Nhiều người được giao trọng trách tham gia đấu thầu, nộp hồ sơ dự thầu trên mạng cho công ty nhưng đã khóc tức tưởi khi không nộp được hồ sơ dự thầu đúng quy định. Vậy kinh nghiệm đấu thầu qua mạng cho các bạn lần đầu tham dự thế nào? Tất cả sẽ được LVN Group trả lời trong nội dung trình bày dưới đây!
Kinh nghiệm đấu thầu qua mạng (Cập nhật 2021)
1. Đấu thầu qua mạng là gì?
Đấu thầu qua mạng được hiểu là việc tận dụng những lợi thế sẵn có của internet để tổ chức đấu thầu. Chủ mời thầu tìm được nhà thầu tốt, với giá cả hợp lý, phải chăng nhất vì đã trải qua một cuộc chọn lọc kỹ càng. Còn nhà thầu thì được công tác với một nơi uy tín, đảm bảo có được gói thầu lớn, mang lại lợi nhuận cao.
2. Ưu nhược điểm của cách thức đấu thầu qua mạng thế nào?
Đấu thầu qua mạng dần trở nên phổ biến trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay. Hình thức này mang lại nhiều ưu điểm đáng kể và cũng có một vài khuyết điểm như sau:
2.1. Ưu điểm:
Đấu thầu qua mạng sẽ tận dụng được lợi thế tuyệt đối của mạng internet quốc gia. Sức lan truyền nhanh chóng mặt của mạng internet sẽ giúp thông tin mời thầu được truyền đi nhanh. Đồng thời được nhiều người biết đến, mang đến nhiều cơ hội hợp tác với những nhà thầu lớn, có uy tín trên thị trường. Mặt khác, việc thực hiện đấu thầu qua mạng sẽ cắt giảm được những thủ tục rườm rà, tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền của.
2.2. Nhược điểm:
Thông tin trên mạng có thể bị hacker tấn công là chiếm lấy mất. Mặt khác, hacker có thể đăng những thông tin giả mạo, lừa gạt khách hàng. Mở những gói thầu giả để dụ dỗ, lôi kéo nhà thầu.
3. Kinh nghiệm đấu thầu qua mạng cơ bản cho các nhà thầu
Để tránh những tình trạng “dở khóc, dở cười” LVN Group xin đưa ra một số lời khuyên mong rằng sẽ hữu ích cho các nhà thầu tham dự:
- Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng tham dự thầu trên Hệ thống đấu thầu quốc gia, nếu thực sự chưa tham gia lần nào thì nên dự thầu thử 01 lần trên Hệ thống đấu thầu quốc gia, vì có rất nhiều mã cho phép các nhà thầu tham dự thầu thử.
- Tốt nhất hãy chuẩn bị và tham dự thầu tối thiểu trước 01 ngày so với thời gian đóng thầu, để tránh quá trình thực hiện hệ thống thường hay bị lỗi (Có thể nguyên nhân từ cả chính máy tính người dùng). Đây là kinh nghiệm “xương máu” không chỉ bản thân mà rất nhiều nhà thầu cũng đã chia sẻ. Các bạn cũng yên tâm dù mình có nộp sớm hay muộn thì Bên mời thầu cũng không thể biết trước được mình đã nộp hay xem được Hồ sơ dự thầu của mình thế nào vì chỉ khi đến thời gian mở thầu Hệ thống mới cho phép Bên mời thầu vào xem được các thông tin liên quan.
- Khi tham dự, hãy xem lại kết nối mạng, tốt nhất nên sử dụng máy có kết nối mạng ổn định nhất, tốc độ tốt, tránh không nên dùng 3G.
- Đối với máy tính dùng để tham dự thầu, nên cài các phần mềm hỗ trợ như Teamview/Ultraview để trong trường hợp khẩn cấp gọi điện lên tổng đài Hệ thống đấu thầu quốc gia, các tư vấn viên sẽ điều khiển và can thiệp máy tính của bạn từ xa một cách kịp thời.
- Các hồ sơ tài liệu đã thực hiện scan nên để dưới dạng PDF và có dung lượng nhỏ (thích hợp nhất là < 4MB), và chia theo từng loại văn bản cần thiết (Ví dụ: Bảo lãnh dự thầu; Thỏa thuận liên danh; Giấy ủy quyền rồi mới đến các file về kỹ thuật/catalogue…). Các file đính kèm lưu ý không được đặt mật khẩu và chứa virut nếu không sẽ bị coi như không nộp file đính kèm.
- Sau khi đã gửi Hồ sơ dự thầu thành công, cần phải quay lại hệ thống xem trạng thái đối với Hồ sơ dự thầu của mình, nếu xuất hiện “Xác nhận đã gửi” là đã thành công.
