Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử có ý nghĩa gì?

Mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử có ý nghĩa gì? Hãy cùng Luật LVN Group nghiên cứu chi tiết thông qua nội dung trình bày sau !!

1. Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là gì?

1.1. Khái niệm

Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là loại hóa đơn được Tổng cục thuế cấp cho một mã xác thực và số xác thực riêng biệt được mã hóa, tạo và gửi tới bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp.

Mặt khác, trên một số mẫu hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế còn có thêm mã vạch hai chiều QR. Với mã QR này, khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc các loại thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin có trên hóa đơn nếu có tài khoản cấp bởi Tổng cục Thuế.

1.2. Điều kiện để doanh nghiệp đăng ký sử dụng

Một trong những lý do các doanh nghiệp đã biết tới hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế nhưng chưa áp dụng là doanh nghiệp không nắm được điều kiện để đăng ký hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là gì, có phức tạp được không. Trên thực thế, chỉ cần đảm bảo 3 điều kiện dưới đây thì doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế:

• Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động kinh doanh hàng hóa, gửi tới dịch vụ
• Doanh nghiệp sở hữu chứng thư số còn hiệu lực theo hướng dẫn của pháp luật.
• Doanh nghiệp đảm bảo khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet ổn định.

1.3 Cách đăng ký sử dụng

Nếu đáp ứng trọn vẹn các điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế, doanh nghiệp thực hiện các bước đăng ký như sau:

• Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) qua trình duyệt website, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này. Nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp cần làm theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

• Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế của doanh nghiệp.

• Trường hợp doanh nghiệp được đơn vị thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Tài khoản này sau đó có thể sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ như đăng ký phát hành, lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.
• Trường hợp doanh nghiệp không được đơn vị thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của đơn vị thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.

Trong quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế, doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn để biết rõ vướng mắc mà doanh nghiệp thường gặp phải khi đăng ký hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là gì, cách giải quyết thế nào.

1.4. Điều kiện để hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế và được chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế. Cách lập hóa đơn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn lập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hay thông qua nhà gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và trọn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế của đơn vị thuế thì mới được cấp mã xác thực.

2. Điểm khác biệt của hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là gì?

Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực đều là các cách thức hóa đơn được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên, hai cách thức này có một số điểm khác biệt nhất định về đối tượng áp dụng, điều kiện và cách sử dụng.

Bên cạnh đó, mỗi cách thức đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy thuộc vào điều kiện và nhu cầu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn cách thức phù hợp.

3. Lựa chọn nhà gửi tới hóa đơn điện tử uy tín

Trên thực tiễn, không nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tự mình đăng ký và lập hóa đơn điện tử trực tiếp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Thay vào đó, các doanh nghiệp thường tìm kiếm, hợp tác với các đơn vị gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử tổng thể để được hỗ trợ, trả lời các vướng mắc kịp thời.

Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn không chỉ là đơn vị hàng đầu gửi tới giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử tại Việt Nam mà còn là một trong những doanh nghiệp đầu tiên được Tổng cục Thuế lựa chọn thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế nên hiểu rất rõ những yêu cầu, những vấn đề các doanh nghiệp thường gặp phải khi chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử nói chung và hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế nói riêng.

Phần mềm E-Invoice của Thái Sơn được chứng nhận đáp ứng trọn vẹn toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu của Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính. Với khả năng tích hợp và tùy chỉnh, E-Invoice áp dụng được với tất cả doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực và quy mô nào. Bên cạnh đó, đội ngũ chuyên viên E-Invoice giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết sẵn sàng trao đổi, hướng dẫn và trả lời những câu hỏi của khách hàng về các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử.

Không chỉ vậy, E-Invoice còn mang tới cho các doanh nghiệp những tính năng ưu việt như tạo lập và gửi nhận hóa đơn khép kín, quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán, hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, cho phép tích hợp với CRM, ERP sẵn có…, góp phần thúc đẩy sự phát triển và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Minh chứng cho điều này chính là việc ngày càng nhiều các đối tác, khách hàng doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với Thái Sơn để triển khai phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, nổi bật trong đó có thể kể đến Coca-Cola, Samsung, Grab, Unicharm, Honda, Lotte, CJ CGV, KFC, Circle K….