Bước 3. Xem hóa đơn

Sau khi chọn “Ghi” ở mục thông tin chi tiết hóa đơn sẽ xuất hiện các lựa chọn mới. Chọn nút “Xem hóa đơn” để xem trước hóa đơn điện tử sẽ được xuất, quá trình lập hóa đơn điện tử được hoàn tất.

3.2. Cách xuất hóa đơn điện tử từ hóa đơn vừa tạo lập

Sau khi xem hóa đơn vừa mới tạo lập (Bước 3 mục 2.1) kế toán cần kiểm tra kỹ các mục xem đã đúng và trọn vẹn chưa. Nếu không có sai sót gì sẽ thực hiện xuất hóa đơn. 

Lưu ý hóa đơn điện tử đã xuất không thể tự ý sửa, nếu phát hiện sai sót phải sử theo nghiệp vụ kế toán.

Bước 1: Nhấn chọn mục “Xuất hóa đơn” trong giao diện “Chi tiết hóa đơn”

Phần mềm sinh số hóa đơn chuyển sang giao diện ký số. 

Bước 2: Thêm chữ ký số trong danh sách rồi nhập mã pin cho thiết bị 

Bước 3: Nhấn chọn “OK” để hoàn tất.

• Sau khi thực hiện xong các bước trên sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo xuất hóa đơn.
• Nếu thông báo xuất hóa đơn thành công, hóa đơn của bạn đã được gửi đến người nhận và tự động thông báo qua email hoặc SMS.
• Nếu thông báo xuất hóa đơn thất bại bạn cần kiểm tra nguyên nhân. Đặc biệt lưu ý dịch vụ chữ ký số chưa hết hạn, nết hết hạn cần liên hệ với nhà gửi tới để ra hạn thêm.

Trên đây là nội dung giới thiệu của chúng tôi về Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice cũng như các vấn đề pháp lý khác có liên quan trong phạm vi này. Trong quá trình nghiên cứu nếu quý khách hàng còn câu hỏi hay quan tâm và có nhu cầu tư vấn và hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi.