Hướng dẫn xuất hoá đơn đỏ tiếng anh cực dễ hiểu

Hoá đơn đỏ là gì? Xuất hóa đơn đỏ thế nào? Bạn đã thực sự biết mọi thứ về chứng từ đỏ và cách sử dụng chúng? Nếu chưa, bạn đọc cân nhắc nội dung trình bày dưới đây của LVN Group với chủ đề Hướng dẫn xuất chứng từ đỏ tiếng anh cực dễ hiểu.

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ còn được gọi với cái tên khác là hóa đơn GTGT (hóa đơn giá trị gia tăng) hay hóa đơn VAT – một loại chứng từ do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tiến hành tự in trong trường hợp đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế.

Hiện nay, Cơ quan thuế chỉ chịu trách nhiệm phát hành chứng từ lẻ, các loại biên lai thu phí, lệ phí theo pháp luật, đồng thời giám sát, quản lý việc tự in, sử dụng chứng từ đỏ của các doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn xuất chứng từ đỏ

Các bước để tổ chức xuất hóa đơn giá trị gia tăng đặt in/ tự in như sau:

Bước 1: Làm thủ tục đặt mua và in hóa đơn thuế giá trị gia tăng đối với vị được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng. Hồ sơ đặt in hóa đơn bao gồm:

-Doanh nghiệp mua hóa đơn lần đầu phải có Văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập của đơn vị có thẩm quyền hoặc giấy phép đầu tư. Văn bản cam kết theo mẫu số 3.16 phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

-Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp Doanh nghiệp hợp pháp.

-Bản sao chứng thực hoặc công chứng Hợp đồng thuê nhà hoặc hợp đồng mượn nhà.

-Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn theo mẫu số 3.3  ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

-Chứng minh nhân dân của người đứng tên trong đơn. Trường hợp ủy quyền cho chuyên viên cấp dưới đi mua bán hóa đơn thì có giấy ủy quyền theo hướng dẫn của pháp luật và chứng minh thư nhân dân của chuyên viên được ủy quyền.

-Bản sao mẫu 06 đăng ký phương pháp tính thuế có xác nhận của chi cục thuế quản lý.

Doanh nghiệp gửi trực tiếp hồ sơ đến Chi Cục thuế quản lý. Sau 5 ngày sau khi nhận được hồ sơ thì chi cục thuế sẽ cử cán bộ xuống đơn vị xác minh địa điểm kinh doanh xem có đủ điều kiện đặt in hóa đơn được không? Nếu đơn vị đủ điều kiện đặt in hóa đơn thì sau 1 đến 2 ngày đơn vị thuế sẽ có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.15 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Lưu ý: Khi làm thủ tục mua hóa đơn do đơn vị Thuế phát hành thì doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoặc đóng dấu: tên, mã số thuế, địa chỉ trước khi mang ra khỏi đơn vị thuế nơi mua hóa đơn.

Bước 2: Tiến hành đặt in hóa đơn

Doanh nghiệp có thể tự liên hệ với nhà in và gửi tới những thông tin cần thiết để đặt in hoặc doanh nghiệp đặt in hóa đơn theo mẫu.

– Hồ sơ khi đến doanh nghiệp in hóa đơn bao gồm:

+Bản sao có công chứng  giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Bản sao chứng minh nhân dân  người uỷ quyền pháp luật của doanh nghiệp.

+ Giấy giới thiệu va chứng minh nhân dân người được cử đến doanh nghiệp in

Doanh nghiệp cầm bộ hồ so và kí hợp đồng in hóa đơn với nhà in đặt in. Đơn vị tiến hành chọn mẫu thiết kế, ,hóa đơn,  ký hiệu, số lượng, màu mực, loại giấy, mẫu số, số liên…..

Bước 3: Doanh nghiệp tiến hành phát hành hóa đơn lần đầu bao gồm:

Doanh nghiệp mang hóa đơn về trước khi viết phải làm thông báo phát hành hóa đơn trước khi xuất hóa đơn 2 ngày. Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp trụ sở đơn vị thuế.

-Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu ban hành TB01/AC kèm theo Thông tư 26/2015/TT-BTC.

-Hóa đơn theo mẫu hoặc hóa đơn tự doanh nghiệp in hoặc do nhà in gửi tới

Lưu ý: doanh nghiệp nộp trực tiếp tại trụ sở đơn vị thuế cấp cục thuế.

Trường hợp Doanh nghiệp đang hoạt động đã làm thủ tục phát hóa đơn đỏ VAT lần đầu rồi thi từ lần thứ 2 trở đi thì Doanh nghiệp chỉ cần nộp bộ hồ sơ sau:

• Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC Thông tư 26/2015/TT-BTC
• Hóa đơn theo mẫu.
• Sau khi lập hồ sơ thì Doanh nghiệp trực tiếp hồ sơ đến Chi cục thuế quản lý.

Lưu ý:

Trường hợp doanh nghiệp mua hóa đơn lần đầu phải in thông báo phát hành hóa đơn ra giấy rồi  gửi trực tiếp đến đơn vị thuế, những lần sau nếu không có thay đổi mẫu hóa đơn thì đơn vị nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng và không cần đem trực tiệp đơn đến đơn vị thuế nữa. Trường hợp Doanh nghiệp khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và cách thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu chỉ cần gửi Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.

Sau khi thông báo phát hành hóa đơn phải niêm yết hóa đơn mẫu ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Sau khi hồ sơ trọn vẹn và hợp lệ thì cán bộ thuế sẽ đóng dấu xác nhận trên 2 bản thông báo phát hành hóa đơn và gửi trả 1 bản cho doanh nghiệp.

Đối với trường hợp tổ chức xuất hóa đơn giá trị gia tăng điện tử 

Căn cứ Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định trường hợp tổ chức đã sử dụng hóa đơn điện tử và có mã của đơn vị thuế được truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế để đăng kí sử dung hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế. Tổ chức nộp Đơn tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP tới Cơ quan Thuế.

Trong thời gian một ngày kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức thì Cơ quan thuế kiểm tra, xem xét về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. 

Lưu ý: Kể từ thời gian sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế thì tổ chức phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn tại chưa sử dụng( nếu có ) theo hướng dẫn.

Trường hợp có thay đổi thông tin hóa đơn điện tử đã đăng ký thì tổ chức gửi lại thông tin thay đổi tới đơn vị thuế kèm theo Mẫu số 01 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

3. Mẫu hóa đơn đỏ bằng tiếng Anh