4. Một số kinh nghiệm đấu thầu qua mạng cần thiết
Gần đây chúng tôi nhận được nhiều yêu cầu trợ giúp vì việc tham dự thầu qua mạng gặp một số khó khăn nhất định, phổ biến nhất là các nhà thầu (lẫn bên mời thầu) chủ quan thao tác đăng nhập thành công nhưng khi tham dự thầu thì hay gặp lỗi không upload các tài liệu cần thiết lên hệ thống đấu thầu được, nguyên nhân chính là do việc cài đặt môi trường công tác cho Internet Explorer và Java chưa phù hợp, đa số là chưa cài đặt Java hoặc phiên bản Java đã cài không đúng, bản khuyến nghị sử dụng là Version 8 Update 221. Quý bạn đọc lưu ý, sau khi đã gỡ hết các bản cài đặt Java trước đó thì tiến hành cài đặt bản Version 8 Update 221 (có nhiều trên mạng). Đối với bên mời thầu thì cũng gặp tình huống tương tự, khi thực hiện các thao tác như đăng lên hệ thống đều xuất hiện lỗi.
Việc tiếp theo sau khi cài đặt xong thì tiến hành đăng nhập và chúng tôi vẫn kiến nghị lại (như bài trước đã kiến nghị) là nên tiến hành tham dự đấu thầu thử một vài gói thầu thử nghiệm (Gói thầu thử nghiệm trên hệ thống rất nhiều). Khi thực hiện tham dự đấu thầu thử nghiệm một mặt chúng ta thử nghiệm xem môi trường công tác mà máy tính đã được cài đặt đã được chưa, chạy có ổn định không, có xuất hiện tiếp lỗi không và đó là lỗi gì để tiếp tục khắc phục, chuyên gia nội dung trình bày cho rằng nếu chúng ta thực hiện đúng hướng dẫn trên thì chắc chắn sẽ thực hiện tốt các thao tác cho nhà thầu.
Còn có một số trường hợp gặp phải (không phải là nhiều) đó là do đơn vị/công ty thực hiện truy cập mạng internet thông qua máy chủ và bộ phận IT thực hiện khóa một số cổng, khi đó cần yêu cầu phải mở các cổng (port): 8070, 8080, 8081, 8082, 4502, 4503, 9000 để có thể thao tác trên IE.
Hiện nay đối với các nhà thầu tham dự thầu trên hệ thống đấu thầu quốc gia đã được yêu cầu cập nhật về năng lực kinh nghiệm, báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự và nhân sự của nhà thầu. Về vấn đề này chúng tôi khuyến nghị các nhà thầu nên thực hiện cập nhật và gửi tới các thông tin lên hệ thống. Khi đó cần lưu ý thực hiện:
– Đối với thông tin về doanh nghiệp cần scan (chụp) các giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp và upload lên hệ thống, lưu ý để tránh có những thông tin mâu thuẫn nên cập nhật các thông tin mới nhất của doanh nghiệp.
– Khai báo các số liệu báo cáo tài chính trên hệ thống, những thông tin khai báo quý bạn đọc xem tại hình dưới đây. Lưu ý up load kèm theo là báo cáo tài chính, thường là những file đã được gửi qua hệ thống phần mềm của tổng cục thuế, chúng ta nên nén lại thành 01 file và upload lên cho từng năm tài chính. Nên khai báo và upload số liệu tối thiểu của 03 năm gần nhất với thời gian hiện tại nếu công ty của quý bạn đọc đã hoạt động từ 4 năm trở lên.
– Khai báo và upload lên hệ thống các hợp đồng, các hợp đồng được khai báo và upload lên hệ thống sẽ được sử dụng khi tham dự thầu để chứng minh hợp đồng tương tự (Tất nhiên chỉ những hợp đồng quý bạn đọc lựa chọn khi tham dự một gói thầu cụ thể, chứ không phải tất cả các hợp đồng đều được đưa ra hồ sơ dự thầu), do đó các hợp đồng này chúng ta tốt nhất scan (chụp) từ bản gốc, có trọn vẹn các trang ký, phụ lục, biên bản thanh lý, hóa đơn tài chính (nếu có), xác nhận của chủ đầu tư (nếu là hợp đồng đang thực hiện). Việc làm này nhằm tránh sự nghi ngờ của bên đánh giá hồ sơ dự thầu dẫn tới mất thời gian làm rõ hồ sơ dự thầu hoặc những vấn đề khác phát sinh.
– Kê khai nhân sự: Việc kê khai nhân sự cần có rất nhiều thông tin yêu cầu bắt buộc, do đó chúng ta cần chủ động kê khai nếu không khi tham dự thầu mới kê khai sẽ mất thời gian và có thể lỡ thời gian đóng thầu dẫn đến hồ sơ dự thầu không được tiếp nhận một cách đánh tiếc. Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn mẫu kê khai nhân sự, quý bạn đọc có thể tải về tại đây: Mẫu kê khai nhân sự
Sau khi theo dõi hết nội dung trình bày “Kinh nghiệm đấu thầu qua mạng” (Cập nhật 2021) của LVN Group, quý khách hàng cơ bản có thể phần nào tự tin thực hiện tham gia đấu thầu trên hệ thống đấu thầu quốc gia. Mặt khác, trong quá trình thực hiện sẽ có một số tình huống phát sinh khác, để chắc chắn thành công trong việc đấu thầu qua mạng, LVN Group rất sẵn lòng được đồng hành chia sẻ kinh nghiệm đấu thầu qua mạng và gửi tới dịch vụ đấu thầu qua mạng cho quý vị khách hàng.