Lưu trữ hóa đơn trước đến nay luôn là một trong những nghiệp vụ cần thiết đối với mọi kế toán. Đặc biệt, khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ cũng không đơn giản vì nếu sơ xuất có thể bị rò rỉ thông tin và gây ra nhiều hệ quả nghiêm trọng. Vậy cách lưu trữ hóa đơn điện tử sao cho an toàn, hiệu quả là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Mời quý khách hàng cùng theo dõi nội dung trình bày dưới đây của công ty Luật LVN Group để biết thông tin cụ thể về các câu hỏi trên.
1.Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?
Lưu trữ chứng từ điện tử thực chất là cách thức sao chép lại toàn bộ dữ liệu hóa đơn dịch vụ, bán hàng hay xuất nhập khẩu,… Sau đó, chúng được sao lưu vào các thiết bị lưu trữ bên ngoài như ổ cứng di động, đĩa CD hay USB.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử trên Email
Đặc biệt, nếu có nhu cầu sử dụng, người dùng cũng có thể dễ dàng mở tệp dữ liệu ra ngay ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
Trên một hóa đơn điện tử được tạo lập và xuất thành công luôn có bao gồm 2 File đi cùng nhau.
Đó là bản thể hiện của hóa đơn File PDF và File dữ liệu hóa đơn bình thường có đuôi XML.
Thực tế, mọi doanh nghiệp nên lưu trữ song song cả 2 loại hóa đơn này, vì chúng có nhiều vai trò cần thiết.
Căn cứ như sau:
- Bản thể hiện hóa đơn điện tử File PDF: Về cách thức, đây giống như một bản hóa đơn thông thường. Chúng hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, File này lại thể hiện nội dung các nghiệp vụ kinh tế của hóa đơn điện tử cần phải lưu trữ.
- File hóa đơn bình thường đuôi XML: File này lại còn cần thiết bảo vệ và lưu trữ cẩn thận hơn nữa. Bởi, chúng chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
2. Điều kiện lưu trữ hóa đơn
Không phải bất cứ loại hóa đơn điện tử nào khi tạo, xuất thành công cũng có thể lưu trữ. Trước khi tiến hành lưu trữ, các chủ doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo hóa đơn công ty mình đáp ứng đủ điều kiện. Những điều kiện đó được thể hiện sau đây:
a. Cơ sở pháp lý
Điều kiện này được thể hiện tại Thông tư 32/2011/TT – BTC của Bộ Tài chính ban hành. Căn cứ, đó là những cơ sở pháp lý như sau:
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn ngay từ khi chúng được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Và, tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn này là thông tin phải còn trọn vẹn, chưa bị thay đổi nội dung.
- Hóa đơn điện tử đó phải có thông tin có thể truy cập, sử dụng được dễ dàng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
b. Tuân thủ đúng quy định
Hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Điều kiện này được thực hiện theo Nghị định số 51/2010/NĐ – CP do Thông tư 39/2014/TT – BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn chi tiết.
Ở đây, các doanh nghiệp chỉ cần chú trọng cẩn thận vào các quy định như: các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn,…
c. Hình thức của hóa đơn
Các hóa đơn điện tử nếu muốn lưu trữ phải có cách thức đảm bảo giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành. Mặt khác, nội dung giống như hóa đơn điện tử được lập và gửi đi. Điều này nhằm mục đích thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như đảm bảo chất lượng công việc.
d. Đủ điều kiện về thông tin trên hóa đơn
Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đúng theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, tên người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập sao cho đúng quy định.
3. Những rủi ro gặp phải khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo thống kê năm 2018 đến nay, có thể thấy các trường hợp doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn rất nhiều. Trong đó, có đến 70% lý do là đến từ quá trình lưu trữ hóa đơn có nhiều rủi ro của những công ty, tổ chức này.
Bạn có biết, việc lưu trữ hóa đơn điện tử không cẩn thận sẽ dẫn đến nhiều hệ quả như sau:
- Hóa đơn bị mất, hỏng do việc lưu trữ không được chú ý, cẩn trọng.
- Cách sắp xếp không Logic khiến việc tra cứu mất nhiều thời gian, hóa đơn dễ bị lạc, khó tìm. Đương nhiên, từ đó vấn đề bị làm giả làm khống là có khả năng xảy ra rất cao.
- Nhiều doanh nghiệp chọn lưu trữ dữ liệu tại các hệ thống, phần mềm giá rẻ để tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Nhưng, họ không biết rằng đây là cửa tử, bởi, những dịch vụ này thường có cơ chế bảo mật thấp. Từ đó, việc thông tin bị Hacker đánh cắp hay Virus xâm nhập là quá bình thường.
Theo Nghị định 174/2016/NĐ – CP và Thông tư số 39/2014/TT – BTC quy định, tất cả các loại hóa đơn bất kể hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử đều phải được lưu trữ tối thiểu với thời hạn là 10 năm.
Do đó, các doanh nghiệp lựa chọn một dịch vụ hỗ trợ lưu trữ hóa đơn chuyên nghiệp, hệ thống bảo mật an toàn, có phương án dự phòng xuyên suốt, liên tục là vô cùng cần thiết. Việc đó giúp bạn tránh được những rủi ro vừa kể trên, đồng thời không gặp phải trường hợp bị xử phạt hành chính.
4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử trọn vẹn, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất.
a. Lưu trữ hóa đơn đầu vào
- Danh bạ Email nhà gửi tới (để thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu sau này)
- Lưu vào một Email riêng (Email này thông báo cho bên bán để bên bán xuất hóa đơn gởi hóa đơn cũng như thông báo xuất hóa đơn điện tử)
- Lập thư mục Google Driver với chính Email nhận đó
- Khi nhận được email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính hoặc copy ra thêm ổ cứng lưu trữ ngoài(tránh máy tính bị hư hỏng ổ cứng), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, Tên người bán, Số hóa đơn sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào (để thuận tiện cho việc tìm kiếm hóa đơn tra cứu)
- Upload lên thư mục Google Driver theo tháng /quý/năm…
- Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Driver
b. Lưu trữ hóa đơn đầu ra
- Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính
- Tạo một Email riêng chuyên để xuất hóa đơn cho khách hàng
- Lập thư mục Google Driver với chính Email gởi đó.
- Mặt khác nhà gửi tới giải pháp hóa đơn họ vẫn thường xuyên lưu trữ backup dữ liệu dữ phòng (hoặc định kỳ xin nhà gửi tới file backup dự phòng lưu trữ thêm)
- Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Driver hoặc copy vào USB hoặc máy tính khác để lưu trữ.
Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời cho câu hỏi lưu trữ hóa đơn điện tử mà chúng tôi gửi tới đến cho quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần trả lời cụ thể, hãy liên hệ với Công ty luật LVN Group để được hỗ trợ:
Hotline: 1900.0191
Zalo: 1900.0191
Gmail: info@lvngroup.vn
Website: lvngroup.vn