Kiểm toán nội bộ siêu thị như thế nào?

1. Những công việc thực tiễn kế toán siêu thị cần làm

Nhập liệu sản phẩm hàng hóa

Khi công tác trong siêu thị, kế toán có nhiệm vụ hỗ trợ, cùng quản lý, chủ cửa hàng, siêu thị kiểm kê, nhập số liệu các mặt hàng (số lượng bán ra, lấy vào, xuất xứ, nguồn gốc, giá cả, chất lượng,…) đã đúng như trong hóa đơn, chứng từ hay chưa. Đây là công việc bắt buộc, có thể phải làm mỗi ngày. Từ đó, kế toán xác định được nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, dự đoán sức tiêu thụ, xác định sức chứa của kho hàng, quá trình bảo quản sản phẩm,… và đề ra phương án tiêu thụ sản phẩm.

Kiểm kê sản phẩm hàng hóa

kiểm kê sản phẩm, hàng hóa

Sau khi nhập liệu, kế toán làm công tác kiểm tra số lượng, phân loại các mặt hàng hóa. Kế toán bán hàng siêu thị sẽ phải chịu trách nhiệm báo cáo với quản lý về tình thiếu hụt hoặc dư sản phẩm so với hóa đơn, hỏng hóc, tiêu hao của sản phẩm.

Giám sát quá trình bảo quản hàng hóa, sản phẩm

Sau khi hoàn toàn quá trình kiểm kê, nhập liệu thì sản phẩm phải được đưa về những kho chứa để bảo quản lưu trữ. Quá trình này cần sự cẩn trọng vô cùng bởi chỉ cần có sai sót trong khâu bảo quản hàng hóa có thể dễ dàng bị hư hỏng.

Bàn giao hóa đơn, chứng từ cho quản lý, chủ cửa hàng

Kế toán sẽ kiểm tra lại số lượng hàng hóa bán ra, hàng hóa còn lại và số tiền ghi trên hóa đơn có trùng khớp được không. Công việc này cần thực hiện mỗi ngày, sau ca làm hoặc hết ngày bán hàng và bàn giao lại cho quản lý. Các số liệu này yêu cầu phải khớp về hóa đơn chứng từ với các bộ phận khác, với người quản ca tiếp theo.

Kiểm hàng tồn kho định kỳ

Một trong những công việc không thể thiếu của kế toán siêu thị chính là kiểm kê hàng tồn kho định kỳ. Kiểm tra lại số lượng hàng đã bán, lượng hàng tồn kho nhằm mục đích làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh, căn cứ để nhập các lô hàng tiếp theo. Kế toán cần phối hợp đơn vị kế toán khác như kế toán kho, kế toán doanh thu,… để hoàn thành tốt công việc.

2. Nghiệp vụ kế toán bán hàng siêu thị

Kiểm tra hàng hóa mỗi ngày

– Nghiệp vụ mà kế toán siêu thị nào cũng phải làm đó là kiểm tra, cập nhật nghiệp vụ mua bán hàng hóa phát sinh. Cần kiểm soát để tránh tình trạng khi nhập liệu bị thừa hoặc thiếu gây nên những tổn thất không đáng có.

– Kiểm tra hóa đơn, chứng từ có đúng với thực tiễn doanh thu của siêu thị được không; sắp xếp, lưu trữ hóa đơn, chứng từ cẩn thận, tránh làm hỏng, mất hóa đơn GTGT để cuối kỳ còn báo cáo lên cấp trên.

– Khi báo giá, lập hóa đơn cho khách hàng cần cẩn thận kiểm tra xem khách hàng có thuộc diện ưu tiên của cửa hàng được không, mặt hàng bán ra có thuộc diện giảm giá, khuyến mãi được không. Làm báo giá nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của khách hàng.

– Trong việc quản lý thông tin của khách hàng cũng như các loại sổ sách, chứng từ, hóa đơn liên quan phải hoàn toàn chính xác và trọn vẹn.

– Các khoản tạm ứng nội bộ phải theo dõi chi tiết, cụ thể, tránh thiếu sót, gây tăng chi phí cho doanh nghiệp.

3. Vai trò của kiểm toán nội bộ

Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của phòng kế toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán.

Căn cứ, kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra:

Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty;

Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; và

Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.

Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộ công tác hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.

4. Hướng dẫn kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền

Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính gồm các bước sau:

4.1. Chuẩn bị kiểm toán

Trong quá trình chuẩn bị kiểm toán, kiểm toán viên sẽ thực hiện phân tích, đánh giá kiểm soát nội bộ và thiết kế chương trình kiểm toán. Bước này nhằm mục đích để kiểm toán viên và công ty xây dựng được các chương trình kiểm toán phù hợp với chu trình bán hàng và thu tiền.

Thông thường, các công ty kiểm toán sẽ dựa trên chương trình kiểm toán mẫu để thiết kế chương trình kiểm toán cho một công ty, doanh nghiệp vụ thể. Trong đó, kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được phân chia thành những loại thử nghiệm cụ thể như: Thử nghiệm kiểm soát, thử nghiệm cơ bản trong chu trình.

4.2. Thực hiện kiểm toán

Thực hiện kiểm toán là thực hiện các công việc đã thiết kế trong chương trình kiểm toán.

Kiểm toán nghiệp vụ bán hàng thường gồm các công việc chính sau:

Kiểm tra tính đồng bộ của sổ sách kế toán: Từ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán đến bảng tổng hợp kế toán.

Việc đánh số thứ tự chứng từ: Theo thứ tự liên tục đề phòng việc bỏ sót, trùng lặp các nghiệp vụ bán hàng.

Bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: Kiểm tra bảng cân đối thanh toán tiền hàng và dịch vụ gửi cho người mua để xác nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.

Xét duyệt các nghiệp vụ bán hàng: Dựa trên 3 tiêu chí:

+ Việc bán chịu phải được phê duyệt trước khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng.

+ Việc vận chuyển hàng hóa chỉ được thực hiện sau khi có trọn vẹn chứng từ hợp lệ và đã được phê duyệt.

+ Giá bán phải được duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, chương trình chiết khấu thương mại, giảm giá và điều kiện thanh toán.

Kiểm toán nghiệp vụ thu tiền sẽ gồm các công việc chính:

 

Kiểm tra các khoản thu tiền ghi sổ và thực tiễn đã nhận.

Kiểm tra khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền đã được đối chiếu và ký duyệt.

Kiểm tra tiền mặt thu được đã được ghi trọn vẹn vào Sổ quỹ và nhật ký thu tiền chưa?

Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp khớp với giá hàng bán được không?

Kiểm tra việc phân loại các loại tiền, ghi thời gian các khoản thu tiền.

Kiểm tra các khoản thu tiền trên Sổ quỹ, Sổ cái và tổng hợp đảm bảo đúng.

4.3. Kết thúc kiểm toán

Kết thúc kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền, kiểm toán viên sẽ đưa ra ý kiến và kết luận về những khoản mục doanh thu, phải thu khách hàng và các khoản mục liên quan. Từ kết quả kiểm toán, kiểm toán viên sẽ đề xuất phương hướng xử lý, tổng hợp và kết thúc quá trình kiểm toán.