Mã số hồ sơ thủ tục hành chính là gì? – Luật LVN Group

Khi chúng ta đi đến đơn vị nhà nước để thực hiện các thủ tục hành chính, chắc hẳn chúng ta sẽ thấy mỗi bộ hồ sơ đều có một mã số. Đã bao giờ bạn câu hỏi là mã số này là gì và vai trò của chúng chưa. Nếu có thì nội dung trình bày này chính là dành cho bạn. Thông qua nội dung trình bày này LVN Group sẽ gửi tới đến quý bạn đọc câu trả lời cho câu hỏi Mã số hồ sơ thủ tục hành chính là gì? cũng như các thông tin liên quan. Hãy cùng theo dõi !.

Mã số hồ sơ thủ tục hành chính là gì? – Luật LVN Group

1. Thủ tục hành chính là gì?

Trước tiên chúng ta cần biết đến định nghĩa của thủ tục hành chính trong các quy định của pháp luật để xem có giống với cách hiểu của chúng ta không !. Định nghĩa về thủ tục hành chính được nêu tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP như sau:

“Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do đơn vị Nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức.”

Trong đó:

– Trình tự thực hiện là thứ tự các bước tiến hành của đối tượng và đơn vị thực hiện thủ tục hành chính trong giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức.

– Hồ sơ là những loại giấy tờ mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính cần phải nộp hoặc xuất trình cho đơn vị, tổ chức có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trước khi đơn vị thực hiện thủ tục hành chính giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức.

– Yêu cầu, điều kiện là những đòi hỏi mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính phải đáp ứng hoặc phải làm khi thực hiện một thủ tục hành chính cụ thể.

Mặt khác, một thủ tục hành chính chỉ hoàn thành khi gồm trọn vẹn các nội dung cơ bản nêu tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 92/2017/NĐ-CP, gồm:

– Tên thủ tục hành chính;

– Trình tự thực hiện;

– Cách thức thực hiện;

– Thành phần, số lượng hồ sơ;

– Thời hạn giải quyết;

– Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính;

– Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính;

– Trong một số trường hợp thủ tục hành chính phải có mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí.

Vì vậy, từ các căn cứ trên chúng ta có thể hiểu khái quát, thủ tục hành chính là một khái niệm chỉ thứ tự, trình tự các bước thực hiện một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức tại đơn vị có thẩm quyền của Nhà nước. Trong đó, bao gồm hồ sơ, giấy tờ cần phải nộp, xuất trình, thời gian thực hiện…

Xem thêm: Hành chính là gì? Đặc điểm của hành chính

2. Mã số hồ sơ thủ tục hành chính là gì?

Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 61/2018/NĐ-CP quy định về mã số hồ sơ thủ tục hành chính cụ thể như sau:

1. Mã số hồ sơ thủ tục hành chính do Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tự động, được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch giữa các đơn vị, đơn vị với tổ chức, cá nhân và giữa các đơn vị, đơn vị với nhau.

2. Cấu trúc Mã số hồ sơ thủ tục hành chính bao gồm:

a) Mã định danh của đơn vị có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính.

Cấu trúc mã định danh theo “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành”;

b) Dãy số tự nhiên gồm ngày, tháng, năm tiếp nhận, số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày.

Vì vậy có thể hiểu là mã số hồ sơ thủ tục hành chính là một mã định danh của đơn vị có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính gồm dãy số tự nhiên gồm ngày, tháng, năm tiếp nhận, số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày do Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tự động, được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch giữa các đơn vị, đơn vị với tổ chức, cá nhân và giữa các đơn vị, đơn vị với nhau.

3. Sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính thế nào?

Căn cứ theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1100/QĐ-BKHĐT năm 2023 về Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định về việc sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính cụ thể như sau:

Mã số hồ sơ hành chính được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch giữa Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, các đơn vị thuộc Bộ với cá nhân, tổ chức và giữa các đơn vị thuộc Bộ với nhau, cụ thể:

– Trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả do Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giao cho cá nhân, tổ chức và các văn bản, tài liệu khác liên quan đến việc giải quyết công việc.

– Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị thuộc Bộ (Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử, Cơ sở dữ liệu điện tử lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính của Bộ).

Có thể bạn quan tâm: Văn bản hành chính là gì? Đặc điểm của văn bản hành chính

4. Cấu trúc mã số hồ sơ thủ tục hành chính được thực hiện thế nào?

Đối với quy định về cấu trúc mã số hồ sơ thủ tục hành chính thì tại khoản 2 Điều 4 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1100/QĐ-BKHĐT năm 2023 về Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định cụ thể như sau:

Cấu trúc mã số hồ sơ thủ tục hành chính thực hiện gồm các ký tự chữ và Số:

V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2-YYMMDD-XXXX, trong đó:

– V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2 là mã đơn vị theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

– YYMMDD là ngày tiếp nhận hồ sơ, bao gồm 06 ký tự số. Trong đó, YY là 02 chữ số cuối của năm, MM là 02 chữ số của tháng, DD là 02 chữ số của ngày.

– XXXX là số thứ tự hồ sơ được tiếp nhận trong ngày, gồm 04 chữ số bắt đầu từ 0001.

Trường hợp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được viết lại sau khi cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn: Mã số trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được ghi thêm số 2 vào bên phải của mã số hồ sơ hành chính.

– Đối với hồ sơ có nhiều lần bổ sung tài liệu, trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả ghi rõ là hồ sơ bổ sung lần thứ bao nhiêu và ngày, tháng, năm bổ sung vào mã số hồ sơ thủ tục hành chính để tiện theo dõi các lần bổ sung hồ sơ và xác định số ngày xử lý hồ sơ tiếp theo.

Theo đó, đối với câu hỏi của bạn thì mã số hồ sơ thủ tục hành chính do Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tự động, được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch giữa các đơn vị, đơn vị với tổ chức, cá nhân và giữa các đơn vị, đơn vị với nhau.

Đối với quy định về cấu trúc mã số hồ sơ thủ tục hành chính thì cấu trúc mã số hồ sơ thủ tục hành chính thực hiện gồm các ký tự chữ và Số: V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2-YYMMDD-XXXX. V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2 là mã đơn vị theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành; YYMMDD là ngày tiếp nhận hồ sơ, bao gồm 06 ký tự số. Trong đó, YY là 02 chữ số cuối của năm, MM là 02 chữ số của tháng, DD là 02 chữ số của ngày và XXXX là số thứ tự hồ sơ được tiếp nhận trong ngày, gồm 04 chữ số bắt đầu từ 0001.

5. Các câu hỏi có liên quan 

Cấp đổi giấy phép lái xe có phải nộp lệ phí không và mức thu phí bao nhiêu?

Theo quy định tại Thông tư số 188/2016/TT-BTC ngày 08/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí cấp bằng, chứng chỉ hoạt động trên các phương tiện và lệ phí đăng ký, câp biển số xe máy chuyên dùng, thì khi người dân có nhu cầu thực hiện thủ tục đổi giấy phép lái xe thì có thu phí, mức phí là: 135.000 đ (một trăm ba mươi lăm nghìn đồng chẵn).

Trong bản chính Giấy khai sinh của cháu T, phần ghi về quê cửa hàng là: xã E, huyện H, tỉnh L. Một thời gian sau, gia đình cháu T đến Ủy ban nhân dân xã E (nơi đã đăng ký khai sinh cho cháu T) xin cấp bản sao Giấy khai sinh. Lúc này huyện H  đã được tách thành 2 huyện là H và M (nơi cư trú của gia đình T hiện thuộc xã E, huyện M, tỉnh L).  Trong bản sao Giấy khai sinh của cháu T, quê cửa hàng sẽ ghi theo tên gọi cũ là: xã E, huyện H, tỉnh L hay theo tên gọi mới là: xã E, huyện M, tỉnh L?