Mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh năm 2023?

Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ chứng minh các sự kiện thực tiễn đã xảy ra. Tuy nhiên, nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu các thông tin về mẫu biên bản cuộc họpthông qua nội dung trình bày dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này !.

1. Biên bản cuộc họp có vai trò thế nào?

Thông thường, biên bản cuộc họp sẽ dùng để ghi chép những sự việc đã và đang xảy ra tại cuộc họp, do vậy, biên bản cuộc họp được xem là một loại tài liệu không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ để chứng minh các sự kiện thực tiễn đã và đang xảy ra.

Dựa vào biên bản cuộc họp, mội người có thể một lần nữa xem lại được những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… Từ đó có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất có thể.

Trường hợp các cá nhân tham gia cuộc họp khi ký tên vào biên bản cuộc họp tức là đã xác nhận các cam kết trong việc thực hiện các công việc. Biên bản cuộc họp lúc này đóng vai trò như một lời nhắc nhở các cá nhân tham gia thực hiện công việc của mình.

Đồng thời, biên bản cuộc họp còn đóng vai trò giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.

2. Những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp?

(1) Chuẩn bị sẵn biên bản cuộc họp

Việc chu đáo chuẩn bị sẵn một mẫu biên bản cuộc họp theo yêu cầu và quy định là một trong số những việc cần thiết. Không phải ai cũng có khả năng lắng nghe, nắm bắt và hiểu kịp mọi thông tin trong cuộc họp đang diễn ra.

Do vậy, việc chuẩn bị một biên bản cuộc họp và ghi chép nhanh chóng nội dung cuộc họp là một điều cần thiết

Một biên bản cuộc họp cần đáp ứng những nội dung sau:

+ Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp;

+ Thành phần tham gia

+ Nội dung cuộc họp

+ Kết luận cuộc họp.

(2) Ghi nhanh và ghi đủ

Người ghi biên bản cuộc họp thường phải là một người có tốc độ ghi nhanh và trọn vẹn các thông tin cần thiết. Do đó, người ghi biên bản cuộc họp cần phải chuẩn bị sẵn sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.

Người ghi biên bản cuộc họp phải luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin cần thiết và đúng yêu cầu.

(3) Nội dung biên bản phải có trọng tâm

Một biên bản cuộc họp cần phải có trọng tâm để người những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, tránh trình bày dài dòng, lan man những vấn đề không cần thiết.

(4) Thông tin trong biên bản cuộc họp phải chính xác

Một biên bản cuộc họp cần phải được đảm bảo sự khách quan, độ trung thực. Người ghi biên bản cuộc họp không được ghi thêm, ghi bớt, không được bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.

Biên bản cuộc họp cần phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

3. Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp chính xác?

Một biên bản cuộc họp dù không có quy định cụ thể, song cần phải tuân thủ những điều kiện và quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Cách ghi biên bản cuộc họp cụ thể như sau:

(1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp

(2) Bộ phận, đơn vị, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.

(4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề.

(5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.

(6) Thành phần khác: Có thể là uỷ quyền các phòng ban hoặc chuyên viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.

(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần cần thiết nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)

(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.

Trên đây là một số thông tin về mẫu biên bản cuộc họp. Hy vọng với những thông tin LVN Group đã gửi tới sẽ giúp bạn trả lời được những câu hỏi về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật LVN Group, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. LVN Group cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình gửi tới đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.