Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 32

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp cần nắm rõ các bước thực hiện việc thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra đúng theo hướng dẫn của pháp luật và không làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây là Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 32

Trường hợp nào cần điều chỉnh hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa cung ứng dịch vụ, hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, thì sẽ xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và bên mua

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định và gửi cho bên mua

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán cần xử lý như sau:

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót

Trường hợp 3: Xử lý hóa đơn điện tử viết sai: sai thông tin khách hàng nhưng đúng mã số thuế người mua, thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điện tử

Trường hợp 4: Sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn mà hóa đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cả người bán và người mua đã kê khai thuế thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh

 

Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi gặp các trường hợp sai sót trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, bạn nên làm theo hướng dẫn sau đây:

– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung bị sai, nội dung cần điều chỉnh lại cho đúng (bắt buộc phải có chữ ký, đóng dấu của cả 2 bên mua và bên bán)

– Khi thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, bạn cũng cần chú ý những thông số buộc phải có trên hóa đơn. Căn cứ: điều chỉnh (tăng/giảm); số lượng hàng hóa; giá bán; số tiền; thuế suất GTGT;…

– Tiếp đó, tiến hành “ký điện tử” và gửi lại hóa đơn điện tử điều chỉnh cho bên mua

Thông thường, với trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng, cung ứng dịch vụ và cả 2 bên đã kê khai thuế thì bên bán cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Tuy nhiên với trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng, cung ứng dịch vụ nhưng cả 2 bên chưa kê khai thuế thì cần sửa hóa đơn điện tử bằng cách lập hóa đơn thay thế.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn bị sai sót

Về mặt pháp lý, theo Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về việc điều chỉnh, thay thế đối với hóa đơn điện tử đã lập như sau:

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo hướng dẫn tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…”, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn bị sai sót

– Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử sau ghi rõ điều chỉnh số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo hướng dẫn của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Do đó, hóa đơn thay thế có 2 điểm cần thiết cần lưu ý:

– Thứ nhất, phải có biên bản ghi nhận sai sot, khẳng định hai bên chưa kê khai thuế và thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai, lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai đó.

– Thứ hai, hóa đơn thay thế ngoài việc lập lại toàn bộ các nội dung còn phải có dòng chữ hóa đơn này thay thế hóa đơn số,… , ký hiệu, gửi ngày tháng năm.