– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; chứng từ khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau
- a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá không có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- e) Chữ ký số điện tử theo hướng dẫn của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo hướng dẫn của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
3. Phiếu tra cứu hóa đơn điện tử là gì?
Phiếu tra cứu hóa đơn điện tử là phiếu thể hiện thông tin của hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử
4. Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử
Nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ:
“1. Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.
- Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
- Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.
- Trường hợp đơn vị nhà nước, người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì đơn vị thuế có trách nhiệm gửi tới thông tin hóa đơn điện tử cho các đơn vị, người có thẩm quyền có liên quan.
- Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống gửi tới thông tin tự động.”
5. Tra cứu HĐĐT hợp lệ, hợp pháp
Tra cứu HĐĐT GTGT trên trang của “TỔNG CỤC THUẾ ” được sử dụng trong các trường hợp sau.
Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu chứng từ điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành chứng từ điện tử.
Trường hợp 2: Trước khi hạch toán, kê khai chứng từ kế toán Doanh nghiệp. cần xác nhận tính hợp pháp của chứng từ.
Thông tin trên website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành chứng từ, biên lai (NNT và đơn vị Thuế) theo hướng dẫn tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Căn cứ, Cách tra cứu Hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng Cục Thuế gồm 3 bước tại đây.
6. Không tra cứu được hóa đơn điện tử do đâu?
6.1 THÔNG BÁO “TÀI KHOẢN HOẶC MẬT KHẨU KHÔNG ĐÚNG”
1/ Tình huống: Lỗi này gặp phải khi quý khách đăng nhập và hệ thống xuất hóa đơn điện tử, hệ thống báo “tài khoản hoặc mật khẩu không đúng”
cập nhật chữ ký số trong phần mềm hóa đơn điện tử
2/ Cách xử lý: Việc đầu tiên, quý khách cần bình tĩnh và rà soát xem nguyên do từ đâu, chứ không nên đăng nhập nhiều lần, vì như vậy sẽ bị khóa tài khoản tạm thời:
– Từ “Tên đăng nhập”: Luôn luôn là MST của công ty quý khách, vậy nên quý khách cần kiểm tra lại xem đã nhập đúng MST của mình ở ô “Tên đăng nhập hay chưa”
– Từ “Mật khẩu:
Nếu quý khách chưa từng đổi mật khẩu từ khi nhà gửi tới gởi cho quý khách, thì quý khách copy lại mật khẩu đã được nhận trong email.
Trường hợp nếu quý khách đã đổi mật khẩu thì cần kiểm tra xem mình có đang để CAPS LOCK không, hoặc mật khẩu mình đặt có đang bao gồm chữ và số được không, vì nếu quý khách đặt mật khẩu là phat123 thì khi gõ vào có thể hiển thị là phát23
Nếu đã quên mật khẩu, quý khách bấm vào chức năng “quên mật khẩu” để hệ thống gởi về email quý khách mật khẩu mới
Sau đó nhập MST công ty , Email lúc quý khách đăng ký với nhà gửi tới phần mềm để nhận mật khẩu mới
Lưu ý: Nếu hệ thống báo lỗi “Không tim thấy dữ liệu theo yêu cầu khi quý khách nhập email vào, điều này có nghĩa là email quý khách nhập vào không phải là email lúc đăng ký với nhà gửi tới. Vậy nên cần liên hệ với nhà gửi tới để lấy lại.
6.2 THÔNG BÁO “MÃ CAPTCHA KHÔNG CHÍNH XÁC”
1/ Tình huống: Lỗi này gặp phải khi quý khách đăng nhập vào hệ thống xuất hóa đơn, hệ thống báo “Mã Captcha không chính xác” như hình:
cập nhật chữ ký số trong phần mềm hóa đơn điện tử
2/ Cách xử lý: Quý khách chỉ cần nhập lại mã captcha đúng.
Mẹo: Mã captcha thường là những ký tự in thường, nên quý khách kiểm tra xem mình có đang bật CAPS LOCK không
6.3 THÔNG BÁO “KHÔNG TÌM THẤY DỮ LIỆU THEO YÊU CẦU KHI TẠO MỚI HÓA ĐƠN”
1/ Tình huống: Khi quý khách nhập Mã số thuế người mua và bấm “Kiểm tra” thì thông tin khách hàng không hiển thị ra mà hệ thống báo là “không tìm thấy dữ liệu theo yêu cầu”
cập nhật chữ ký số trong phần mềm hóa đơn điện tử
2/ Cách xử lý: Trong tình huống này, sẽ có 1 trong 3 trường hợp sau xảy ra:
– Trường hơp 1: Mã số thuế quý khách nhập vào là không đúng, quý khách cần kiểm tra và nhập lại MST chính xác.
Quý khách có thể cân nhắc thông tin công ty ở trang web sau đây: https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn
– Trường hợp 2: Quý khách chưa Import thông tin khách hàng vào hệ thống hóa đơn điện tử, vì nếu quý khách đã import vào thì chỉ cần nhập MST người mua vào, bấm kiểm tra thì thông tin sẽ hiển thị.
– Trường hợp 3: Quý khách cho xuất hóa đơn cho công ty này lần nào, vì nếu đã xuất 1 lần thì hệ thống sẽ tự ghi nhớ thông tin khách hàng.
* Lưu ý: Nếu MST người mua là đúng, và quý khách chưa xuất hóa đơn cho cty này lần nào. Thì quý khách chỉ cần thực hiện bước tiếp theo là nhập thông tin tên công ty, địa chỉ, email người mua vào ô tương ứng