Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm My-Invoice

Phần mềm Hóa đơn điện tử My-Invoice được phát triển bởi Công ty TNHH Hóa đơn điện tử my-invoice – My-invoice. Sau hai năm phát triển sản phẩm và triển khai sản phẩm cho các khách hàng, My-invoice đã gửi tới giải pháp Hóa đơn điện tử và Hóa đơn điện tử có mã xác thực của đơn vị thuế cho khoảng 200 Doanh nghiệp lớn. Lợi ích mà My-invoice mang lại không chỉ là tiết kiệm chi phí về In ấn, bảo quản và lưu trữ hóa đơn của Doanh nghiệp mà góp phần không nhỏ nâng cao năng lực quản trị bán hàng, phân phối hàng hóa qua đó nâng cao được năng lực cạnh tranh. Trong nội dung trình bày này Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm My-Invoice Luật LVN Group xin hướng dẫn các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn My-Invoice. 

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của Luật kế toán.

Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.

2. Điều kiện được công nhận là hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng của hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử là thông tin còn trọn vẹn và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về cách thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử Doanh nghiệp phải thực hiện Đăng ký sử dụng hóa đơn với đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

3.1. Hồ sơ đăng ký điện tử lần đầu

Doanh nghiệp gửi Tờ khai điện tử Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thông qua Tổ chức gửi tới dịch vụ về hóa đơn điện tử.

Trong vòng 01 ngày công tác đơn vị thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT gửi đến NNT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

3.2. Đăng ký thay đổi

Trường hợp doanh nghiệp có bất kỳ sự thay đổi nào trên Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT hoặc bổ sung Tổ chức gửi tới dịch vụ về hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp thực hiện gửi điện tử Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐ ĐT (lựa chọn ô thay đổi).

Lưu ý: Doanh nghiệp được lựa chọn từ 02 Tổ chức gửi tới dịch vụ về hóa đơn điện tử trở lên bằng cách đăng ký chữ ký số của các Tổ chức gửi tới dịch vụ về hóa đơn điện tử tại “Mục 5. Danh sách chứng thư số sử dụng” trên Tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

4. Chuyển dữ liệu đến đơn vị thuế

– Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế: Dữ liệu được chuyển đến đơn vị thuế ngay tại thời gian doanh nghiệp gửi hóa đơn đến đơn vị thuế để được cấp mã.

– Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế:

• Trường hợp chuyển trọn vẹn nội dung hóa đơn: Người bán sau khi lập trọn vẹn nội dung trên hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho đơn vị thuế.
• Trường hợp chuyển bảng tổng hợp dữ liệu: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực được quy định tại điểm a1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (Bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước) thì thời gian chuyển dữ liệu đến đơn vị thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế GTGT.

5. Quy trình xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm My-Invoice

5.1. Điều kiện và Thủ tục Đăng ký hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử

Về thủ tục đăng ký, phát hành, so với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử sẽ có thêm 1 bước là “Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử”. Vì vậy các thủ tục để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Tạo và gửi mẫu chứng từ điện tử lên đơn vị thuế.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử.

Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử.

• Là đơn vị đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với đơn vị thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
• Có chữ ký điện tử theo hướng dẫn
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ sử dụng hóa đơn điện tử

5.2. Khởi tạo, lập, quy trình xuất hóa đơn điện tử

Việc xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm có thể chia ra làm một số cách thức sau:

• Tích hợp và xuất hóa đơn điện tử qua API / Webservice.
• Tích hợp và xuất hóa đơn qua ODBC / Excel hoặc qua file dữ liệu có cấu trúc như XML.
• Lập và xuất hóa đơn điện tử thủ công từ phần mềm.

Trong khuôn khổ bài này, Luật LVN Group sẽ giới thiệu cho các bạn phương pháp thứ 3 là lập và xuất hóa đơn điện tử thủ công trên trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử.

• Lập hóa đơn điện tử: Nhập thông tin hóa đơn và chờ duyệt.

Đây là bước mà người dùng sẽ nhập các thông tin cần có trên hóa đơn: thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, loại hóa đơn, thông tin thuế …

Trong phần lớn các trường hợp, phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice được tích hợp với hệ thống phần mềm của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm ERP của doanh nghiệp, do đó, ngay từ khi bán hàng, các thông tin đã được tự động đồng bộ với hệ thống xuất hóa đơn điện tử và có thể xuất hóa đơn được ngay lập tức. Nhờ vậy sẽ giảm thiểu được quá trình nhập tay, tránh phát sinh sai sót và nâng cao hiệu quả công tác của người dùng.

Việc lập hóa đơn trực tiếp và quy trình hóa đơn điện tử trên Phần mềm M-Invoice cũng hết sức đơn giản để giảm thiểu các sai sót về mặt dữ liệu của người nhập.

Đối với những trường hợp khi phần mềm M-Invoice đã được tích hợp với hệ thống phần mềm của doanh nghiệp, người dùng có thể bỏ qua thao tác nhập dữ liệu như trên. Các dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ và người sử dụng chỉ cần kiểm tra lại thông tin trước khi lập hóa đơn.

Sau khi hoàn thành quá trình khởi tạo, hóa đơn sẽ được chuyển sang trạng thái chờ duyệt.

Trên đây là  tư vấn của chúng tôi về chủ đề: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm My-Invoice. Nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi liên quan đến chủ đề này có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý nhiều kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, chúng tôi tự tin cam kết cho Quý khách hàng dịch vụ pháp lý tốt nhất, nhanh nhất, giá cả hợp lý nhất.