Hướng dẫn xuất hóa đơn trên phần mềm EFY – iHOADON

Dưới đây là nội dung trình bày của Công ty Luật LVN Group về Hướng dẫn xuất hóa đơn trên phần mềm EFY – iHOADON.

1. Giới thiệu về phần mềm EFY – iHOADON

Dịch vụ Hóa đơn điện tử EFY-iHOADON do EFY Việt Nam phát triển đáp ứng trọn vẹn nghiệp vụ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC và sẵn sàng đáp ứng Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Quyết định 1450/QĐ-TCT. 

EFY-iHOADON – Chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử, với các tính năng ưu việt là sự lựa chọn hoàn hảo cho mọi loại hình doanh nghiệp:

1.1. Sẵn sàng gửi tới dịch vụ cho mọi đối tượng có nhu cầu và đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử 

– Doanh nghiệp 

– Đơn vị sự nghiệp công lập (Bệnh viện, Trường học,…) 

– Hộ cá nhân kinh doanh 

– Các tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử 

1.2. Đáp ứng trọn vẹn nghiệp vụ về hóa đơn điện tử, tính năng tiện ích, dễ sử dụng  

Đầy đủ nghiệp vụ 

– Đáp ứng trọn vẹn nghiệp vụ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC và sẵn sàng đáp ứng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP 

– Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

– Lưu trữ hóa đơn theo đúng thời gian quy định của pháp luật 

– Gửi hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng thông qua email 

– Đa dạng các loại báo cáo thống kê, dễ dàng đối chiếu quản lý hóa đơn 

Giao diện đơn giản, dễ sử dụng

Linh hoạt tích hợp 

EFY-iHOADON đã tích hợp với nhiều phần mềm quản lý có sẵn 

Luôn sẵn sàng mở cổng kết nối để tích hợp thêm với các phần mềm quản lý khác: Phần mềm kế toán, quản lý bán hàng, quản lý doanh nghiệp,…

Đa dạng phiên bản sử dụng 

Đáp ứng cả Phiên bản Desktop và phiên bản Web tại địa chỉ https://ihoadon.com.vn/ phù hợp theo từng nhu cầu của đơn vị 

Rất tốc độ

Đối với các doanh nghiệp lớn xuất nhiều hóa đơn thì EFY-iHOADON hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu với lượng xuất lên đến 500 hóa đơn/phút – vừa nhanh vừa chuẩn xác.

Đặc biệt, đối với các đơn vị trường học thì EFY-iHOADON có tính năng xuất tất cả phiếu thu/hóa đơn chỉ trong một lần tạo lập. Kế toán trường học không cần phải viết tay hay in từng tờ một theo tên từng học sinh nữa.

Rất bảo mật

Các đơn vị khi chuyển từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử thì điều lo lắng, băn khoăn nhất có lẽ là vấn đề bảo mật.

Nhưng với EFY-iHOADON được chứng nhận bản quyền công nghệ Mỹ thì không cần băn khoăn gì nữa: không lo mất dữ liệu, không lo lộ thông tin.

2. Các bước tải và cài đặt phần mềm

2.1. Tải phần mềm

– B1: Truy cập vào trang https://ihoadon.vn, chọn vào chức năng “Tải về” để tải phần mềm iHD.

– B2: Copy bộ cài đặt vào đường dẫn D:EFYVNiHDSetup (lưu ý: đường dẫn này không có thì tạo trước khi copy)

– B3: Tại đường dẫn trên, thực hiện giải nén thư mục vừa tải về.

2.2. Cài cơ sở dữ liệu

Khái niệm: CSDL là nơi lưu trữ liệu hóa đơn điện tử tập trung, để sử dụng được phần mềm iHOADON phải có CSDL.

Cài đặt cơ sở dữ liệu khi nào?

+ Trường hợp 1: Thực hiện cài trên máy chủ, để các máy trạm kết nối vào sử dụng.

+ Trường hợp 2: Cài trên 01 máy (Máy trạm đóng vai trò như máy chủ)

Cách cài đặt

Để thực hiện cài CSDL cần thực hiện:

1 – Cài dịch vụ kết nối MySQL;

2 – Cài hệ quản trị CSDL (MySQL)

Cài dịch vụ kết nối MySQL

+ B1: Kích đúp chọn vào File “mysql-connector-net-6.9.9.msi”

+ B2: Ấn next để tiếp tục, chọn Typical trên cửa sổ tiếp theo

+ B3: Chọn Install để cài đặt

Cài đặt hệ quản trị CSDL MySQL

– Kích đúp vào File setup.exe 

– Chọn mục “1 – CÀI CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)” 

– Chọn “Cài hệ quản trị Cơ sở dữ liệu” để cài mới hệ quản trị CSDL. Chọn “Tạo Cơ sở dữ liệu” để khởi tạo CSDL hóa đơn (trường hợp đã có hệ quản trị CSDL).

Trường hợp nhấn tùy chọn “Cài hệ quản trị Cơ sở dữ liệu”, xuất hiện giao diện, yêu cầu cấu hình tối thiểu.

– Nhấn “Tiếp tục” để thực hiện bước tiếp.

Hệ thống sẽ mặc định thiết lập các thông số, đơn vị có thể thay đổi đường dẫn lưu dữ liệu và tài khoản quản trị. Nhấn nút “Tiếp tục” để bắt đầu cài đặt.

