Hóa đơn điện tử đang được sử dụng phổ biến trong đời sống của các cá nhân, tổ chức. Vì vậy, Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử? Để nghiên cứu thêm về vấn đề này, xin mời bạn đọc cùng cân nhắc nội dung trình bày sau đây của LVN Group:
Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?
1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đưa ra quy định về hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử Tại Khoản 3, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn không có giá trị sử dụng.
Theo quy định tại Khoản 11 Điều 3, tiêu hủy hóa đơn điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là 2 biện pháp khác nhau và cách thực hiện cũng khác nhau.
2. Biên bản hủy hóa đơn là gì?
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là biên bản ghi lại toàn bộ các diễn biến sự việc đã xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn điện tử, trong đó, đối tượng thực hiện việc hủy hóa đơn cũng là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử được sử dụng khi người nộp thuế hay người có chức năng phát hành hóa đơn điện tử gặp sai sót khi khởi tạo hóa đơn được không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn này.
Truy nhiên, cần lưu ý rằng, biên bản hủy hóa đơn hoàn toàn khác với biên bản thu hồi hóa đơn, doanh nghiệp cần phải phân biệt các loại biên bản này để tránh nhầm lẫn. Căn cứ:
Biên bản thu hồi hóa đơn là biên bản được lập để thục hiện thu hồi các hóa đơn bị sai khi người mua, người bán hàng hóa và dịch vụ có phát sinh giao dịch, cần lập hóa đơn và phát hiện sai sót phải phải hủy bỏ.
3. Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?
Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử là câu hỏi không ít kế toán đang vướng mắc. Có nhiều trương hợp cần thực hiện lập biên bản hủy hóa dơn điện tử. Các bạn có thể cân nhắc các trường hợp dưới đây:
2.1 Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng Hóa đơn điện tử đã phát hành
Đối với trường hợp này, nếu như các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử nữa thì sẽ phải thực hiện việc hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn dựa theo hướng dẫn pháp luật hiện hành: chậm nhất trong 30 ngày, tính từ thời gian không còn sử dụng.
2.2 Trường hợp Doanh nghiệp thay đổi thông tin, chuyển cơ quan thuế, đơn vị ngừng hoạt động…
Trường hợp Doanh nghiệp đã thay đổi thông tin đơn vị, chuyển đơn vị thuế và không muốn sử dụng tiếp tục dải số hóa đơn từ đơn vị thuế cũ, hoặc đơn vị ngừng hoạt động thì thực hiện hủy số Hóa đơn cũ và thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới.
2.3 Trường hợp có sai sót trên hóa đơn điện tử
– Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa được gửi cho người mua thì:
+ Người bán lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và thông báo việc hủy hóa đơn điện tử tới Cơ quan theo mẫu 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để hủy hóa đơn đã viết sai.
+ Người bán ập hóa đơn mới thay thế hóa đơn điện tử đã hủy, ký số và gửi Cơ quan Thuế để được cấp mã.
– Trường hợp Hóa đơn điện tử được lập có phát hiện sai sót, đã giao cho người mua nhưng bên bán chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc trường hợp đã lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
+ Người bán thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn điện tử có ghi rõ sai sót có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên (người bán và người mua) và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận.
+ Người bán thông báo với đơn vị thuế về việc hủy hóa đơn điện tử theo mẫu 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để thực hiện hủy hóa đơn viết sai.
+ Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã hủy theo đúng quy định rồi gửi cho đơn vị thuế cấp mã hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua. Trên hóa đơn điện tử mới cần phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử được hủy doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.
2.4 Trường hợp Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo hướng dẫn của Luật kế toán.
Theo Luật Kế toán quy định, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trong một thời hạn nhất định là 10 năm
Khi hết thời hạn lưu trữ, nếu không có các quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ được phép hủy hóa đơn.
Lưu ý:
- Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử vẫn cần phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy
- Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải đảm bảo các hệ thống thông tin hoạt động bình thường
- Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự thủ tục hủy hóa đơn giấy theo nội dung quy định tại Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính
Mặt khác, đối với các hóa đơn điện tử đã lập ra nhưng vi phạm quy định của pháp luật thì cũng phải thực hiện hủy theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
4. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—oOo—
BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN (mẫu)
Số …….
– Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về chứng từ
bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
– Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và
sử dụng chứng từ điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Hôm nay, ngày … /…/201. chúng tôi gồm có:
BÊN MUA: CÔNG TY….
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………….
Mã số thuế: ……………………………………………………………….
Người uỷ quyền:……………………………….. Chức vụ: …………….
BÊN BÁN: CÔNG TY………………………………………………………………..
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………….
Mã số thuế: ……………………………………………………………….
Người uỷ quyền:……………………………….. Chức vụ: …………….
Chúng tôi thống nhất lập biên bản này để huỷ chứng từ GTGT mẫu số … , ký hiệu…, số…đã lập
vào ngày…. và sẽ xuất thay thế bằng hóa đơn mẫu số…, ký hiệu…. số …ngày ………
Lý do huỷ chứng từ: …………..
Căn cứ: ….
Chúng tôi lập biên bản này để làm cơ sở huỷ chứng từ viết sai trên và cam kết không sử dụng hoá
đơn trên để kê khai thuế GTGT.
Biên bản được hai bên nhất trí và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị
pháp lý như nhau
ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
Việc nghiên cứu về hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn đọc trả lời câu hỏi trong trường hợp cần phải sử dụng hóa đơn này, vấn đề này cũng đã được pháp luật quy định như trên.
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của LVN Group về Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử? gửi đến quý bạn đọc để cân nhắc. Trong quá trình nghiên cứu nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi cần trả lời, quý bạn đọc vui lòng truy cập trang web: https://lvngroup.vn để được trao đổi, hướng dẫn cụ thể.