Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tránh được rất nhiều những sai sót so với khi sử dụng hóa đơn giấy, tuy nhiên nếu doanh nghiệp có nhu cầu phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành thì phải làm thế nào? Mời quý khách hàng cùng theo dõi nội dung trình bày dưới đây của công ty Luật LVN Group để biết thông tin cụ thể về các câu hỏi trên.
Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Để hiểu rõ các trường hợp buộc phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành cần hiểu rõ hủy hóa đơn điện tử là gì và phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn điện tử. Khi hủy hóa đơn điện tử đã phát hành kế toán buộc phải lập hóa đơn thay thế.
1.1 Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ vào Khoản 3, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Cần phân biệt hủy hóa đơn điện tử với tiêu hủy hóa đơn điện tử.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó. Thực hiện tiêu hủy hóa đơn khi hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo hướng dẫn của Luật kế toán nếu không có quyết định khác của đơn vị nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Khi tiêu hủy hóa đơn phải đảm bảo không làm không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm bảo hệ thống thông tin vẫn hoạt động bình thường.
1.2 Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định các trường hợp phải hủy hóa đơn. Do đặc điểm tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử vì vậy các trường hợp xác định hủy hóa đơn điện tử đã phát hành căn cứ vào Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC xử lý đối với hóa đơn đã phát hành.
Các trường hợp hủy hóa đơn đã phát hành bao gồm:
- Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế phát hiện sai sót.
- Căn cứ vào Khoản 2, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC Nếu phát hiện sai sót trong trường hợp này phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
- Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo hướng dẫn.
- Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót.
- Căn cứ vào Căn cứ vào Khoản 3, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
- Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
2. Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Bước 1: lập Biên bản hủy bỏ hóa đơn
Trên nội dung của Biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành cần ghi rõ nội dung bị sai, nội dung cần điều chỉnh lại cho đúng. Lưu ý rằng biên bản này phải có chữ ký, đóng dấu của hai bên mua và bán.
Bước 2: tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập
Thao tác hủy hóa đơn điện tửđã phát hành đã lập sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
Theo đó, bạn cần đăng nhập hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình sử dụng, khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
Tiếp đó, bạn lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất ra file XML để nộp file này cho đơn vị thuế. Sau khi đã nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn đến cho đơn vị thuế, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho đơn vị thuế để có thể dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.
Bước 3: lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
Sau khi đã thực hiện đúng cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành để hoàn tất việc hủy, bạn cần lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo hướng dẫn pháp luật. Chẳng hạn như luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.
Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời cho câu hỏi Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành mà chúng tôi gửi tới đến cho quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần trả lời cụ thể, hãy liên hệ với Công ty luật LVN Group để được hỗ trợ:
Hotline: 1900.0191
Zalo: 1900.0191
Gmail: info@lvngroup.vn
Website: lvngroup.vn