Hóa đơn là những giấy tờ cần thiết trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Biên bản điều chỉnh hóa đơn cũng sẽ được lập cùng với hóa đơn nếu như có những sai sót. Tuy nhiên có nhiều người vẫn câu hỏi về việc Kế toán trưởng ký biên bản điều chỉnh hóa đơn được không? Bài viết dưới đây của Luật LVN Group sẽ gửi tới cho bạn đọc câu trả lời.
1. Biên bản điều chỉnh chứng từ là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là loại biên bản được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh và được sử dụng khi hóa đơn gặp phải những sai sót (ngày, số tiền hàng, địa chỉ, nội dung hóa đơn…).
Căn cứ của việc điều chỉnh hóa đơn là việc phát hành hóa đơn. Các doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, gửi tới các dịch vụ (trừ những hóa đơn được mua và cấp tại đơn vị thuế) thì họ phải lập hóa đơn và gửi thông báo phát hành hóa đơn đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp.
2. Chú ý khi lập biên bản điều chỉnh chứng từ
Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thì bạn cần phải nắm được các lưu ý cần thiết để việc lập Biên bản trở nên đơn giản nhất. Khi hoàn thành được nội dung rồi thì bạn mới cần quan tâm đến vấn đề kế toán trưởng ký biên bản điều chỉnh hóa đơn được không?
– Khi phát hiện lỗi sai về kê khai thuế sẽ phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh.
– Trường hợp hóa đơn sai tên nhưng địa chỉ mà mã số thuế của người mua đúng thì cần phải lập biên bản điều chỉnh.
– Khi đã kê khai thuế thì phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và không được phép hủy hóa đơn.
– Thời gian trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải trùng khớp với thời gian trên hóa đơn điều chỉnh.
– Phải có chữ ký, trọn vẹn họ và tên của người uỷ quyền 2 bên và có dấu doanh nghiệp.
– Các nội dung trên biên bản điều chỉnh cần có các thông tin: điều chỉnh hóa đơn số bao nhiêu? ngày, tháng, năm và ký hiệu của hóa đơn.
3. Kế toán trưởng ký biên bản điều chỉnh hóa đơn được không?
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán nên sẽ phải chịu trách nhiệm về các hóa đơn, chứng từ liên quan đến kế toán. Đối với những hóa đơn mua – bán hàng, việc ký vào biên bản điều chỉnh hóa đơn nếu gặp sai sót thì kế toán trưởng vẫn có quyền ký tên trên đó. Vậy nên, câu trả lời cho việc kế toán trưởng ký biên bản điều chỉnh hóa đơn được không thì đáp án là “Có thể”.
Theo quy định, đối với những văn bản, hồ sơ giao dịch với các đơn vị thuế và các loại hóa đơn thì kế toán trưởng hoàn toàn có thể ký và ủy quyền nếu như người uỷ quyền pháp luật của công ty đã ủy quyền cho kế toán trưởng. Ví dụ uỷ quyền pháp luật của công ty là giám đốc thì giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng là điều phù hợp,
Người trực tiếp bán hàng trong trường hợp không phải kế toán trưởng cũng có quyền ký hóa đơn nếu như họ được ủy quyền từ người uỷ quyền pháp luật của công ty.
Tuy nhiên kế toán trưởng ở các công ty chứng khoán sẽ không được ký thừa ủy quyền Giám đốc hay Tổng giám đốc trên các chứng từ kế toán.
Họ sẽ được đóng dấu tròn, tuy nhiên chỉ được đóng dấu tại tiêu chức “Người bán hàng” chứ không được đóng dấu treo nếu có được nhận ủy quyền từ người uỷ quyền pháp luật của công ty.
Theo công văn số 30632/CT-TTHT ngày 16/05/2017 của Cục Thuế Hà Nội, trường hợp kế toán trưởng nhận được ủy quyền ký hóa đơn thì đóng dấu treo.
Tuy nhiên trong công văn số 209/TCT-CS ngày 20/01/2015 của Tổng cục Thuế lại quy định về con dấu sẽ được đóng tại chữ ký của cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới được trực tiếp ủy quyền.
Dựa vào Luật Kế toán thì kế toán trưởng sẽ là cấp dưới trực tiếp cho người uỷ quyền pháp luật của công ty nên chữ ký ủy quyền của kế toán trưởng vẫn phải được đóng dấu tại tiêu chức “Thủ trưởng đơn vị” và không phải là dấu treo.
Đối với các công văn gửi cho đơn vị Thuế thì kế toán trưởng không được phép ký. Công văn đó phải do người uỷ quyền pháp luật của công ty ký. Nếu người uỷ quyền pháp chuyên giao cho cấp dưới hay cho kế toán trưởng thì cần phải có văn bản ủy quyền (phạm vi và thời hạn ủy quyền rõ ràng, cụ thể).
Khi đó, giấy ủy quyền cần phải nộp với các giấy tờ và hồ sơ giao dịch ban đầu. Nghĩa là nếu kế toán trưởng ký trên các văn bản, hồ sơ giao dịch với đơn vị thuế thì phải nộp thêm cả văn bản ủy quyền thì các hồ sơ đó mới được tiếp nhận.
Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời của Luật LVN Group về Kế toán trưởng ký biên bản điều chỉnh hóa đơn được không? Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.