Khi việc cài đặt thành công, Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ hỏi bạn muốn cài phần mềm hóa đơn không? Chọn “Đồng ý” để tiếp tục bước cài phần mềm iHOADON, nhấn “Hủy bỏ” đóng cửa sổ.

2.3. Cài phần mềm iHOADON

– Kích đúp vào File setup.exe hệ thống sẽ hiển thị giao diện.

– Chọn mục “2 – CÀI PHẦN MỀM EFY-IHOADON”, hệ thống xuất hiện giao diện.

– Nhấn nút “Next” xuất hiện giao diện.

– Nhấn nút “Tiếp tục”.

– Nhấn nút “Cài đặt” và đợi trong một vài phút…xuất hiện cửa sổ thông báo hoàn tất, để kết thúc việc cài đặt nhấn nút  “Hoàn tất”.

Để sử dụng được phần mềm. Người dùng đăng nhập bằng tài khoản admin/admin@123 để thiết lập, cấu hình hệ thống:

Trong trường hợp người dùng không có tài khoản sử dụng, đơn vị đăng ký tài khoản với nhà gửi tới bằng cách kích chữ “vào đây” để đăng ký tài khoản. Sau khi đăng ký thành công, nhà gửi tới sẽ liên hệ với đơn vị để làm các thủ tục.

3. Hướng dẫn xuất hóa đơn trên phần mềm EFY – iHOADON

3.1 Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm iHOADON, tại màn hình chính chọn [Lập hóa đơn]

Bước 2 : Nhập các thông tin yêu cầu của chứng từ:

Các trường thông tin có dấu * là bắt buộc kê khai. Đơn vị có thể sử dụng dữ liệu sẵn có đã lưu trong danh mục phần mềm như Danh mục khách hàng, Danh mục hàng hoá…

• Thông tin của người bán gồm mẫu số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn, cách thức xuất và cách thức thanh toán.
• Thông tin của đơn vị mua gồm địa chỉ chỉ và tên đơn vị bắt buộc (có dấu *), có thể lấy thông tin đơn vị mua từ danh mục khách hàng hoặc nhập trực tiếp thông tin đơn vị.
• Thông tin xuất hóa đơn nhập trực tiếp trên hóa đơn hoặc lấy mã hàng từ danh mục hàng hóa.
• Khi đã nhập thông tin hóa đơn trọn vẹn, người dùng  kiểm tra lại hóa đơn bằng chức năng “Xem trước hóa đơn” để tránh các sai sót không đáng có.
• Khi chắc chắn các thông tin trên hóa đơn chính xác, người dùng nhấn “Xuất hóa đơn” và cắm ký số vào để ký hóa đơn
• Ngoài việc nhập trực tiếp dữ liệu trên lưới Lập chứng từ, với những đơn vị xuất chứng từ nhiều hàng hoá, dịch vụ có thể sử dụng nạp file excel có sẵn xuất ra từ phần mềm bán hàng hoặc máy tính.

3.2. Hướng dẫn xuất hóa đơn hàng loạt đối với trường học

Bước 1:  Đăng nhập vào phần mềm iHOADON, chọn “Lập hóa đơn”

Bước 2 : Nhập thông tin hóa đơn và xuất hóa đơn hàng loạt.

Sau khi đơn vị vào lập hóa đơn thì điền các trường thông tin bắt  buộc (có dấu *).

• Chọn lớp và danh sách học sinh cần xuất chứng từ, chọn tỷ lệ miễn giảm (nếu có)
• Chuyển tiếp danh sách học sinh sang mục Danh sách HS-SV đã chọn
• Kiểm tra lại nội dung hàng hoá cần xuất
• Nhấp vào mục “Xem trước chứng từ” để kiểm tra nội dung và số lượng chứng từ sẽ xuất
• Cắm Chữ ký số và thực hiện Xuất chứng từ hàng loạt

Lưu ý: khi xác nhận thông tin hóa đơn và ký số hóa đơn rồi thì thông tin trên hóa đơn sẽ không chỉnh sửa được.

Xuất chứng từ điện tử hàng loạt từ file excel

Đối với các doanh nghiệp có nhiều khách hàng và có nhu cầu xuất hàng loạt hóa đơn cùng lúc thì sẽ sử dụng chức năng Nạp chứng từ từ file excel thông thường hoặc Nạp hóa đơn từ file excel đặc thù.

Tại chức năng Nạp chứng từ từ Excel, người dùng lấy file mẫu theo đúng định dạng, nhập dữ liệu tại các cột thông tin có dấu * đỏ, đơn vị có thể lấy dữ liệu từ phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng của mình.

Tại iHOADON, thực hiện Chọn File rồi Đọc file Excel. Trước khi chính thức xuất chứng từ, người dùng lưu ý sử dụng chức năng “Xem trước chứng từ” để kiểm tra dữ liệu và số lượng chứng từ sẽ được xuất.

Sau khi xem hóa đơn đã chính xác thì cắm chữ ký số vào và nhấn “Xuất hóa đơn”.

Chức năng Nạp chứng từ từ file Excel đặc thù được sử dụng cho các đơn vị về logitics, điện, nước, xăng dầu, viễn thông….