Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hiện nay, bên cạnh hóa đơn do đơn vị thuế đặt in thì hóa đơn điện tử đang được pháp luật quy định lộ trình sử dụng thống nhất trên toàn quốc. Vậy, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử được quy định thế nào?
Công ty luật LVN Group sẽ gửi tới thông tin đến quý bạn đọc qua nội dung trình bày dưới đây
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.
– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của đơn vị thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế, trong đó:
+ Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của đơn vị thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được đơn vị thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
+ Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế.
– Hóa đơn do đơn vị thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do đơn vị thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của đơn vị thuế theo hướng dẫn để sử dụng khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ.
2. Quy định về hóa đơn điện tử
Quy định về cấp và kê khai xác định nghĩa vụ thuế khi đơn vị thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo từng lần phát sinh như sau:
Thứ nhất, loại hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh
– Cấp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:
+ Hộ, cá nhân kinh doanh theo hướng dẫn tại khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;
+ Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ;
+ Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp
– Cấp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng trong các trường hợp:
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ
+ Tổ chức, đơn vị nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản, trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế giá trị gia tăng được công bố rõ trong hồ sơ bán đấu giá do đơn vị có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho người mua.
Thứ hai, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo từng lần phát sinh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định này đến đơn vị thuế và truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của đơn vị thuế để lập hóa đơn điện tử.
Sau khi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đã khai, nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế, phí khác (nếu có), ngay trong ngày công tác đơn vị thuế cấp mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân lập.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được đơn vị thuế cấp mã.
Thứ ba, xác định đơn vị thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo từng lần phát sinh.
+ Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi tổ chức, doanh nghiệp đăng ký thuế, đăng ký kinh doanh hoặc nơi tổ chức đóng trụ sở hoặc nơi được ghi trong quyết định thành lập hoặc nơi phát sinh việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
+ Đối với hộ, cá nhân kinh doanh:
+ Đối với hộ, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Hộ, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế quản lý nơi hộ, cá nhân kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh.
+ Đối với hộ, cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Hộ, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi hộ, cá nhân đăng ký kinh doanh.
3. Thời hạn sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc
Năm 2018, Chính phủ có ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ.
Theo đó, lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như sau:
“Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo hướng dẫn của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020”.
(Khoản 2 Điều 35 Nghị định 119)
Điều này có nghĩa là Từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế.
Lùi thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đến ngày nào?
Tuy nhiên, nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2023 quy định:
– Khuyến khích đơn vị, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2023.
– Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2023..